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​C​entro Documental
Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

​Representación estudiantil​

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización
0

​01/10/2015

Elección de representantes estudiantiles/profesorales a los cuerpos colegiados de la Universidad
 
1. Objeto:   Realizar las elecciones de representantes profesorales y estudiantiles a los diferentes estamentos.

2. Alcance: Desde el nombramiento del Consejo Electoral hasta el acto de posesión de los nuevos representantes. 

3. Responsables:  1.   Consejo Electoral
                        2.   Dirección de Desarrollo Humano
                        3.   Dirección de Informática
                        4.   Departamento de Desarrollo de empleados
                        5.   Departamento de Beneficios y Compensación
                        6.   Admisiones y Registro
                        7.   Departamento de Planta Física
                        8.   Departamento de Comunicación
                        9.   Secretaria General (área de apoyo)
                      10.   Dirección de Investigación

4. Definiciones:        • EXPRÉS: Sistema de información de elecciones profesorales y estudiantiles.
                      • DINFO: Dirección de Informática
                      • PLANCHA: Nombre de la lista que conforma el grupo de estudiantes o profesores.

5. Condiciones generales:   El proceso de debe realizar teniendo en cuenta el reglamento de elecciones vigente.

6. Desarrollo:
 
Actividad​ Descripción ​ ​Responsable ​Registros
1. Instalar el Consejo Electoral

1.1 Citar al Consejo Electoral. 

1.2 Designar al presidente y secretario del Consejo Electoral.

1.3 Designar actividades para los miembros del Consejo Electoral

1.3 Actualizar el nuevo Consejo Electoral en el sistema EXPRES

Jefe de Beneficios y Compensación
Coordinador de Beneficios
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Actas del consejo electoral. 

Registro en el sistema EXPRES
2. ​Definir el cronograma electoral. 2.1 Definir y aprobar el nuevo período electoral
2.2 Actualizar en el sistema Expres el nuevo período electoral.
2.3 Definir las fechas y períodos de las siguientes actividades:

*Convocatoria
*Campaña electoral
*Inscripción de candidatos
*Votaciones
*Escrutinios
*Publicación actas de escrutinio de elecciones
*Divulgación de datos.
*Acto de posesión. 

2.4 Crear el cronograma de elecciones en el sistema EXPRES.
Consejo Electoral

Auxiliar de Beneficios y Compensación
Actas del Consejo Electoral.

Registro en el sistema EXPRES
3. Definir la estrategia de las elecciones 3.1 Definir como se llevará a cabo el proceso de las elecciones. Definir: Plan de medios, publicidad, campañas, espacios, presupuesto, plan de trabajo, compromisos.
 
3.2 Separar el espacio donde se llevará a cabo el proceso de votaciones con el departamento de Comunicación

3.3 Proporcionar lineamientos claros al departamento de Comunicación para el desarrollo de la campaña de elecciones.

3.4 Proporcionar lineamientos claros a la Dirección de Informática para la operación del sistema según las estrategias que se implementarán.
 
3.5 Realizar los requerimientos de los souvenires y piezas publicitarias aprobadas por el Consejo Electoral
Consejo Electoral
Departamento de Comunicación
Auxiliar de Beneficios y Compensación
Actas de Consejo Electoral.
4. Elaborar las Convocatorias 4.1 Realizar los textos de las convocatorias.

4.2 Aprobar los textos de la convocatoria. 

4.3 Enviar textos a Comunicación para la divulgación a la comunidad universitaria (CRM, Afiches, Pagina Web).

Nota: La convocatoria la debe realizar el Rector o la persona que designe para tal efecto, convocará a los estudiantes y profesores a la elección de sus representantes a los cuerpos colegiados en las fechas definidas por el Consejo Electoral. En Todo caso la convocatoria deberá realizarse mínimo 30 días calendario de anticipación a la fecha definida para el inicio del período de inscripción de los candidatos. Capítulo 1, artículo 22 del Reglamento de Elecciones.
Consejo Electoral

Auxiliar de Beneficios y Compensación
Departamento de Comunicación
Convocatorias aprobadas. 

