• Esta dependencia es la encargada de realizar cada año el presupuesto de la Universidad. Disposición y actitud positiva también son fundamentales para el desarrollo de esta tarea.
• Esta labor de alto impacto para la Institución requiere del entusiasmo y la responsabilidad de cada uno de sus integrantes y, por supuesto, del compromiso de toda la comunidad eafitense.
Gratificación y orgullo. Eso sienten los integrantes del Departamento de Costos y Presupuesto tras terminar la labor que, cada año, les demanda meses de arduo trabajo y largas jornadas.
Pese a eso, el entusiasmo y el compromiso que ponen en cada uno de los pasos para realizar el presupuesto permitió que, el 23 de octubre, las directivas de la Universidad dieran su aprobación final al documento para la vigencia de 2013.
Se trata, tal vez, de la actividad más relevante que realizan como equipo, pero también una de las que más satisfacciones les trae.
“Algo muy bonito de este grupo humano es el apoyo, el trabajo en equipo, la actitud positiva ante los cuellos de botella que se nos puedan presentar en esta época. Nos ponemos de acuerdo y, si tenemos que laborar jornadas adicionales, lo hacemos con la mejor actitud”, comenta Luz Estela Espinosa Ayala, jefa del Departamento de Costos y Presupuestos.
Este sentimiento lo comparte Beatriz Castrillón, quien es una de las integrantes más antiguas en el equipo. Para ella, encargada en la elaboración del presupuesto de otros ingresos e inversiones, lo más importante es que todos están conscientes del alto impacto de esta tarea.
“Sabemos que es algo pertinente. A veces en los equipos de trabajo donde no se tiene claro el flujo de trabajo ni el resultado al que se pretende llegar se puede sentir un mayor agotamiento, pero la gratificación que nosotros tenemos es que es un servicio para la Universidad y que sabemos que la Institución requiere de este presupuesto para trabajar de manera responsable”, dice.
Largas jornadas
La labor empieza desde mayo y tiene diferentes etapas durante el año. La más dura es en octubre, semanas previas a la entrega del presupuesto.
Es el momento en que Luz Estela y Beatriz, así como Gabriel Jaime Ortiz Marín, Jéssica Johanna Higuita Díaz, Sara Inés Betancur Figueroa, Fabio de Jesús Betancur Ramírez y Sandra Liliana Valderrama Bermúdez, los otros integrantes del equipo, se preparan para jornadas que terminan a las 10 de la noche, e incluyen sábados y domingos.
Esa preparación no solo implica disposición para trabajar mucho tiempo, también la planeación desde quién lleva la linterna para salir de la Universidad cuando apagan las luces, cómo repartir las funciones del refrigerio o el almuerzo colectivo hasta coordinar la ruta para regresar a casa.
“Tratamos de que sea algo muy agradable para hacerlo más fácil, todos nos integramos y tenemos una comunicación muy buena”, dice Sara Betancur, quien lleva tres años en el equipo y es la encargada de presupuestar cómo quedan balanceados ingresos y gastos.
Y es que en esta tarea cada uno tiene unas labores asignadas y debe responder por estas, pero al mismo tiempo debe existir un contacto permanente, tanto dentro del grupo como con los diferentes centros de costos y cuentas de la Institución.
Por eso, Fabio Betancur, encargado del presupuesto de personal y posgrado, asegura que esta no solo es una labor de Costos y Presupuesto, sino de toda la Universidad. “Gracias al apoyo y compromiso de las diferentes dependencias podemos lograr lo que logramos”.
Así, cada uno de ellos aprendió a conocer a EAFIT desde el presupuesto y, al tener en cuenta la Misión y Visión, tratan de entender cada una de sus necesidades.
Otras funciones
Además del presupuesto anual y su seguimiento y control, el Departamento de Costos y presupuesto, adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera, también está encargado de hacer las liquidaciones financieras de los contratos y convenios, administrar las tarifas para las matrículas de pregrado y posgrado, hacer las proyecciones financieras de largo plazo, la evaluación financiera de los proyectos en relación con los nuevos programas académicos según su pertinencia y el costeo basado en actividades.