• La nueva plataforma, que opera desde la nube, traerá ventajas para todos los usuarios que tienen una cuenta de correo de EAFIT: 25 gigas de capacidad, más rapidez y mayor seguridad en el manejo de la información.
• Entre las posibilidades están la consulta de otras cuentas en el buzón eafitense; la sincronización con dispositivos electrónicos; y la gestión de contactos, calendario y tareas. El proceso de migración se realizará en próximos días.
Alguien consulta la bandeja de entrada de su correo electrónico, desde la que accede no solo a la cuenta de EAFIT, sino a los mensajes de otras cuentas. Luego sale a una reunión desde donde puede ver, a través de su teléfono inteligente, lo que llega a este correo. Llega a su oficina, inicia una videollamada con el grupo de trabajo, localiza por chat a uno de sus compañeros y hasta puede compartir en línea sus archivos.
Esta situación será la que vivirán los empleados docentes y administrativos dentro de muy pocos días, cuando en sus equipos se configure la nueva plataforma de correo electrónico, que operará desde la nube y no desde un servidor de la Universidad como sucede en la actualidad.
Se trata de un cambio en la plataforma del correo que traerá ventajas para todos los usuarios que tienen una cuenta de EAFIT, no solo desde el punto de vista de capacidad, rapidez y seguridad, sino desde la posibilidad de hacer uso de diversas herramientas que apoyarán la labor diaria.
Carlos Andrés Castro Jiménez, coordinador de Infraestructura y Seguridad de TIC, explica que entre las principales razones que llevaron a la Institución a hacer el cambio están la disponibilidad del servicio que, ahora en la nube, será del 99.9 por ciento; la disminución de costos de administración; y el conjunto de servicios que se podrán obtener con la nueva plataforma. “Esto responde a asuntos financieros, de funcionalidad para los usuarios y de vanguardia”, dice.
Con esta iniciativa, en la que trabajan el Centro de Informática y el Laboratorio para la Innovación y el Aprendizaje desde el año pasado, se pretende que la comunidad eafitense aproveche esta plataforma de forma segura, eficiente y bajo los parámetros de confidencialidad.
Las ventajas del nuevo correo
Entre los beneficios que se podrán disfrutar, luego de la instalación de la nueva plataforma, está la capacidad de almacenamiento de información, que ahora será de 25 gigas.
“Este espacio disponible, comparado con una giga para empleados administrativos y dos para docentes, que es lo que se tiene en la actualidad, es inmejorable, lo que permitirá más agilidad en el funcionamiento y tiempos de respuesta mayores”, señala Johan Manuel Mejía Parra, especialista en soluciones de Microsoft, empresa que provee el servicio.
Otra de las ventajas será la posibilidad de consultar otras cuentas de correo personales dentro de este buzón eafitense, de manera que no se tendrán que abrir otros sitios para visualizar mensajes de otras compañías de correo.
Además, y para facilitar la movilidad, esta cuenta se podrá sincronizar para consulta desde cualquier dispositivo electrónico como PC, portátil, Ipad, tableta y teléfono inteligente.
“Se podrá hacer gestión de contactos, calendario y tareas desde la nube; creación de grupos públicos y privados; configuración de opciones personalizadas; y la sincronización del web mail con Outlook en todo momento”, expresa Johan.
De otro lado, entrarán en funcionamiento nuevas herramientas como mensajería instantánea, videollamada individual y grupal, transferencia de archivos y pizarra para trabajo colaborativo.
“Con el nuevo servicio de chat institucional se podrán realizar reuniones virtuales desde cualquier computador. También será posible compartir documentos para modificarlos en línea, así como otras funcionalidades de Outlook”, manifiesta Carlos Fernando Arbeláez Ortiz, coordinador de plataformas tecnológicas del Laboratorio para la Innovación y el Aprendizaje.
A esto Andrés Valencia López, analista de infraestructura del Centro de Informática, agrega que identidad y presencia estarán unidas, es decir, si el empleado tiene una reunión programada en el calendario, aparecerá como ocupado en el chat.
Jornadas de instalación
Diana Carolina Godoy López, funcionaria encargada del desarrollo de negocios de la nube pública de Quadratti S.A.S, empresa que apoyará a la Universidad en este proceso de cambio, afirma que dentro de poco se llevarán a cabo jornadas de instalación y configuración en cada uno de los equipos de los usuarios.
“Se hará la migración del correo a la nueva plataforma en el puesto de trabajo de cada colaborador de EAFIT. Esta durará unos 30 minutos por equipo”, aduce.
De igual forma, el Laboratorio para la Innovación y el Aprendizaje programará capacitaciones sobre el uso y la función de las herramientas de este nuevo servicio, en la medida en que estas configuraciones tengan lugar.