Procesos y procedimientos
Si vamos a regresar los activos que retiramos del campus,
reportémoslo oportunamente
Para retornar el mobiliario se debe enviar un correo electrónico a activosfijos@eafit.edu.co. Para el caso de los equipos tecnológicos estos deben ser a través de un caso en la plataforma Saúl Aranda.
• Esa es la invitación que nos hace el Área de Activos Fijos del Departamento de Contabilidad ahora que seguimos avanzando hacia la presencialidad y que algunos de los eafitenses comienzan a retornar los equipos de hardware y mobiliario que se llevaron a sus casas durante la pandemia.
• Este proceso le permite a la Universidad llevar un mayor control sobre sus bienes, al mismo tiempo que les facilita a las áreas organizar su esquema en el entorno laboral presencial. Edwin Raigoza y Juan Camilo Cano, del Área de Activos Fijos, responden algunas de las dudas más.
Marzo de 2020. La pandemia nos obligó a trasladar las actividades a la virtualidad y, en medio de ese proceso de adaptación, la Universidad nos brindó la posibilidad de llevar a nuestras casas algunos elementos que nos pudieran facilitar el quehacer académico, investigativo y administrativo mientras estuviéramos en las modalidades remota y combinada.
De esta manera, algunos de nosotros echamos mano de computadores de escritorio y portátiles, teclados, pantallas y soportes, sillas ergonómicas, descansa pies y hasta estantes, para tratar de adaptar nuestros espacios familiares y personales a la nueva realidad en la que vivíamos.
Ha pasado poco más de un año y medio desde entonces. Y ahora que avanzamos de manera decidida hacia la presencialidad, el Área de Activos Fijos de la Universidad, adscrita al Departamento de Contabilidad, nos recuerda la importancia de informar a tiempo el retorno de esos activos que fueron retirados de las instalaciones de EAFIT en Medellín, Bogotá, Pereira y Llanogrande.
Se trata, en palabras de Edwin Raigoza Vásquez, auxiliar contable de esta unidad, de un proceso que le permite a la Institución, no solo llevar el control de los bienes eafitenses dentro y fuera del campus, sino también crear una cultura alrededor del reporte oportuno.
“No se trata de una política policiva, sino de control e información para facilitar las labores administrativas de todos los eafitenses, especialmente ahora que algunas personas van a estar tres días en el campus y dos desde sus casas”, explica el eafitense.
Y es que, en medio de este retorno a la presencialidad, no sería raro, por ejemplo, que muchos eafitenses se pregunten cómo van a hacer con sus equipos ahora que se encuentran alternando sus sitios de trabajo. En ese punto cobra mayor importancia este reporte, pues permite organizar un esquema en el entorno laboral y le permite a cada área saber con qué activos cuenta o cómo disponerlos durante una jornada laboral.
“También se trata de un tema de responsabilidad y empatía. En mi caso, por ejemplo, como tengo algunos elementos en mi casa, me turno los días que voy a venir al campus con mi compañero para que podamos usar los equipos que tenemos en la oficina”, complementa Edwin.
El proceso
Para retornar los elementos de mobiliario como sillas ergonómicas, descansa pies, entre otros, los eafitenses deberán enviar un correo electrónico a activosfijos@eafit.edu.co, notificando el número de activo correspondiente y la nueva ubicación. Este número se encuentra generalmente en una placa gris ubicada en el respaldo o a un costado de los elementos.
Para el retorno de equipos de cómputo, pantallas y otros elementos de tecnología, se deberá crear un caso en la plataforma Saul Aranda por la opción 6: Movimientos de Hardware. Allí cada persona debe informar el número de activo a devolver, la ubicación final en EAFIT, la descripción del estado del activo, y adjuntar fotos del equipo instalado y funcionando nuevamente en la Universidad.
“Esto, al momento de hacer inventarios, nos permitirá saber dónde están estos bienes y cuál es su estado”, apunta Juan Camilo Cano Echeverri, también del Área de Activos Fijos.
Edwin y Juan Camilo, del Área de Activos Fijos, responden algunas preguntas frecuentes de los eafitenses
¿Qué es un activo fijo?
Es un bien comprado por EAFIT que generalmente es controlado dentro de la Universidad con una placa gris de cinco dígitos ubicada en los costados o laterales, pero vale la pena resaltar que hay bienes que no cuenta con esta placa y son activos fijos de la Institución.
¿Debo regresar los activos si voy a estar dos días trabajando desde casa?
Regresar los bienes al campus no es obligatorio. Lo importante es que sea algo concertado con los líderes y que permita identificar con qué elementos se dispone en el sitio de trabajo para, de esta manera, organizar mejor la dinámica de alternancia. Es decir, si nos podemos turnar equipos de cómputo, sillas, u otros elementos de acuerdo con los días y las personas que estarán trabajando desde la presencialidad. Pero en caso de que los vayan a regresar, entonces es fundamental reportarlo con el proceso explicado.
¿Y si trabajo con un computador portátil y debo estar entrándolo y sacándolo constantemente del campus?
En ese caso deben solicitar ante el Área de Activos Fijos una orden de salidad de activos fijos que se emite por un año, y que podrán presentar en las porterías al momento de ingresar o salir del campus.
¿Qué pasa si necesito volver a sacar algún activo?
Es importante seguir el mismo proceso. Para el tema de mobiliario reportarlo al correo activosfijos@edu.co, y para el caso de los bienes de tecnología a través de la plataforma Saul Aranda por la opción 6: Movimientos de Hardware. Así mismo, todas las personas deben conocer el Protocolo de retiro de bienes, que pueden consultar aquí.
¿Dónde acudir en caso de alguna duda adicional?
El Área de Activos Fijos del Departamento de Contabilidad les recuerda a los eafitenses que todas las dudas e inquietudes las pueden canalizar a través del correo activosfijos@eafit.edu.co, donde Edwin Raigoza y Juan Camilo Echeverri estarán dispuestos para brindar la ayuda necesaria.