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​​C​entro Documental

Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

​Compensación laboral

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización
0 ​03/11/2015 ​Compensación laboral
 
1. Objeto:
Gestionar la compensación de los empleados de la Universidad con el fin de propender por el bienestar de los empleados y dar cumplimiento a las políticas y lo estipulado por la ley.  

2. Alcance:
Inicia con la programación de actividades basadas en el calendario de novedades de nómina y termina cuando se evalúa y se hace seguimiento.

3. Responsables:
Jefe de Beneficios y Compensación, Coordinador de Compensación,  Analista de Compensación, Auxiliar de Beneficios y Compensación

4. Definiciones:
·         Queryx-SRH Software: Aplicación de nómina adquirida al proveedor externo SQL Software
·         FOMUNE: Fondo Mutuo de Ahorro e Inversión para los empleados de la Universidad EAFIT
·         PACO: aplicativo Web diseñado por la Dirección de Informática para apoyo administrativo.
·         AFC: Cuenta para Ahorro y Fomento a la Construcción

5. Condiciones generales:
   DOCUMENTOS RELACIONADOS
·         Calendario de novedades de nómina
·         Política de vacaciones
·         Política para el retiro parcial de cesantías
·         Instructivo generación de archivos planos Bancos
·         Plan de ejecución de nómina
·         Formato disminución retención en la fuente
·         Formato para informar calidad de dependiente
·         Formato para informar condición de declarante o no declarante
·         Formatos bonificaciones

6. Desarrollo:
 
 
 
Actividad​ Descripción ​ ​Responsable ​Registros
1. Planear y programar actividades de nómina
Elaborar anualmente el calendario con las fechas de novedades para nómina.
Coordinador de compensación

Analista de Compensación
*Calendario de Novedades

 
 
 
2. Analizar y clasificar las novedades de los empleados docentes, administrativos y de cátedra.
* Analizar y clasificar las novedades recibidas de las dependencias. 
* Devolver las novedades a las dependencias cuando no estén debidamente diligenciadas.

Para el caso de los docentes de cátedra:

* Habilitar el sistema para el ingreso de las novedades por parte de las dependencias.
* Verificar el reporte de las novedades hecho en el sistema por cada una de las dependencias.
* Analizar solicitudes de pago adicionales de acuerdo con los memorandos enviados por las dependencias y lo enlazado desde el sistema de Asignación Docente.
* Hacer validaciones
Coordinador de Compensación

Analista de Compensación

Auxiliar de Beneficios y Compensación
Funcionario entidad corredora de seguros
*Memorandos de novedades de nómina.
* Correos electrónicos.
* Reporte de novedades de Registro Académico, CEC, Idiomas, Desarrollo Artístico y DEPP *Memorandos de novedades de pagos adicionales.
* Informe de validaciones. 
3. Ingresar las novedades al sistema Queryx y enlazar las novedades de pago de cátedra *Ingresar las novedades de nómina al sistema Queryx
* Hacer el enlace de la información registrada en el módulo administración de cátedra al módulo de liquidación de nómina en el sistema Queryx.
Analista de Compensación

Coordinador de Compensación
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Funcionario entidad corredora de seguros
* Novedad reportada en el sistema.
* Informe de enlace de cátedra
4. Ejecutar la prenómina y reportar a Tesorería los valores a comprometer en bancos. * Parametrizar el sistema Queryx para ejecutar la nómina de acuerdo con las fechas y los procesos especiales.

* Ejecutar los procesos de la nómina según el plan de ejecución.

