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​C​entro Documental

Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

​Selección de personal

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización
0 ​24/07/2015 Construcción del procedimiento SELECCIÓN DEL PERSONAL que viene del subproceso BU- GESTIONAR LA SELECCIÓN DE PERSONAL
 
1. Objeto: 
Identificar las competencias con que cuentan los candidatos evaluados y su potencial de desarrollo, con el fin de entregar información clara, concreta y valiosa para orientar la toma de decisiones de las personas involucradas en la selección del personal para la institución.  

2. Alcance: 
Inicia con la recepción de la solicitud de selección y contratación y finaliza con el seguimiento al candidato elegido. Este subproceso aplica solo para empleados administrativos desde el nivel operativo hasta el nivel profesional y aprendices. 
 
3. Responsables:

Coordinador de Selección y Desarrollo

Asistente de selección

4. Definiciones:

Assessment Center - (Centros de valoración): Es una herramienta que se puede utilizar en los procesos de selección y que busca llevar a los candidatos, a partir de una situación simulada, a evidenciar conductas que puedan predecir comportamientos futuros. Estos pueden incluir juegos de roles, resolución de casos, retos grupales y/o pruebas que permitan indagar específicamente por las competencias a evaluar.

Acta de desviación: Documento donde se especifica el compromiso que el empleado debe establecer con la Universidad, cuando no cumple con los requisitos del perfil del cargo, este documento debe contar con la aceptación del jefe inmediato.​

Candidatos: Son las personas que participan en los procesos de selección.
Competencias:
conjunto de conocimientos, habilidades y otras características personales, que combinadas entre sí nos hacen capaces de desempeñarnos exitosamente en nuestro trabajo.
Descripción del perfil del cargo: Es la herramienta utilizada para definir el rol esencial del cargo, sus principales responsabilidades y el impacto del mismo de acuerdo a su dimensión. Sirve de referente para guiar el proceso de selección.
Entrevista de selección: es un espacio de conversación entre el área de selección y el candidato, que busca reunir información con el fin de identificar su adecuación al perfil del cargo.
Entrevista familiar: Conocimiento del entorno familiar y social del candidato.
Estudio de comportamiento financiero: Es la revisión del comportamiento crediticio del candidato.
Informe de valoración: registro de la información que se obtiene, a partir de todos los hallazgos en las diferentes etapas del proceso de selección y permite definir el ajuste al cargo, las fortalezas y oportunidades de desarrollo de las competencias.
Proceso de selección: Es una serie de etapas que se realizan para identificar el ajuste de un candidato al perfil del cargo.
Pruebas psicotécnicas: Instrumentos de apoyo que permiten identificar aptitudes, características de personalidad, tendencias de comportamiento y estilos de pensamiento.

Pruebas técnicas: Herramientas que permiten identificar los conocimientos técnicos requeridos en el perfil.
Reclutamiento: es la consulta y recopilación de hojas de vida en las diferentes fuentes de información, para preseleccionar candidatos que cumplan con los requisitos del perfil.
Referenciación laboral: Validación telefónica de la información laboral presentada por el candidato durante el proceso de selección.
Vacante: Cargos por contratar o reemplazar dentro de la Institución.

5. Condiciones generales:

Consideraciones a tener en cuenta para los cambios en los formatos.docxConsideraciones a tener en cuenta para los cambios en los formatos.docx

Documentos de Referencia:

  • Políticas de selección
  • Instructivo para el levantamiento de perfiles de cargo
  • Acuerdos de servicio (ver archivo compartido en la siguiente ruta Y:\DesarrolloEmpleados\Seleccion y Desarrollo\seleccion\acuerdosdeservicio)
  • Informe de entrevista familiar (ver archivo físico y/o digital)
  • Estudio comportamiento financiero (ver archivo físico)
  • Informe de valoración de competencias (ver archivo físico)
  • Manuales de pruebas psicotécnicas (ver archivo físico)
  • Perfiles de cargo (ver archivo compartido en la siguiente ruta Y:\DesarrolloEmpleados\Seleccion y Desarrollo\PERFILES)

Requisitos Legales:

  • Factores psicosociales Resolución 2646 de 2008 Ministerio de la protección social
  • Ley antidiscriminación 1482 de 2011
  • Constitución política de Colombia de 1991
  • Ley de igualdad salarial 1496 de 2011
  • Decreto 1398 de 1990  "Por el cual se desarrolla la Ley 51 de 1981, que aprueba la Convención sobre Eliminación de todas las formas de discriminación contra la mujer, adoptada por las Naciones Unidas".
  • Artículo 31 de la Ley 1636 de 2013
  • Resolución 2605 de 2014
  • Decreto 2852 de 2013 
 
6. Desarrollo:
 
Actividad​ Descripción ​ ​Responsable ​Registros
1.Planear la actualización o elaboración de las descripciones del perfil del cargo

Programar agenda y realizar entrevista con el Jefe Inmediato del cargo, para definir la descripción del perfil del cargo o actualización del mismo, diligenciando en conjunto el formato correspondiente.

