1. Elaborar presupuesto
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* Realizar el cálculo de incremento de las ayudas económicas y parametrizar el sistema BISA.
* Abrir el periodo de presupuesto en el sistema BISA para cada uno de los encargados de solicitar los monitores en cada Dependencia.
* Realizar la proyección presupuestal para el próximo periodo teniendo en cuenta la ejecución del periodo anterior, la solicitudes de presupuesto hechas por cada dependencia en el sistema BISA y nuevas actividades a desarrollar en cada uno de los departamentos. |
Auxiliar Beneficios y Compensación |
Informe de presupuesto de monitores |
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| 2. Aprobar presupuesto de Monitores |
* Presentar informe a la Jefe de Beneficios y Compensación y a la Coordinadora de beneficios para su aprobación Aprobar las solicitudes de presupuesto de monitores realizadas por las dependencias. |
Jefe Beneficios y Compensación
Coordinadora de Beneficios
Auxiliar Beneficios y Compensación |
Presupuesto Aprobado |
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3. Programar Logística |
* Realizar anualmente la programación de las fechas para las novedades de monitores (ingresos, retiros, prórrogas y reintegros).
* Ingresar las fechas establecidas para el reporte de novedades, en el Sistema BISA/monitores.
* Enviar a través del sistema las fechas de novedades, tarifas de ayudas económicas, presupuesto aprobado, circular con los puntos a tener en cuenta a las dependencias que ingresan monitores, correo para la creación de la cuenta bancaria a los monitores. |
Auxiliar Beneficios y Compensación |
* Calendario de novedades
* E-mail a los encargados de las novedades de monitores en cada dependencia |
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| 5. Corregir novedades |
Si las validaciones genera inconsistencias se debe: * Realizar las modificaciones en el sistema BISA, cuando la causa pueda ser corregida desde el sistema.
* Comunicar a los encargados del manejo de los monitores en cada dependencia las inconsistencias que no puedan ser solucionadas desde el sistema BISA y darles posibles soluciones para que procedan a efectuar la corrección |
Auxiliar Beneficios y Compensación
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Analista Dirección de Informática y usuarios del sistema. Correos soporte |
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| 6. Procesar enlace con CXP |
* Realizar el enlace a contabilidad a través del sistema BISA, con el fin de que el área de Tesorería proceda a generar las ayudas económicas de los monitores en los plazos establecidos según el calendario de novedades. Realizar la conciliación con el área contable de las ayudas económicas para su posterior pago.
NOTA: Se debe tener especial cuidado de no realizar el enlace con contabilidad, hasta tanto no se corrijan y aprueben las novedades en el sistema BISA.
* Generar listado de ayudas económicas y enviar copia a Contabilidad. |
Auxiliar Beneficios y Compensación y Auxiliar de Contabilidad |
* Listado de ayudas económicas, correo Área contable |
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Archivar los listados de ayudas económicas, presupuesto, notificaciones de ingresos y retiros por 1 año e información general del programa. |
Auxiliar Beneficios y Compensación |
Archivo físico y virtual |
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