Se aprobó el acta 018 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

2.       Políticas préstamo y pago de computadores portátiles

Se revisó el cuadro resumen y se decidió:

• Registrar y prestar los computadores portátiles con SINBAD. Estos equipos se prestaran de un día para otro como los libros de reserva. Se debe crear una nueva colección en la aplicación y redactar la notificación de préstamo similar a la de los libros de reserva.
• Agregar casillas para la entrega de los computadores y sus respectivos cargadores en el formato FR-CCBLEV-GSP-03-01-05, CCBLEV -  CARTA COMPROMISO ENTREGA DISPOSITIVOS DE LECTURA ELECTRÓNICOS Y EQUIPOS DE COMPUTO. Además, se debe aclarar en la nota sobre la reposición que si el equipo no se consigue en el mercado, el pago del material se hará por el valor de un equipo de características similares.

Ana María Vélez y Walter Blandón harán los cambios necesarios.

Patricia Ospina informó sobre las directrices recibidas para la elaboración del presupuesto para 2018:

• Todas las propuestas de publicidad directa como anuncios, suvenires, entre otros, deben presupuestarse y programarse con Mercadeo institucional. Patricia Ospina negociará el pago de un inserto con los servicios de la Biblioteca en el cuaderno que se le entrega a los estudiantes de posgrado al inicio de cada semestre. Es una alternativa viable porque el diseño y producción de un cuaderno de Biblioteca, el cual costaría aproximadamente 28 millones de pesos.
• Se debe procurar no dejar facturas de 2017 para pagar en 2018, puesto que afecta la ejecución presupuestal.
• Controlar el valor de los refrigerios. También se debe tener claro cuando se deben dar refrigerios. 
• Ingresar el presupuesto de monitores antes del 18 de agosto.
• Programar el Club de Lectura cada quince días.
• La solicitud de practicantes y aprendices no se hará este año por la aplicación de Gestión de empleados. Se debe indagar con Andrés Rubio cómo se realizará este año. María Isabel hará la consulta a Andrés Rubio.
• Se debe presupuestar el software que se necesitará para vigilancia tecnológica. Se debe continuar con la suscripción de Vantage Point y presupuestar Tableau. Además, Walter debe elaborar y enviar un listado del  software que se tienen suscritos en este momento para que los responsables confirmen si se necesita renovar las licencias.

María Isabel Duarte

• Presentará proyecto para solicitar fondos para digitalización en diciembre de 2017. Esta meta se registrará como cumplida en el  informe de ejecución del plan operativo 2017 pero no se tendrá evidencia de su realización hasta diciembre. 

Patricia Ospina

• El plan operativo de 2018 debe hacerse teniendo en cuenta las proyecciones del plan estratégico 2012-2018. Patricia realizará la revisión de los compromisos cumplidos y de los pendientes, con base en esta revisión se elaborará el plan de acción para el 2018.
• En el comité de Contenidos digitales del 31 de julio se discutió sobre la necesidad de crear algunas apps para la universidad, en el plan se tiene previsto crear las siguientes: noticias Eafit, agenda de eventos,  reserva de auditorios, Idiomas (cursos y programación), mapa de la Universidad, Eafit virtual y Biblioteca.
• La Universidad va a contratar el servicio de Datalake para preservar los contenidos alojados actualmente en los computadores de la Universidad. No obstante lo anterior, no se han definido políticas de almacenamiento, recuperación e indización de dichos contenidos. Tampoco se han definido las políticas para conservación digital de los mismos.
• El 30 de junio el portal web de la Universidad presentó problemas en su funcionamiento. Aún no se tiene claro cuál fue el motivo pero la Universidad debe tomar medidas para mitigar y minimizar el riesgo.
• La Universidad bajó en el índice Google Scholar, no se sabe bien cuál fue la causa.
• La Universidad participara en la Fiesta del Libro que se realizará del 10 al 17 de septiembre. En la fiesta estarán La librería y el Fondo editorial, además, se realizará la entrega del Premio León de Greiff el 14 de septiembre a las 6:30 p.m.
• El G8 está organizando un evento académico para el 2018. Este se llevaría a cabo del 13 al 15 de junio. Algunos de los temas que se trataran serán: co-creación, vigilancia tecnológica, métricas (divulgación científica) biblioteca humana y bibliotecas accesibles. La metodología consistirá en conferencias por la mañana y talleres en la tarde.

Walter Blandón

• El lunes 14 de agosto se realizará reunión con la Dirección de Informática para presentar los proyectos de renovación del sistema de seguridad (antenas) y la necesidad de cambio del software de gestión de la Biblioteca.
  
   
• El martes 1 de agosto los representantes de EBSCO presentaron el proyecto FOLIO, software libre para gestión de bibliotecas. La propuesta es interesante. En 2018 liberan la versión BETA.
  
   
• Varios estudiantes del Departamento de ingeniería de  sistemas lo visitaron porque en una de sus materias deben desarrollar un proyecto que permita integrar el programa de formación con las dependencias de la Universidad. La idea que presentaron consiste en crear una solución de realidad aumentada que permita ubicar secciones, colecciones y materiales en la Biblioteca. Esto se haría mediante la creación de una app para celulares.
  
   

Claudia Vélez

• Recibió invitación para asistir el viernes 11 de agosto de 11 a.m. a 2 p.m. a una reunión de la Maestría en Docencia

Juan Carlos Restrepo

• El martes 8 de agosto se dio inicio a la campaña Yo doy buen ejemplo. Esta será activada por dos actores que le explicaran a los estudiantes en que consiste. Los coordinadores de cada área deberán enviarle a Juan Carlos los nombres y correos electrónicos de los monitores para que él pueda enviarles información sobre la campaña.

Ana María Vélez

• Las áreas certificadas en ISO 9001 de la Universidad no realizarán auditorías internas de calidad en el segundo semestre de 2017. Para tomar esta decisión se consultó primero con el auditor del ICONTEC,  Mauricio Toro, quién aceptó los argumentos y explicó que teniendo en cuenta las razones expuestas por la Universidad, no hay inconveniente en que no se realice las auditorías. Para dejar constancia de la decisión y de las razones que la motivaron se elaboró un acta, la cual fue firmada por los responsables de las diferentes dependencias. Ana María Vélez solicitará copia del documento para tenerla como soporte.
• La Bibliobici se prestó al Fondo editorial de la universidad para exhibir su material en el evento Viajero Mediterraneo que se realizará en Plaza mayor del 10 al 13 de agosto.