• Las direcciones Administrativa y Financiera, y Desarrollo Humano-Bienestar Universitario recibieron, el 14 de junio, la renovación de su certificación de calidad hasta 2015 por parte del Icontec.
• En el proceso de auditorías, en el que también participó Admisiones y Registro –otra dependencia certificada-, se logró que el sistema de gestión de calidad fuera construido y evaluado de forma integral.
Tres dependencias administrativas. Una propicia condiciones de bienestar a la comunidad universitaria. La segunda facilita, entre otras, la adecuada gestión de los recursos institucionales, y la tercera apoya los procesos académicos.
Se trata (en su orden) de la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario, la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf), y la oficina de Admisiones y Registro, unidades de la Universidad que, en la actualidad, están certificadas bajo la norma ISO 9001:2008 que avala la calidad de sus procesos y que, en el caso de las dos direcciones, recibieron hace poco la renovación de este aval por tres años más.
“El 14 de junio se otorgó la renovación de la certificación a la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario, y a la Dirección Administrativa y Financiera, vigencia que va hasta 2015 y que da cuenta de que, en los dos casos, se ha dado continuidad al cumplimiento de las exigencias de calidad”, afirma Juan Carlos Massey Hurtado, coordinador de Gestión por Procesos de la Universidad, quien aclara que Admisiones y Registro no recibió la renovación en esta oportunidad porque también tiene su certificado vigente.
En este sentido, si bien cada una, desde su hacer, ha logrado certificar sus procesos a la luz de este sistema de gestión, desde 2011 la apuesta fue por la unificación de las auditorías para aquellos procesos que son transversales a las tres dependencias.
Pero, más allá de cumplir con los estándares internacionales que avalan el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec) y la Red Internacional de Certificación (IqNet por su nombre en inglés), este logro da cuenta de una certificación más integral, en la que no solo se evaluaron los procesos de forma independiente, sino de forma articulada.
Así, según el coordinador, los evaluadores del Icontec revisaron, en su visita de auditoría, las acciones de cada una de estas unidades de forma independiente, pero, a la vez, aquellas iniciativas y desarrollos que se dan conjuntamente.
“Aunque no se trata de los mismos procesos, sí se complementan muchas acciones y el gran logro de esta renovación es el que este ente externo nos haya visto como una sola Universidad que renueva sus certificados y no como tres dependencias diferentes”, señala Paula Andrea Arango Gutiérrez, directora Administrativa y Financiera.
Esto, en palabras de la directiva, es una buena señal que muestra que hay convergencias y que hay articulación, que se tienen en cuenta las economías de escala. “Incluso en las mismas auditorías internas (las que hace la misma Institución), se podrán intercambiar, en el futuro, los auditores entre dependencias de manera que esto le dé mayor transparencia y objetividad a esta acción”, asegura Paula Andrea.
Fue el 28, 29 y 30 de marzo que los grupos primarios de las tres unidades involucradas escucharon y atendieron a los evaluadores del Icontec que auditaron sus actividades.
Al final, en el informe previo que emiten los profesionales de este organismo, los comentarios dieron cuenta de una eficiente labor que no dejó ninguna no conformidad por parte de las tres áreas.
La Diaf tuvo, por su parte, la oportunidad de ampliar el alcance de su certificación, es decir, de acogerse a uno de los numerales de la norma que habla de diseño y desarrollo.
En el caso de la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario se confirmó este aval para la prestación de servicios de apoyo a la comunidad eafitense en tres grupos de actividades: las de salud, las deportivas y las de educación (donde entran las acciones de los departamentos de Desarrollo Estudiantil, Desarrollo de Empleados, Beneficios y Compensación, y Desarrollo Artístico).
“El auditor destacó la gestión estratégica que se hace, en donde ya los colaboradores no solo buscan cumplir la norma, sino generar valor en cada acción, y demostrar la coherencia y la correspondencia entre la gestión y las directrices institucionales”, cuenta Juan Carlos.
Así que esta renovación es fruto de un trabajo juicioso, en conjunto, donde cada responsable aportó a este ejercicio de mirarse y evaluar su gestión de forma interna, y luego de cara a este organismo certificador.
“Este es un voto más de confianza que logra EAFIT”, expresa Paula Andrea.