Omitir los comandos de cinta
Saltar al contenido principal
Inicio de sesión

​C​entro Documental
Dirección de Desarrollo Humano Bienestar Universitario

​Programa de inducción y entrenamiento para el cargo

​Versión Fecha​
​Razón de la actualización
0 ​04/08/2015 ​Construcción del PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO PARA EL CARGO  que viene del subproceso BU- GESTIONAR LA INDUCCIÓN, EL ENTRENAMIENTO Y EL DESARROLLO PARA LOS EMPLEADOS.
 
1. Objeto:
Apoyar y acompañar a los aprendices​ y empleados en su proceso de adaptación a la Institución y al conocimiento de las responsabilidades propias del cargo.

2. Alcance:
La inducción va dirigida a todos los empleados y aprendices de la Institución, inicia con el envío del ​correo instructivo inducción virtual y finaliza con el cierre presencial de la inducción.
El entrenamiento va dirigido a los aprendices y a los empleados exceptuando el personal vinculado al CICE, personal de proyectos de investigación y personal administrativo con contrato inferior a 6 meses. Inicia con la definición del programa de entrenamiento y finaliza con la entrega del formato diligenciado y firmado por el empleado y el jefe directo.
​
3. Responsables
- Coordinador Selección y Desarrollo
- Analista de Desarrollo

4. Definiciones:
Inducción: Integración del personal nuevo a la dinámica de la Universidad, brindando información sobre el direccionamiento estratégico, los beneficios y servicios que ésta ofrece para sus empleados. 
Entrenamiento: Entregar al nuevo empleado, promovido o trasladado, información sobre los procesos y procedimientos del cargo a ocupar necesarios para desempeñar sus responsabilidades. ​

5. Condiciones generales:
 
 
Perfiles de cargo (ver archivo compartido en la siguiente ruta Y:\DesarrolloEmpleados\Seleccion y Desarrollo\PERFILES (file:///Y:/DesarrolloEmpleados/Seleccion%20y%20Desarrollo/PERFILES)).

Inducción virtual - Bienvenido a EAFIT: para realizarla  se debe ingresar al siguiente link http://eafit.ni7.co/login/index.php con el usuario y contraseña asigandos.​ 
 
La encuesta para evaluar satisfacción y calidad en el proceso de la inducción virtual se realiza en la aplicación SEVEN.

6. Desarrollo:
 
Actividad​ Descripción ​ ​Responsable ​Registros
1.​ Recibir información de nuevos ingresos, promociones o traslados La analista de desarrollo recibe información de nuevos ingresos, promociones o traslados para poder programar la inducción y el entrenamiento:
- Si es un empleado administrativo o un aprendiz, debe consultar en la base de datos y estar atenta a que Selección le envíe un correo informando el ingreso de los mismos. 
- Si es un docente, debe recibir una notificación por parte del asistente de la Dirección de Desarrollo Humano.
 - Si es un cargo de administración académica, debe recibir la notificación por parte de la Decanatura correspondiente.​		 ​Asistente de Selección
Coordinador Selección y Desarrollo		 ​Correo de notificación de selección
Archivo: Registro de seguimiento al personal vinculado
​2. Identificar y validar la información pertinente al cargo para asignar los contenidos del programa de inducción y entrenamiento.​

​INDUCCIÓN: 
Verificar el cargo que va a ocupar el empleado, teniendo en cuenta si es empleado de planta, empleado temporal administrativo o aprendiz; y escoger los temas pertinentes para su rol.  ​

ENTRENAMIENTO:
- Definir el programa de entrenamiento, para lo cual se debe consultar el perfil del cargo, los procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad de la dependencia, si están definidos.
- Enviar al jefe inmediato el programa definido y validar con él, si los temas son suficientes o hace falta alguno para consolidar el programa. Una vez se valide se define el cronograma de ejecución del programa de entrenamiento. (Esto aplica sólo para empleados de planta administrativos, empleados temporales administrativo o aprendices).

* Para los profesores la inducción y el entrenamiento se realizan de manera virtual, integrados en la misma plataforma.


* Para empleados con contratos inferiores a 6 meses no se realizará programa de entrenamiento. En caso que el empleado pase del contrato temporal a uno indefinido se procederá a validar el conocimiento de los temas definidos en el programa​.

 ​Analista de Desarrollo ​Programa de entrenamiento 

Programa de inducción
​3. Programar inducción y entrenamiento ​INDUCCIÓN: 
- Inscribir al empleado en el programa de inducción: Bienvenido a EAFIT.
- Informar al empleado el proceso de inducción, las instrucciones básicas y los datos de ingreso al mismo.

ENTRENAMIENTO:
Enviar por correo electronico a cada entrenador el programa de entrenamiento definido con una propuesta de agenda (fecha y hora), con el fin de confirmarla o actualizarla, si fuera necesario.
 ​​Analista de Desarrollo​ ​Correo instructivo inducción virtual

Correo de inicio programa de entrenamiento
​​4. Hacer seguimiento a la ejecución de la inducción y el entrenamiento ​​​INDUCCIÓN: 
-  Hacer seguimiento en el sistema de información para asegurar el cumplimiento del programa de inducción asignado, o enviarle correo de seguimiento para la culminación de la misma, en caso de ser necesario.

ENTRENAMIENTO:
- Hacer seguimiento a la agenda definida para asegurar el cumplimiento del programa de entrenamiento o reprogramarlo en caso de ser necesario.

Para los empleado nuevos, trasladados o promovidos, y aprendices, una vez finalizado el programa de entrenamiento, se debe recibir el mismo firmado por el jefe inmediato, y entrenado como constancia de su cumplimiento.
​Analista de Desarrollo ​Correos de seguimiento.

Informe seguimiento a inducción virtual


​5. Cierre de inducción y entrenamiento ​INDUCCIÓN: 
- Una vez finalizada la inducción virtual por parte del empleado nuevo o aprendices se debe recibir el certificado que arroja el sistema como constancia de su cumplimiento. 
- Una vez el empleado nuevo o aprendices ​finalice la inducción virtual, es invitado a participar en el cierre de la inducción de manera  presencial.

ENTRENAMIENTO: 
- Una vez finalizado el programa de entrenamiento los empleados nuevos, trasladados o promovidos, y aprendices se debe recibir el mismo firmado por el jefe inmediato, y entrenado como constancia de su cumplimiento. 
 ​Analista de Desarrollo ​Certificado de la inducción virtual.

Programa de entrenamiento diligenciado.

Lista de asistencia de cierre de la inducción​ diligenciado
​6. Evaluar la inducción y el entrenamiento ​​- Una vez terminado el proceso de inducción y entrenamiento, se le envía al empleado o aprendiz, la encuesta definida para evaluar los mismos. 

- Procesar los resultados de las encuestas, obtener los indicadores de gestión, analizar los resultados de los mismos y tomar las medidas correctivas, preventivas o de mejora si se requiere.​

Semestralmente se actualizan los indicadores con la información de este subproceso.

*La inducción se evalua en la aplicación Seven.

* Se hace seguimiento a los resultados con el fin de tomar medidas en caso que haya lugar a ellas

* Esto no aplica para empleados promovidos, traslados o que cambian de tipo de contratos, ya que no requieren programas de entrenamiento adicional pues los conocimientos que requiere para el cargo ya los posee.
 ​Analista de Desarrollo​ ​