Ver Instructivo para el levantamiento de perfiles de cargo

Registrar la información en la carpeta perfiles de cargo

​Coordinador de selección y desarrollo

Asistente de selección
Jefe

Descripción del perfil de cargo

2. Validación del perfil del cargo y definición del acuerdo de servicio​​

Buscar en la carpeta perfiles de cargo, la descripción del perfil requerido, de acuerdo con los datos consignados en el formato de solicitud de selección y contratación, o identificar el perfil del aprendiz de acuerdo al área solicitante.

Comunicarse con el jefe inmediato del cargo, con el fin de conocer en mayor medida las expectativas sobre la persona a vincular y sobre posibles fuentes de reclutamiento.

Negociar y definir con el jefe el acuerdo de servicio y el seguimiento en tiempos de ejecución de las diferentes etapas del proceso, teniendo en cuenta la complejidad del cargo este tiempo puede variar. Dicho acuerdo se enviará por correo para su aprobación y se guardará en némesis en la carpeta de selección acuerdos de servicio. 

Asistente de selección y desarrollo

Jefe

Perfil del cargo

Acuerdo de servicio

3. Activación del proceso de selección

​Para dar inicio a un proceso de selección, traslado o promoción, es necesario recibir la solicitud, mediante el formato de solicitud de selección y contratación, diligenciado por el responsable del área interesada, revisado y avalado por el responsable de Gestionar la Estructura Salarial.

Después de recibir la solicitud de selección, se registra en el archivo seguimiento a procesos de selección, con el fin de realizar un control y conocer el estado de cada uno de los procesos.
 
En el caso de selección de aprendices no se requiere diligenciar la solicitud, pero se debe tener en cuenta  la cuota asignada y la fecha de terminación del contrato de aprendizaje actual, para poder identificar en que momento se debe dar inicio al proceso de selección.
​​Coordinador de Selección y Desarrollo

Asistente de Selección

Solicitud de personal avalada

Seguimiento a procesos de selección

Seguimiento aprendices activos

4. Reclutamiento

​​​Identificar las fuentes y las formas de reclutamiento idóneas, de acuerdo a las necesidades específicas para la vacante a cubrir,  estas fuentes pueden ser: bases de datos interna, centros de egresados de universidades, entidades patrocinadoras de becas, redes sociales, publicaciones de prensa, empresas que ofrecen servicios selección, sitios web que ofrecen bases de datos, referidos, instituciones educativas a nivel técnico, tecnológico y profesional.

Reclutar y preseleccionar hojas de vida, que presenten mayor ajuste en cuanto a niveles de formación, experiencia y conocimientos respecto al perfil del cargo vacante y/o los datos consignados en el formato de solicitud de selección y contratación, a través de las fuentes y formas de reclutamiento definidas.

Asistente de Selección

Hojas de vida

 

5. Preselección de candidatos
Una vez se seleccionen las hojas de vida, el primer filtro lo debe hacer el jefe inmediato, quien notificará al área de Selección cuáles son los candidatos que continúan el proceso. En algunos casos por solicitud del jefe o dependiendo de la complejidad del cargo, el área de selección puede realizar la primera entrevista y le entregará al jefe los candidatos preseleccionados que más se ajustan al perfil.
El área de selección contactará telefónicamente a los candidatos preseleccionados por el jefe, para indagar expectativa salarial e interés de participar en el proceso de selección y cita a entrevista a los candidatos que cumplan y acepten la oferta.
Si el perfil del cargo a cubrir, tiene requerimientos de idiomas nivel B1 o superior, se debe solicitar certificado de suficiencia vigente, si no lo tiene, el candidato debe remitirse a prueba de clasificación en idiomas para poder continuar con el proceso.

Después de la entrevista con el jefe, este debe emitir un  concepto de los candidatos a través del formato entrevista jefe, para verificar cuáles continúan el proceso con el área de selección. 