E-mail a comunicaciones con el texto de las convocatorias
5. Crear ambiente de pruebas del sistema Expres. 5.1 Solicitar a la DINFO la creación del ambiente de pruebas Auxiliar de Beneficios y Compensación E-mail a la DINFO con solicitud de crear ambiente de pruebas del sistema Expres
6. Realizar pruebas al módulo de inscripciones. 6.1 Realizar pruebas al módulo con diferentes usuarios, se tienen en cuenta casos especiales.

6.2 Enviar informe a la DINFO sobre los errores del sistema.
Auxiliar de Beneficios y Compensación Informe de pruebas al módulo de inscripciones.
7. Realizar pruebas al módulo de votaciones.

7.1 Realizar pruebas al módulo con diferentes usuarios, se tienen en cuenta los casos especiales.

7.2 Enviar informe a la DINFO sobre los errores del sistema.

Auxiliar de Beneficios y Compensación

DINFO

Informe de pruebas al módulo de votación.
8. ​Realizar pruebas al escrutinio. 8.1 Realizar pruebas al módulo del escrutinio.

8.2 Enviar informe a la DINFO sobre los errores del sistema.
Auxiliar de Beneficios y Compensación Informe de pruebas al módulo de escrutinio. 
9. ​Implementar el sistema Expres en producción. 9.1 Solicitar a la DINFO sacar el sistema a producción. 

9.2 Aprobar funcionalidad del sistema.
Auxiliar de Beneficios y Compensación E- mail con solicitud a la DINFO
10. ​Convocar y seleccionar el grupo de apoyo a las elecciones. 10.1 Enviar correo al grupo estudiantil que designe el Departamento de Beneficios y Compensación de acuerdo a la experiencia de  años anteriores, invitándolo a apoyar el proceso de elecciones
 
10.2 Realizar reunión con el grupo estudiantil asignado, proporcionándole lineamentos claros sobre el proceso
 
10.3 Realizar la solicitud de las camisetas del grupo de apoyo de acuerdo a lo establecido por el Consejo Electoral
 
10.4 Solicitar el pago de las horas de monitorias realizadas por los integrantes del Grupo Estudiantil
Auxiliar de Beneficios y Compensación E-mail de confirmación del grupo estudiantil
11. Validar y parametrizar los requisitos para inscripción de candidatos. 11.1 Verificar los requisitos para la inscripción de candidatos a Representantes Estudiantiles y Profesorales frente al reglamento de elecciones y los estatutos de la Universidad. Consejo Electoral
Jefe de Admisiones y Registro
Director de Investigación
Asistente Asuntos Profesorales

Analista de Contratación
Auxiliar de Beneficios y Compensación

Coordinador de Beneficios
12. Parametrizar el sistema Expres en el módulo de inscripciones. 12.1 Verificar y actualizar requisitos para la inscripción de candidatos en la parametrización del sistema EXPRES. Auxiliar de Beneficios y Compensación Registro en el sistema.
13. Parametrizar el sistema Expres en el módulo de votaciones. 13.1 Verificar y actualizar requisitos para las votaciones frente al reglamento de elecciones y los estatutos de la Universidad. Auxiliar de Beneficios y Compensación Registro en el sistema.
14. Inscribir planchas. 14.1 Recibir documentación que soporta la candidatura del aspirante.

14.2 Crear la plancha en el sistema EXPRES.

14.3 Enviar carta al candidato confirmando recepción de la candidatura por e-mail.
 
14.4 Envío de E-mail a Admisiones y Registro, Dirección de Investigación y  a Desarrollo de Empleados solicitando la verificación del  cumplimiento de requisitos de los candidatos de acuerdo al reglamento de Elecciones
 
14.5 Verificar cumplimiento de requisitos de los candidatos.
Consejo Electoral
Jefe de Admisiones y Registro
Director de Investigación
Asistente Asuntos Profesorales

Analista De Contratación
Auxiliar de Beneficios y Compensación

Coordinador de Beneficios
Documentos que soportan la candidatura

Registro en el sistema EXPRES

Correo de envío de la carta de recepción de la candidatura.

