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​C​entro Documental
Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

​Grupos de expresión artística

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización
0 ​30-08-2015 ​Creación del procedimiento.  Viene del subproceso Fomentar y estímular las habilidades artísticas
 
1. Objeto: Asegurar una adecuada programación y cumplimiento de las actividades de los Grupos de expresión artística.

2. Alcance: Desde la definición de las presentaciones y actividades de los Grupos de expresión artística hasta la evaluación y retroalimentación de dichas presentaciones y actividades.

3. Responsables: Asistente

4. Definiciones:

5. Condiciones generales:

6. Desarrollo:
 
Actividad​ Descripción ​ ​Responsable ​Registros

1. Definir la programación de actividades de Grupos de expresión artística.

- El grupo de trabajo elabora el presupuesto, partiendo del análisis del cumplimiento de las actividades de los Grupos de expresión artística, la programación definida por el Departamento para el siguiente año, así como las propuestas en los programas de trabajo entregados por los Directores.

- Ingresar el presupuesto al software SIPRES para luego comparar el presupuesto elaborado vs el presupuesto en el sistema.

- Realizar la programación de ensayos y presentaciones de los Grupos de expresión artística.


- Obtener de Admisiones y Registro, del CINF, de Comunicación y Extensión Cultural, las aulas, espacios o recursos que sean necesarios para poder llevar a cabo las actividades de los Grupos de expresión artística.

- Crear en el sistema CASANDRA la programación para Grupos de expresión artística. 

​Asistente

- Presupuesto Desarrollo Artístico

- Programas de Grupos de expresión artística.

- Confirmación de reserva de aulas

- Calendario de programación anual de actividades.

- Programación de aulas Desarrollo Artístico.

- Informes del software Casandra

2. Divulgar las presentaciones y actividades de los Grupos de expresión artística.

- Definir para cada presentación o actividad que piezas publicitarias y medios se utilizarán para divulgarlo (Afiche, e-card, volantes, vallas, pasacalles, publicaciones virtuales, prensa etc.)

 

- Para el diseño de las piezas publicitarias se envía la información digitada al Área de Comunicación Creativa para su diseño.  Esta información se envía por correo electrónico con la orden de solicitud de trabajo. 1. En el caso de piezas físicas, solicitar por Neón el servicio de impresión. 2. En el caso de la E-card, ésta se envía a la Unidad de Gestión para que ella se encargue del envío al público objetivo por medio del software Mercurio. 3.

 

Nota: Los diseños de las piezas publicitarias son revisados previamente por el equipo de trabajo antes de su impresión y publicación final.

- Enviar la información de las presentaciones y actividades programadas a Extensión Cultural, Comunicación y Centro de egresados para que la publiquen en sus respectivos medios de difusión (canal de estudiantes, Intranet, Canal de egresados, portal web institucional, entre otros).  Para la distribución de las piezas físicas externamente (Afiches, volantes, etc.) se contrata un proveedor de la Universidad.

 

- Actualizar cada semestre la página web del Departamento con base en la programación de los Grupos de expresión artística y mensualmente actualizar la página con la programación presentaciones y actividades.
​Asistente - Solicitud de diseño de piezas.

- Material publicitario.

- www.eafit.edu.co/artistico 


3. Realizar inscripciones en los Grupos de expresión artística.

- Inscribir en CASANDRA a los participantes interesados en integrar un Grupo de expresión artística: 1. Buscarlos por medio de su documento de identidad e inscribirlos. 2. Si las personas no se encuentran en CASANDRA, se deben crear con sus datos completos en la base de datos de la Institución a través de CASANDRA, e inscribirlas. 3. Al momento de inscribir a un participante en los Grupos de expresión artística, especificar tipo de participante (Jubilado, estudiante ASCUN, esposo de eafitense, hijo de eafitense o participante CEC/Idiomas, etc.): esta especificación solo para los participantes que no son estudiantes, egresados ni empleados EAFIT, pues a estos últimos los reconoce el sistema. Nota 1: Al momento de la inscripción, verificar siempre los datos de los participantes y actualizarlos en caso de ser necesario.

 

​Aprendiz - Informes del software Casandra.

- Liquidaciones.

- Registro de devolución en Paco.

- Correos electrónicos solicitando anulaciones de deducciones de nómina.

4. Coordinar, realizar y acompañar las actividades de Grupos de expresión artística. - Reportar Beneficios y Compensación y Desarrollo de los empleados - por medio del Formato Base de datos para la elaboración de contratos- la información para la elaboración de contratos de directores. En el caso de directores nuevos ver documento: Procedimiento para contratación profesores de cátedra pregrado e idiomas.