En algunos casos, por solicitud del jefe o de acuerdo con la complejidad del cargo, se realizará centro de valoración o la aplicación de pruebas de conocimientos.
En caso tal, que ningún candidato sea preseleccionado por el jefe, se vuelve a iniciar la actividad de reclutamiento.​

​​Coordinador de Selección y Desarrollo

Asistente de Selección

Jefe

Correo del jefe indicando los candidatos a citar a entrevista

Entrevista jefes

Entrevista selección

4. Valoración

Los candidatos preseleccionados por el jefe, son citados por el área de selcción para aplicarles las pruebas psicotécnicas y realizar  la entrevista.

Para la entrevista se tienen en cuenta los resultados de las pruebas,  el formato entrevista jefe, el perfil del cargo y la información recolectada en el formato de entrevista. Tanto para cargos administrativos como para aprendices, se puede realizar entrevista grupal o individual según la demanda de hojas de vida y necesidad de cubrir las vacantes.

 
A los candidatos que pasen la entrevista con el área de selección, se verificará la referencia laboral del último cargo que ocupó y si  el cargo lo requiere, se procederá a solicitar al  proveedor asignado, el estudio de comportamiento financiero, con el fin de identificar su comportamiento credicticio, teniendo en cuenta que el candidato debe firmar la autorización para dicho estudio. Ver cargos que requieren estudio de comportamiento financiero en políticas de selección.

Se analizan los resultados de la información recolectada, para elaborar y enviar al jefe por mail el informe ejecutivo de la terna de candidatos evaluados, para apoyar su decisión. 
 
Se contactará al jefe para resolver inquietudes y conocer la decisión que este haya tomado con respecto a la selección del candidato, esta decisión se puede informar vía telefónica o por correo electrónico, si no hay una decisión favorable, se sugiere al jefe tener en cuenta los demás candidatos evaluados, para que este identifique el nuevo candidato que continuará con el proceso. Si no hubo selección, se volverá a la actividad de reclutamiento.
 
De acuerdo a la decisión del jefe, el área de selección elaborará el informe de valoración del candidato seleccionado, con el fin de dar a conocer las fortalezas y oportunidades de mejora encontradas, este informe se envía al jefe por correo electrónico y se realiza  retroalimentación presencial, si el jefe brinda el espacio para hacerlo, de lo contrario se realiza telefónicamente.
 
En el caso de selección de aprendices, después que pasen entrevista y pruebas, se procede a solicitar al  proveedor asignado la entrevista familiar y luego se realiza el informe concepto general de aprendiz para entregarle al jefe.
 
Para la contratación de aprendices, el área de Selección y Desarrollo deberá verificar que el candidato no haya tenido contrato de aprendizaje (dejar evidenciaimpresa), que tanto la institución como el programa que cursa el candidato, esté avalado por el Sena (dejar evidencia impresa) y al momento de notificar por correo y telefónicamente al candidato que fue seleccionado, se le debe solicitar la carta de iniciación de la institución educativa, estas validaciones, son con el fin de evitar inconvenientes con las personas a contratar y con las instituciones educativas.
Coordinador de Selección y Desarrollo
Asistente de Selección
Jefe

 

Entrevista de selección

Resultados de pruebas aplicadas y procesadas

Informe ejecutivo de la terna de candidatos

Estudio de comportamiento financiero

Referencias laborales

Informe de valoración

Entrevista familiar

Informe concepto general aprendiz

5. Notificar la  selección y finalizar el proceso
Contactar al candidato seleccionado para informale la decisión tomada y definir con él la fecha de ingreso, esta decisión se formaliza a través de un correo electrónico, en el formato notificación de selección planta y temporales, donde se le informa las condiciones laborales que  ofrece la Universidad a sus empleados. 
 

Notificar a los candidatos no seleccionados, sobre la conclusión del proceso, por medio del formato carta de agradecimiento

Entregar al área de contratación el formato de solicitud de selección y contratación, diligenciado con los datos del candidato seleccionado, junto con su hoja de vida, la aprobación de la Coordinación de Selección y Desarrollo y los siguientes documentos:
    - Diplomas de estudios técnicos, tecnológicos, pregrado, posgrado y demás que requiera el perfil del       cargo
    - Certificados laborales
    - Certificación del nivel de inglés si el perfil del cargo lo requiere
    - Examen de clasificación realizado por el centro de idiomas si el perfil lo requiere
    - Tarjeta profesional si el programa cursado lo requiere
 
Notificar al jefe  y a las personas involucradas, a través del formato notificación jefe, el inicio de la contratación del candidato seleccionado, así el Analista de Desarrollo puede programar  la inducción y el entrenamiento respectivos.
 