E-mail de Admisiones y Registro, la Dirección de Investigación y el Departamento de Desarrollo de Empleados informando las validaciones de los requisitos de acuerdo al reglamento de elecciones

15. Inscribir candidatos. 15.1 Enviar la carta al candidato informando si se aprueba o no la inscripción de la candidatura, de acuerdo al reglamento.
 
15.2 Realizar la inscripción en el sistema.

15.4 Cambiar el estado de la candidatura en el sistema EXPRES.

Candidato a representante

Auxiliar de Beneficios y Compensación

Correo de envío de la carta al candidato.
 
Registro en el sistema EXPRES
16. ​Crear el informe consolidado de candidatos. 16.1 Elaborar el informe consolidado de los candidatos.

16.2 Proporcionar información al Consejo Electoral y a Comunicación para su divulgación.
Auxiliar de Beneficios y Compensación Informe consolidado de candidatos
17. Instalar los puestos de votación. 17.1 Realizar la cotización y posterior solicitud de los puestos de votación
 
17.2 Realizar requerimientos al Departamento de Planta Física sobre la infraestructura

17.3 Realizar a la DINFO sobre la infraestructura informática

17.4 Montaje de los puestos de votación establecidos para el proceso.
Auxiliar de Beneficios y Compensación E- mail con solicitud de requerimientos
18. Probar conectividad, eficiencia y rendimiento del sistema EXPRES. 18.1 Probar el sistema en el lugar de las votaciones para evaluar: conectividad, eficiencia y rendimiento.
Analista Infraestructura de Redes Y Seguridad Tic
Auxiliar de Beneficios y Compensación
19. ​Realizar las Votaciones. 19.1 Realizar votaciones en las fechas establecidas por el Consejo Electoral. Población estudiantil y profesoral Registros en el sistema EXPRES.
20. Crear las actas de escrutinio.

20.1 Montar en el  sistema EXPRES las firmas digitales del Presidente y Secretario del Consejo Electoral.

20.2 Convocar al Consejo Electoral para el cierre de las votaciones y posterior realización del escrutinio

20.3 Generar el proceso de escrutinio

20.3 Generar las actas de escrutinio de votación de Representantes de los Estudiantes de pregrado, posgrado y profesores. 

20.4 Enviar las actas de escrutinio a Comunicación para publicación en el micro sitio de elecciones.
 
20.5 Enviar la propuesta del comunicado que debe divulgarse a la comunidad universitaria y profesoral.
 
20.6 Enviar el informe de los representantes Electos a Comunicación, Rectoría y Secretaría General

Consejo Electoral

Auxiliar de Beneficios y Compensación

Actas de escrutinioPropuesta de comunicado para la comunidad universitaria y profesoral
21. ​Generar las cartas de nombramiento. 21.1 Generar las cartas de nombramiento a los representantes (de estudiantes de pregrado, de estudiantes de posgrado y de profesores).

21.3 Entregar las cartas de los representantes a la asistente de relaciones públicas y eventos, para que el área de comunicaciones realice la entrega en el acto de posesión.

21.4 Enviar copia de las cartas de los representantes del Consejo Directivo y Académico tanto estudiantil como profesoral a Rectoría y Secretaría General
Auxiliar Beneficios y Compensación Cartas de nombramiento de los nuevos representantes
22. ​Realizar el Acto de posesión de los representantes. 22.1 Proporcionar lineamientos claros a Comunicación para realizar el acto de posesión con el Rector para los nuevos Representantes

22.2 Enviar a el Departamento de Comunicación el listado de los Representantes entrantes y salientes
 
22.3 Enviar la circular del acto de posesión y las tarjetas de invitación a los representantes entrantes y salientes, esta información es remitida desde Comunicaciones.
Directora de Desarrollo Humano
Jefe de Beneficios y Compensación
Coordinador de Beneficios

Auxiliar de Beneficios y Compensación
Departamento de Comunicación
Reunión entre la Dirección de Desarrollo Humano y el Departamento de Comunicación
 
E-mail de solicitud al Departamento de Comunicación
 
E-mail a los representantes
23. Evaluar y hacer seguimiento Se realizan análisis, estadísticas y acciones correspondientes al proceso culminado. Jefe de Beneficios y Compensación
Coordinador de Beneficios

Auxiliar de Beneficios y Compensación
Informes solicitados