¡Tomen nota, profes y colaboradores! Desde octubre la gestión de las monitorías se realizará por Movex
La primera de las capacitaciones se realizará el 29 de agosto y estará enfocada en el tema de ingreso de presupuesto para monitorías.
• Las monitorías son un apoyo fundamental para nuestro quehacer institucional y por eso, buscando la optimización en la gestión de este proceso, a partir de octubre las diferentes dependencias de la U y los estudiantes contarán con una nueva herramienta integrada a la plataforma Movex.
• En los meses de agosto y septiembre el Departamento de Desarrollo Estudiantil estará realizando una serie de capacitaciones para facilitar y acompañar a los eafitenses en la adopción de este aplicativo. En esta nota de contamos más sobre los beneficios y oportunidades que nos ofrece.
Como auxiliar administrativa del Departamento de Comunicación, Narly Mabel Orozco Paniagua tiene días en los que debe apoyar diferentes tareas de su unidad de manera simultánea. Durante esas jornadas, la eafitense agradece mucho el respaldo que le brindan los monitores administrativos en acciones como la actualización de bases de datos, el apoyo logístico en eventos o la correspondencia interna, entre otros.
Estos estudiantes, con su disposición, compromiso y dedicación apoyan a Narly, y a todo el Departamento de Comunicación, en estas actividades. Lo hacen como parte de los espacios que les brinda el
Programa de Monitorías de EAFIT para ayudarlos a desarrollar y fortalecer nuevas habilidades que complementen su proceso de formación y les sirvan para toda la vida.
Y así como en el caso de Narly, tradicionalmente los monitores son un apoyo fundamental para nuestro quehacer institucional. En EAFIT estos pueden ser de varios tipos (administrativos, académicos, de investigación, logísticos o por contraprestación), y llegan a las diferentes unidades de la Institución después de un proceso manual de selección. Pero,
desde finales de 2021, el Departamento de Desarrollo Estudiantil y la Dirección de Tecnologías de la Información, con el apoyo del proveedor externo, unieron esfuerzos para encontrar un nuevo mecanismo que permitiera optimizar los tiempos y mejorar el proceso al momento de buscar este tipo de apoyo.
Y la oportunidad para hacerlo la encontraron en Movex, la plataforma que facilita la gestión y administración de las prácticas profesionales en la U y que, a partir de este semestre, contará con una herramienta adicional para todo el tema de administración de monitorías.
“Hasta ahora este proceso se ha hecho siempre de manera manual. En el caso de las dependencias con formularios, tablas en Excel y validación de requisitos persona por persona, entre otros pasos. Para los estudiantes también era un proceso manual a la hora de postularse. Lo que buscamos con esta nueva herramienta es optimizar el proceso y generar mayores beneficios para todos los que participan en estas dinámicas”, apunta Carolina Mejía Henao, coordinadora de Estímulos Estudiantiles del Departamento de Desarrollo Estudiantil.
¿Cómo será el proceso de capacitación para el manejo de esta herramienta?
A partir del mes de octubre, las diferentes dependencias de la U comenzarán a interactuar con este nuevo aplicativo. Y pensando en el proceso de adaptación por parte de toda la comunidad, el Departamento de Desarrollo Estudiantil realizará una serie de capacitaciones, por etapas, para acompañar a los administrativos y estudiantes.
La primera de estas se realizará el próximo 29 de agosto
y se enfocará, principalmente, en el tema de presupuesto. Será de manera virtual y para garantizar la asistencia de los colaboradores involucrados en estos procesos se contará con dos opciones de horario: de 9:00 a.m. a 11:00 a.m., y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
“Más de 240 centros de costos de toda la Universidad manifestaron, dentro de su presupuesto para 2023, que iban a contar con el apoyo de monitores. Esta primera capacitación está dirigida a las personas que, dentro de sus unidades, se encargan de la gestión de las monitorías”, explica Luisa Fernanda Castrillón Ángel, Auxiliar Administrativa de Desarrollo Estudiantil.
Entre el 11 y el 27 de septiembre se realizará la segunda fase de capacitaciones en las que se abordarán otros aspectos de la gestión en la plataforma, como las convocatorias, autoregistros, selección de estudiantes, certificados de monitorías, ingreso de novedades y apoyos económicos, entre otros. Todo esto acompañado de una serie de videos instructivos que se estarán compartiendo con toda la comunidad.
“Invitamos a todas las personas que lideran estos procesos en sus unidades a que asistan a estos espacios de formación y puedan apropiarse de esta herramienta. Estamos muy contentos de mostrarles este proyecto en el que hemos trabajado casi dos años y cuyos resultados se van a reflejar en más beneficios y mejores oportunidades para todos”, concluye Carolina Mejía.
Las oportunidades y beneficios de esta nueva plataforma
para estudiantes y colaboradores
Para las dependencias académicas y administrativas
- Optimiza los procesos y apoya el usuario con múltiples validaciones, ya que el sistema cuenta con una integración con el aplicativo EPIK que permite validar la historia académica del estudiante y los requisitos de acuerdo con la
Política del Programa de Monitorías.
- Brinda autonomía al personal administrativo durante el ciclo de la monitoría.
- Apoya el control presupuestal para cada dependencia al integrarse con el sistema de Costos y Presupuestos.
- Mitiga reprocesos y permite tener trazabilidad de las actividades para las diferentes áreas involucradas en el ciclo de monitorías.
- Posibilita espacios de conversación con los monitores para analizar las actividades asignadas y su proceso de ejecución.
Para los estudiantes:
- Brinda autonomía al estudiante a la hora de postularse a la convocatoria de su preferencia.
- Posibilita la autogestión de los estudiantes para generar sus propios certificados.
- Perfecciona los tiempos de respuesta de las dependencias y de las áreas que hacen parte del ciclo de monitorías.
- Brinda una mejor experiencia al estudiante, ya que puede visualizar el apoyo económico que recibirá y las fechas en que la dependencia lo reporto.
- Genera espacios de conversación con las dependencias para analizar las actividades asignadas y su proceso de monitoría.