Actualizar en el archivo seguimiento a procesos de selección el estado del proceso finalizado, con el fin de activar el plan de inducción y entrenamiento de la persona.
 
Al terminar el proceso se envía un correo al jefe con el formato de evaluación proceso de selección, con el fin de conocer su satisfacción  frente al proceso realizado. Este paso no aplica para aprendices.

 Asistente de Selección

 

 

Hoja de vida del candidato administrativo o aprendiz a contratar 

Solicitud de selección y contratación

Carta de agradecimiento

Notificación de selección planta y temporales

Notificación jefe.

Seguimiento a procesos de selección

Evaluación de proceso de selección

6. Hacer seguimiento y evaluar

Será responsabilidad del jefe inmediato, realizar la evaluación del periodo de prueba, tanto para los empleados nuevos como para los empleados que hayan sido trasladados y promovidos en el tiempo establecido, cuando selección envíe dicha solicitud. Tener en cuenta las especificaciones descritas en las políticas de selección.

El área de selección envía al jefe inmediato, el formato guía para la primera evaluación, promoción o periodo de prueba, para que en conjunto con su colaborador sea diligenciado y se indique si el empleado puede o no continuar en su cargo. Esta evaluación tiene como objetivo asegurar que jefes y colaboradores realicen el seguimiento a la adaptación al cargo, al desempeño y los resultados obtenidos hasta la fecha que se realice.

Si el jefe considera que el empleado no debe continuar en su cargo, debe enviar el formato diligenciado al área de selección, para informar al área de contratación y volver a iniciar las actividades desde el reclutamiento. Si considera que continúa en su cargo, también debe enviar el formato diligenciado al área selección y desarrollo, con el fin de actualizar el PDI (Plan de Desarrollo Individual) del empleado.

El área de selección debe actualizar trimestralmente el indicador oportunidad y SNC, con la información de los acuerdos de servicio establecidos para los procesos de selección y hacer seguimiento a los resultados con el fin de tomar acciones preventivas, correctivas o de mejora en caso que haya lugar a ellas.

Asistente de  selección

Jefe inmediato

Contratación

Analista de desarrollo

Coordinadora de selección y desarrollo

Guía para la primera evaluación, promoción o periodo de prueba

 

Entrevista familiar

Autorización estudio de comportamiento financiero
Informe del Comportamiento financiero

7. Archivo de documentación

Para empleados administrativos seleccionados y docentes valorados: Los documentos se archivan y se conservan en Desarrollo de Empleados (Selección y Desarrollo).

Para empleados administrativos, la documentación se archiva de acuerdo a la dependencia a la que pertenece si es empleado de planta, en caso de ser empleado temporal, se archiva en carpetas independientes por orden alfabético, así: Copia de la hoja de vida, formato de entrevista estructurada para jefes diligenciado, formato entrevista selección, Pruebas psicotécnicas aplicadas y procesadas, informes de valoración, formato entrevista familiar, formato referenciación laboral, formato autorización estudio comportamiento financiero e informe de comportamiento financiero (únicamente para los cargos que lo requieren). Para docentes copia de la hoja de vida, formato entrevista selección, informe de valoración. Esta información se guarda durante todo el tiempo que el empleado o docente este vinculado.

Cuando el empleado o docente se retira de la Universidad (despido o renuncia), sus documentos son archivados en otra carpeta, se custodian después de su desvinculación por 4 años, posteriormente se destruyen, de acuerdo al procedimiento establecido por el CAD, centro de administración documental. 

- Para empleados administrativos no seleccionados: La información se custodia bajo llave en el área de selección, posterior a 6 meses, se destruyen de acuerdo al procedimiento establecido por el centro de administración documental. 

- Para personal administrativo interno en proceso por promociones, traslados, los resultados obtenidos, se archivan junto con los documentos de su proceso de selección inicial.

- Para Aprendices seleccionados: Los documentos son archivados en carpetas marcadas como aprendices y organizados en orden alfabético, cumplidos 2 años de realizado el proceso esta documentación es destruida.

-Para Aprendices no seleccionados: Los documentos son destruidos finalizado el semestre en el que se realizó el proceso de selección de aprendices el cual se realiza de acuerdo a necesidad. 

Asistente de selección

   

Hoja de vida del candidato

Entrevista

Pruebas

Informe de valoración

Entrevista familiar

Referenciación laboral

Autorización estudio comportamiento financiero

Informe de estudio de comportamiento financiero