Procesos y procedimientos
La gestión de compras ahora se hace por Cronos
Cuando las solicitudes requieren de una cotización previa, estas llegan al equipo del Departamento de Compras, que realiza la gestión para encontrar la mejor opción.
• Los requerimientos para compra de bienes y solicitudes de servicios e importaciones ahora cuentan con una aplicación renovada y hecha a la medida que ofrece mayor flexibilidad y control.
• Cronos facilita la navegación; ofrece la posibilidad de manejar pesos, dólares o euros; almacena de forma digital toda la información y permite que el usuario haga la trazabilidad de su pedido.
Contratar un servicio de cafetería, solicitar los servicios de un docente de cátedra, gestionar servicios públicos y telefonía celular o pedir una importación son algunas de los motivos por los que los auxiliares, secretarias y ordenadores de centros de costos en la Universidad debían ingresar un requerimiento a través del aplicativo web Ágora, una herramienta que es relevada ahora por Cronos, que permite mayor flexibilidad y control.
De acuerdo con Sandra Agudelo López, jefa del Departamento de Compras, el cambio surge de la necesidad de centralizar todas las solicitudes en un único aplicativo más amigable, con la posibilidad de manejar diferentes monedas, de almacenar de forma digital toda la información y de permitir al usuario hacer la trazabilidad de su pedido hasta la recepción y recibo de la factura.
Por esto, desde el 6 de abril, los eafitenses que interactúan con la herramienta acceden ahora a una interfaz que unifica funcionalidades, que no requiere la visita a tantas pantallas y que facilita el proceso de solicitudes.
“Estas se pueden realizar en pesos, dólares y euros; el sistema permite visualizar la factura de compra y los documentos adjuntos, hacer control de la prestación del servicio a total satisfacción antes de autorizar a los proveedores la radicación de su factura y disminuir el consumo de papel”, agrega la directiva.
Por su parte, Margarita María Ríos Gómez, analista de Sistemas, del Departamento de Soluciones de Software, de la Dirección de Informática, recuerda que Ágora requería de muchos pasos para hacer los flujos y que era una aplicación que ya no contaba con funcionalidades optimizadas. “Por eso Cronos es una herramienta hecha a la medida de las necesidades de esta unidad de trabajo en la que, incluso, algunos procesos como las importaciones se hacían de manera manual y los demás desde plataformas diferentes”, señala la profesional.
Los pasos frecuentes
Margarita recuerda que, así como Ágora, a Cronos solo pueden ingresar usuarios registrados y con los permisos necesarios para solicitar los requerimientos.
Al ingresar a webapps.eafit.edu.co/cronos, el sistema requiere de la autenticación del eafitense con su usuario y contraseña institucional y, una vez adentro, aparecerán las opciones para solicitar bienes, importaciones o servicios, según sea el caso.
El sistema pide el código o descripción del servicio y entrega un valor sugerido, aunque es el usuario quien debe modificarlo por el precio exacto del que requiere la solicitud.
En el campo disponible para indicar el centro de cosos bajo el que se solicita el servicio, el sistema mostrará la cuenta a la que se deduce ese presupuesto, una función práctica que a la vez valida si se dispone o no de presupuesto, lo que permite un mayor control.
“Es importante tener en cuenta que al hacer las solicitudes deben asegurarse primero de que tienen la disponibilidad presupuestal para el requerimiento y que el proveedor esté creado en la Universidad con todos sus documentos legales. En caso de que la contratación sea con una persona natural, deben indicarle la necesidad previa del cumplimiento de toda la normatividad sobre los pagos de la seguridad social, requisito necesario para que la factura pueda ser aceptada”, apunta Sandra.
En caso de requerir ayuda en el proceso, los empleados pueden solicitarla a través del Departamento de Compras en el correo
servicios@eafit.edu.co o en las extensiones 9891 o 9671. Así mismo, la mesa de ayuda de la Dirección de Informática está disponible para prestar soporte con el uso de la herramienta.
Cronos llega como una aplicación amigable, que suministra mayor información y que acierta con un control apropiado del presupuesto de cada dependencia.