Así se gestionan los proyectos de infraestructura o
sistemas de información

El formulario se encuentra disponible durante todo el año para los eafitenses. Sin embargo, es importante tener en cuenta que se debe llenar con antelación a la elaboración del presupuesto anual. 

 

Cuando de nuevos proyectos de infraestructura o de software se trata, las dependencias acuden a los expertos que desde la Dirección de Informática prestan sus servicios para este tipo de soluciones, un procedimiento que ahora cuenta con un formato específico y una planeación acorde con la gestión de esta área.

En palabras de Carolina Pabón Ramírez, jefa del Departamento de Soluciones de Software, el objetivo principal del cambio es tener un único punto de contacto para recibir los proyectos que requieren las unidades de la Institución y poder hacer un estudio, seguimiento y aprobación más organizado generando así mayor eficiencia y menos reprocesos durante la gestión.

De esta manera, la eafitense señala que los directores, jefes o coordinadores líderes de procesos deben diligenciar este formulario con toda la información referente al tipo de solución que requieren justificando ante la Universidad las razones por las que debería invertir en su proyecto de cara a su proceso.

“Es muy importante que allí especifiquen si se trata de algo que va a generar nuevos ingresos, disminuirá costos o corresponde a una obligatoriedad legal. Además, se debe relacionar cómo se alinea la solución al Itinerario EAFIT 2030 de acuerdo con sus nuevos retos”, explica Carolina.

El formulario también tiene un espacio para relacionar la fecha esperada para tener la iniciativa funcionando en el área, el valor del presupuesto a alto nivel que requiere y las posibles restricciones en términos de personal o recursos. 

Con esta información el grupo primario de la Dirección de Informática construye un caso de negocio que, entre otros, permitirá poner en números el presupuesto y los beneficios financieros que le sustenten a la Universidad la importancia de ejecutar la iniciativa en términos operacionales u organizacionales. De acuerdo con el tamaño de la solicitud también podrá ser presentado en las vicerrectorías de la Institución. Es importante tener en cuenta los tiempos de elaboración del presupuesto anual de la Institución, por lo que la invitación es a diligenciar el formulario con antelación a este proceso.

En palabras de Diana Patricia Ramírez Pineda, jefa del Departamento de Servicios de TI y responsable del proyecto Iris, este cambio no solo hace parte de la gestión de la Dirección de Informática, sino que responde a los procesos que Iris lleva en marcha. De esta manera la dependencia espera recibir de sus aliados las iniciativas para hacer una evaluación de pertinencia con base en un gobierno de gestión de la demanda para priorizar y asignar recursos. 

Diana agrega que una vez la solicitud es aprobada se comienza a considerar como proyecto y que los tiempos de respuesta y ejecución dependerán de la naturaleza misma de la iniciativa y los recursos que sean necesarios. 

“Así logramos alinear capacidades financieras y de personas para desarrollar los planes que tenemos al interior de la Universidad y que se viven desde cada área con necesidades específicas. La invitación es a estructurar la solicitud con todos los sustentos necesarios y poder lograr una sinergia de trabajo que ponga a disposición las capacidades de las áreas necesarias para hacer la gestión”, concluye Carolina.