• Todos los responsables de reportar las novedades de nómina deben hacerlo, cuando se den, dentro de las fechas establecidas por la Institución. De lo contrario, se debe esperar la siguiente quincena.
• Vacaciones, bonificaciones especiales, asesorías de tesis, ahorro en pensión voluntaria, pagos extras, entre otras, son algunas de esas novedades que se deben informar de manera oportuna.
La nómina no es solo un término que remite a una remuneración que recibe quien labora en una entidad. El concepto se constituye como el instrumento que permite, de una manera ordenada, realizar los pagos de salario, además de proporcionar información contable y estadística a la compañía, y a las entidades encargadas de regular las relaciones laborales.
Por esto, y con el fin de optimizar la gestión de liquidación de nómina que se realiza cada quincena en la Universidad, se han establecido unas fechas límite para el reporte de novedades que afectan este rubro institucional.
Este calendario contempla, no solo las fechas que se exigen por ley para algunos pagos como son la entrega de certificados para disminución de la retención en la fuente, por ejemplo, sino los días que la Institución determinó para recibir aquellos cambios que deben aplicarse al valor que se paga a un empleado cada quincena.
Así lo dice Carlos Mario Muñoz Blandón, asistente de compensación del Departamento de Beneficios y Compensación, quien cuenta que son dos días al mes que se deben tener presentes porque la idea es tener la información ocho días o más antes de la fecha de pago a los empleados (15 y 30 de cada mes).
“Tener las novedades en la fecha que se piden es de mucha utilidad para nosotros, pues la liquidación de la nómina siempre se deja lista ocho días antes al pago, momento en el que se le informa al Área de Tesorería cuánto va a costar ese desembolso”, apunta.
No tener ese dato en el momento oportuno significa un reproceso en la gestión y, en la mayoría de los casos, la espera de la próxima quincena para que el empleado perciba el pago.
¿Cuáles son las novedades de nómina?
Se entiende por novedades de nómina aquellos pagos eventuales que no hacen parte del salario. Para el caso de EAFIT son, entre otros, las horas extras, las bonificaciones especiales, el pago a profesores por asesorías de tesis y las vacaciones.
“De estos cambios solo se enteran en las dependencias, por eso es muy importante que una vez se den, la notificación nos llegue directamente de los jefes o de los responsables de avalarlos”, expresa Carlos Mario.
También están las novedades que llegan al sistema, alimentadas directamente por el Departamento de Desarrollo de Empleados, como son los ingresos de nuevas personas, las licencias por luto y por matrimonio, las jubilaciones, la consignación de cesantías, los cambios de salario, entre otros.
La información, cuando le compete a la dependencia, se debe enviar a Carlos Mario Muñoz Blandón al correo electrónico cmunozbl@eafit.edu.co o a Antonio José Cadavid Ospina al e-mailacadavi8@eafit.edu.co