- Para la contratación de los directores por prestación de servicios seguir el siguiente procedimiento:
Procedimiento para la suscripción de contratos por prestación de servicios.

- Ingresar en el software Cátedra la información de inicio y finalización de las actividades de directores, así como el reporte de horas adicionales con el fin de los directores obtengan a tiempo la nómina correspondiente a su trabajo.

- Realizar reunión con los directores para entregarles información sobre fechas de inicio y finalización de actividades, definición de fechas para las audiciones, entrega y firma de contratos, nuevos lineamientos institucionales, evaluaciones, etc.

- Generar un listado de los integrantes de los Grupos de expresión artística, realizando un filtro y dejando por fuera a los estudiantes de pregrado. Dicho listado se envía al Coordinador de Contratación de Servicios para que éste les tramite una póliza de vida de accidentes personales.

- El Aprendiz genera los listados de clase que se extraen del software Casandra bajo el titulo Información detallada de participantes, con el fin de entregar un listado impreso a los directores para que ellos lleven el control de asistencia.


- Enviar a la Oficina de Carnetización el listado de los integrantes de los Grupos de expresión artística, detallando particulares, con el fin de solicitar la impresión o activación de los respectivos carnets.

- Enviar la programación de presentaciones y actividades a los Grupos de expresión artística por medio de EAFIT Interactiva.


- Solicitar con el apoyo del Aprendiz, el mantenimiento de aulas artísticas y equipos, así como el lavado de vestuario en caso de ser necesario.

- Preparar con el apoyo del Aprendiz la logística de presentaciones de los Grupos de expresión artística, tanto internas como externas ya sean estas programadas o solicitadas:


1. Para el caso de las presentaciones programadas,  definir el nombre, medio de difusión, invitados o grupos acompañantes, necesidades de escenario, vestuario, iluminación, sonido, etc.

2. Para el caso de las presentaciones solicitadas se deben tener en cuenta las Políticas para presentaciones de los Grupos de expresión artística y el cumplimiento de los requerimientos técnicos y logísticos de presentaciones.
3. Si la presentación solicitada es externa y por fuera del área metropolitana, además tener en cuenta las Políticas para presentaciones de los Grupos de expresión artística y el cumplimiento de los requerimientos técnicos y logísticos de presentaciones, todos los participantes del grupo deben firmar una carta de exoneración de responsabilidad civil exigida por la universidad.
​Asistente / Analista

- Informes del software Casandra.

- Programación de grupos con horas presupuestadas.

- Archivo Base de datos para la elaboración de contratos.

- Solicitudes de compra y servicios.

- Actas de grupos primarios Desarrollo Artístico.

- Carta de exoneración de responsabilidad civil.

- Carta de compromiso con las normas de seguridad.

- Listado de participantes del Taller de Joyería e Integrantes de los Grupos de expresión artística.

- Listado para carnets.

- Plan de mantenimiento aulas artísticas.

- Inscripciones de festivales, encuentros y concursos.

5. Evaluar las actividades de Grupos de expresión artística.

- Preparar y actualizar la evaluación en el sistema Seven, ingresando el periodo académico a evaluar, estableciendo las fechas de evaluación, modificando la evaluación en caso de ser necesario y autorizando la activación de la misma.

- Solicitar con el apoyo del Aprendiz a los integrantes de los Grupos de Expresión Artística (por medio de los facilitadores, de los directores y de EAFIT Interactiva), que realicen la evaluación ingresando al Software Seven a la opción Evaluación a la Docencia.

- Construir el informe de resultados de la evaluación, tabulando las respuestas y llevándolas a la matriz de correlación de resultados, con el fin de obtener el indicador de calidad en el proceso y el indicador de satisfacción de los Grupos de expresión artística (Ver informe de revisión por proceso).

- Bajar y actualizar los informes y estadísticas de participación semestral, ingresando al software DISCOVER; esta información se toma para actualizar el archivo en excel del informe de participación semestral, de tal manera que se muestre el comportamiento de participación por tipo de participante Grupos de Expresión Artística y así obtener el indicador de cobertura (Ver Informe de revisión por proceso).

- Analizar y evaluar el resultado de los indicadores.

- Entregar al final del año la información de participación semestral a Comunicación y Cultura para efectos de balance social. Entregar la información de participación semestral a Planeación y a las diferentes Decanaturas en el momento que la requieran para efectos de acreditaciones.

​Asistente - Informes de participación Desarrollo Artístico.

- Resultados de evaluaciones tabuladas Desarrollo Artístico.

- Informe control de actividades grupos y talleres.

- Informe de revisión por proceso.​