Epik, la renovación tecnológica de EAFIT para atender el ciclo de vida del estudiante

En total 31 eafitenses hacen parte del equipo de trabajo de Epik, 8 personas de la consultoría externa con la que cuenta el proyecto están en el campus y de manera remota pueden apoyar hasta 14 personas más.

• Consolidar los datos, facilitar la toma de decisiones, acceder a reportes en tiempo real e integrar procesos, entre otros, hacen parte de los beneficios que este desarrollo trae para la Universidad. 

Aplicaciones como Eloqua, Sisdepp, Docuware, Lex, Mercurio o Cátedra  han sido reconocidas por años en la Universidad como plataformas para reportar o consultar información y, en general, para apoyar los procesos académicos de la Institución. 

Como parte de la renovación tecnológica en la que la Institución viene avanzando, se presenta, a la comunidad eafitense en general, Epik, la nueva suite estudiantil que permite unificar en un solo sistema el ciclo de vida de los estudiantes de pregrado, posgrado y educación a lo largo de la vida.  

“El proyecto Epik es la continuación de lo que antes fue Atenea, un programa que comenzó en 2016 y desarrolló propósitos relacionados con el CRM institucional, la solución al ciclo de vida del estudiante en Idiomas EAFIT y en procesos relacionados con el Centro de Filantropía. Hoy nos enfocamos en educación formal y para toda la vida con la intención de integrar los datos, enfocar los procesos transversales que soportan las áreas de la Universidad y obtener un conjunto de indicadores asociados a todo el proceso que lleva el estudiante”, explica Ernesto José Garnica Barraza, director de Informática. 

En palabras de Sor Elpidia Gil Zapata, jefa del proyecto, esta plataforma permitirá la operación de los estudiantes para consultar todo lo relacionado con su proceso en la Institución, y, a su vez, será modelo de operación desde las distintas dependencias. 

“Hoy trabajamos en muchos ambientes y, cuando tengamos acceso a esta suite, encontraremos que el sistema nos permitirá consolidar las ejecuciones y que estaremos haciendo los procesos en menos aplicaciones. Las integraciones y los cambios se irán haciendo de manera paulatina”, comenta.

De esta manera, Epik permitirá estructurar y consolidar la información para evitar el riesgo de desviación, facilitará el gobierno y administración de los datos, hará que siete aplicaciones salgan del espacio de operación con el fin de que los usuarios naveguen en un solo sitio, brindará la información en tiempo real, ofrecerá elementos importantes que dan garantías a la transferencia de conocimiento y asegurará actualizaciones tecnológicas. 

De acuerdo con Bibiana María Rodríguez Castrillón, líder del equipo funcional de Epik, este proyecto comenzó en enero de 2019 con la primera etapa para analizar los alcances de los procesos que se intervienen en la solución. De allí resultaron 25 documentos asociados a 25 procesos de negocio (matrículas, admisión, grados, movilidad, cobros, reembolsos, notas y asistencias, entre otros) que plasman cómo a través de la herramienta se van a soportar. 

“El 2 de julio comenzamos con la fase de diseño gap/fit, que nos permite detallar cómo se va a comportar el sistema de manera detallada con sus personalizaciones. Se aprobaron 34 de estas y 40 integraciones de aplicaciones”, señala la líder. 

Durante este semestre, el equipo de Epik ha hecho el levantamiento de información de los públicos de pregrado, posgrado y educación a lo largo de la vida; se ha adecuado el lenguaje técnico de las herramientas a uno más claro y entendible para quien las maneja; se han construido los casos de uso para saber cómo operarán las funcionalidades en el día a día; y han creado los manuales de funcionalidades y parametrización para saber cómo proceder en caso de que, por ejemplo, se cree un nuevo programa académico. 

“En 2020 daremos paso a la construcción, pruebas y capacitación. En esta tercera etapa se alinearán los roles que van a interactuar desde las distintas áreas que en su día a día tienen participación. Todos los integrantes de esas dependencias han hecho parte de escenarios de revisión de procesos y lo serán también de las pruebas y las capacitaciones el próximo año”, asegura Ernesto. 

Por su parte, Sor Elpidia extiende una invitación a toda la comunidad administrativa y docente de la Universidad para que acompañen a la Institución en el desarrollo de este proyecto y sus apuestas estratégicas.

“La Universidad ha hecho una gran inversión en este proyecto y no se trata solo de un aspecto económico, pues esto incluye también a un equipo de trabajo con un recurso humano que está listo para emprender con ella los desafíos presentes en su ruta. De esta manera esperamos todo su compromiso y respaldo para llegar a buen puerto”, concluye Sor.