El CAD es el área encargada de recibir todos los documentos que llegan para los diferentes funcionarios de la Universidad y distribuirlos oportunamente para que realicen la gestión del caso. Igualmente recibir las cartas de estudiantes para ser analizadas en los diferentes consejos. Se encarga así mismo, de enviar la documentación que se dirige a proveedores externos a través de mensajeros de la universidad y empresas de correo certificadas que han sido contratadas para tal fin, tanto a nivel local, como nacional e internacional.
También se encarga de recibir las facturas y cuentas de cobro de proveedores, y gestionar la seguridad social de contratistas.
Como fuente de consulta, el CAD administra, organiza y conserva la documentación que ha sido producida por cada dependencia y la tiene a disposición para que los empleados tengan acceso a ella en cualquier momento. La consulta puede realizarse de manera telefónica cuando requiere un dato puntual y/o a través de correo electrónico: cuando requiere el documento(s) especifico(s) para mayor análisis. La dirección a la cual se debe remitir la consulta es : consultas.cad@eafit.edu.co
El CAD almacena desde las Actas que producen los consejos y departamentos , como contratos, historias académicas, laborales, clínicas, información contable, información administrativa de cada área, información académica, escrituras, memorandos , circulares, informes, proyectos, planes y toda aquella información que hace parte de la historia de cada departamento. Mucha información se encuentra digitalizada con el fin de mejorar la consulta y se han otorgado las licencias respectivas para que el usuario que la requiere pueda acceder a ella de forma directa.
Por eso su importancia de remitirla a través de la Transferencia interna en el periodo indicado para ello.
El CAD presta asesoría permanente en la organización y clasificación de los archivos que las dependencias van generando, con el fin de permitirles una gestión eficiente mientras tengan la información en las oficinas.
Por tanto si usted lo requiere, puede solicitarlo a través de un correo electrónico a la dirección: consultas.cad@eafit.edu.co
Este servicio permite hacer control a los documentos que las diferentes unidades de EAFIT definen someter a destrucción. La idea del acompañamiento es evitar perder información que puede contener valor histórico, académico, administrativo, o que puede ser material importante para la investigación y la cultura.
Aplica para todos los documentos producidos y recibidos por las dependencias, en función de su actividad diaria; y se realiza a través de un Acta de eliminación que el CAD a diseñado para tal fin y que está disponible en esta página. Y la Gestión se realiza de manera conjunta con Planta Fisica para coordinar la destrucción del documento que ha sido previamente autorizado para el proceso.
Todo empleado de EAFIT, debe solicitar esta asesoría ates de proceder a eliminar información que puede tener valor para la Institución.