* Sacar totales por concepto.
* Reportar a la Tesorería los totales por banco.
Analista de Compensación * Nómina procesada. 
* Listados de prenómina.
* Informe totales por banco.
* Plan de ejecución diligenciado.
* E-mail a Tesorería con totales por banco de la prenómina.
5. Revisar novedades reportadas y procesos generados de la nómina y de cátedra * Verificar que las novedades recibidas hayan quedado procesadas en el sistema.
* Generar informe liquidación a nivel 1
* Verificar a través de muestreos que los cálculos realizados por el sistema estén correctos.
* Generar reporte de nómina de cátedra, verificar y hacer ajustes si se requiere. 
* Generar las validaciones de nómina en el sistema.
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Funcionario entidad corredora de seguros
Analista de Compensación

Coordinador de Compensación
 
* Informe totales por concepto
*Reporte de nómina por centro de pago (NOMCENPA).
* Informe liquidación a nivel 1.
* Reporte de nómina 
* Informes de validación del sistema
6. Generar archivos para pagos y enviarlos a Tesorería * Generar listado de nómina por banco. 
* Generar los archivos planos por cada banco.
* Verificar los totales y números de registros de los archivos planos vs el informe NOMCENPA
* Realizar ajustes a los archivos planos por banco de acuerdo
con las fechas de pago. (fecha, renglones).
* Enviar e-mail a Tesorería con los totales por banco de la nómina definitiva.
* Enviar e-mail a Tesorería adjuntando los archivos planos para pago.
* Generar los cheques de nómina y notificar a la Tesorería sobre la impresión de los mismos.
Analista de Compensación * Informe NOMCENPA.
* Archivos planos por banco.
* E-mail a Tesorería con los totales por banco de la nómina definitiva.
* E-mail a la Tesorería con los archivos planos para pago.
* E-mail a la Tesorería con notificación de impresión de cheques
 
7. Generar cheques por rechazos de nómina.
* Tesorería informa las cuentas que fueron rechazadas luego de hacer la transmisión de la nómina.
* Se generan cheques a los empleados que les fue rechazada la cuenta.
* Se envía e-mail a la Tesorería para que imprima los cheques
Analista de Compensación E-mail a la Tesorería para la impresión de los cheques.
8. Generar memorando y reportes para pago (FOMUNE, AFC, pensión voluntaria). * Generar reportes a FOMUNE.
* Ingresar a PACO el pago a realizar a FOMUNE
* Generar listados y conciliar cuentas AFC y pensión voluntaria.
* E-mail a Tesorería solicitando el efectivo disponible para pago de AFC, seguro privado de pensión y pensión voluntaria. 
* Generar los cheques de AFC, seguro privado de pensión, pensión voluntaria y enviar e-mail a la tesorería para su impresión.
Analista de Compensación
Auxiliar de Beneficios y Compensación
* Memorando a FOMUNE
* Informe total por concepto FOMUNE
* Solicitud de pago PACO FOMUNE
* Planillas AFC y pensión voluntaria con sello de recibido del banco y relación con el detalle del pago.
* E-mail a la Tesorería con solicitud de efectivo.
* E-mail a la tesorería para impresión de cheques.
 
9. Cerrar nómina
* Realizar backups de la nómina del período. Analista de Compensación Backups
10. Ejecutar los procesos contables
* Ejecutar los consolidados, parametrizando el sistema Queryx de acuerdo al período que se cierra.
* Analizar y procesar los comprobantes.
* Enviar e-mail a contabilidad informando el valor de cada comprobante.
* Cerrar interfaz contable
* Conciliar los datos enlazados por nómina con respecto a lo contabilizado.
Analista de Compensación * E-mail con valor de comprobantes
* Plan de ejecución de nómina diligenciado
11. Archivar * Archivar en las carpetas de novedades de nómina y en los fuelles los documentos de cada nómina. Analista de CompensaciónAuxiliar de Beneficios y Compensación *Documentos archivados en cada una de sus carpetas
12. Evaluar y hacer seguimiento * Semestralmente se aplica una encuesta a los empleados para conocer su percepción.
* Trimestralmente se actualizan los indicadores con la información de este subproceso
* Se hace seguimiento a los resultados con el fin de tomar medidas en caso que haya lugar a ellas
Jefe Beneficios y Compensación Informe de 3G (tres generaciones)
Resultados de las encuestas
Informe de registros para indicadores