Por las dependencias
Preservar la memoria documental de EAFIT, compromiso de todas las dependencias
El Centro de Administración Documental (CAD), ubicado en el primer piso del bloque 32, presta su asesoría y acompañamiento permanente a las diferentes dependencias.
• Aunque en EAFIT hay una cultura documental, el CAD llamó la atención sobre la importancia de enviar a tiempo el material que se desea archivar y de acuerdo con los parámetros establecidos.
• El Centro de Administración Documental y la Dirección de Informática adelantan el piloto del Programa de Gestión Documental, que unificará este proceso para los materiales físicos y digitales.
Con cierta periodicidad, y de acuerdo con un calendario previamente establecido, Denis Patricia Guzmán Álvarez, analista de Contratación y Control de Documentos del Departamento de Desarrollo de Empleados, valida las historias laborales de los eafitenses y las envía al Centro de Administración Documental (CAD) de la Institución.
Se trata de un ejercicio que cumple con rigor y compromiso, y que la ha dado fama de ser una de las administrativas más juiciosas con esta responsabilidad. Para Denis, se trata de un procedimiento que realiza con facilidad debido a la claridad de los formatos estipulados para la remisión y al acompañamiento permanente del CAD.
“Acá en Desarrollo de Empleados sabemos que es una tarea muy importante, pues de esta depende que se pueda acceder fácilmente a la información en caso de que se requiera hacer alguna consulta”, explica.
Como Denis, son muchos los empleados y dependencias que, a lo largo del año, hacen llegar hasta el Centro de Administración Documental su información más relevante, para que esta sea clasificada y almacenada por los profesionales de dicha dependencia.
Zulma Alejandra Arias Ríos, coordinadora del CAD, destaca que la comunidad universitaria tiene una amplia cultura documental, comprende su importancia y se preocupa por las fechas. “Podríamos decir que un 70 por ciento de estos cumplen con el proceso, pero la Universidad siempre crece, entra personal nuevo y se van olvidando los conocimientos, las políticas y la importancia de la conservación. Por eso es importante recordarlo”, comenta.
¿Qué archivar y por qué?, ¿qué se debe foliar?, o ¿qué va legajado y cómo? Estas son algunas de las preguntas que pueden surgir durante esta dinámica de recolección y entrega, pero que los funcionarios del Centro Documental siempre están dispuestos a resolver. Y es que, en palabras de Alejandra, la asesoría y acompañamiento son permanentes.
Por otro lado, la cada vez más creciente cultura ambiental, que toma fuerza en las diferentes esferas sociales y, principalmente en la educativa, también ha generado una reflexión en torno a la impresión de papel. Frente a esto, el CAD ofrece una herramienta que permite responder al mismo tiempo al medio ambiente y a la entrega de documentos.
“Hay dependencias que ya no están imprimiendo y, para eso, contamos con el sistema Docuware, que también permite el almacenamiento y consulta del material de manera virtual. Actas de los diferentes Consejos, acreditaciones, resoluciones, contratos, convenios, historiales laborales, entre otros, ya hacen parte de ese registro”, agrega.
Sin embargo, la coordinadora explica que por efectos legales la ley exige que algunos de estos documentos se conserven de manera física hasta por 10 años, antes de su posterior destrucción.
“Igualmente, no hay una norma que valide que todos los documentos digitales tienen un valor probatorio para términos legales. Para este fin tendrían que ser imágenes electrónicas que son validadas únicamente por entidades certificadoras externas. Todo esto es un proceso que lleva tiempo y en el que estamos trabajando día a día”, dice.
Y es que esta gestión también ha significado un aprendizaje para los integrantes de la Unidad, quienes han tenido que capacitarse para aprender a organizar este material, con las mejores técnicas de conservación y garantizando su seguridad y permanencia en el futuro. “La ventaja es que el software que usamos es muy sencillo y estamos dispuestos a ayudar a todos los empleados que tengan inquietudes”, puntualiza Alejandra.
Material relevante, de valor y con proyección en el tiempo
Unas en enero, otras en marzo, también están las que lo envían a mitad de año y los que lo hacen en noviembre. Las dependencias académicas y administrativas de la Institución tienen claro cuáles son las fechas en que deben hacer llegar el material que debe ser almacenado en el Centro de Administración Documental. Y en caso de que no, el CAD les envía previamente un correo con los plazos, los formatos y la información que deben relacionar.
“Igualmente, vale la pena que este envío depende del tipo de material. La Universidad genera información de todo tipo, académica, administrativa, contable, histórica, y demás, pero solo se deben enviar lo que sea importante, y tenga valor y proyección en el tiempo. Nosotros también ofrecemos asesoría para esta clasificación”, señala.
En la actualidad, el Centro de Administración Documental y la Dirección de Informática adelantan el proyecto piloto del Programa de Gestión Documental, y que le permitirá a la Institución organizar de una mejor manera toda la documentación que produce, además de garantizar los efectos de consulta para usuarios internos y externos.
“Además, el proyecto cobija tanto el material físico como digital, y su principal propósito es que la Universidad sepa qué tiene, dónde lo tiene, y en qué formatos. Iniciamos la prueba con algunas dependencias y la idea es que en el futuro podamos normativizar este tema y establecer políticas para una mejor gestión”, concluye.
Por este y todos los motivos anteriores, el CAD se ha convertido en un soporte y repositorio de la memoria institucional, y en una unidad vital para diferentes procesos institucionales de gran importancia como acreditaciones, y autoevaluaciones institucionales. La coordinadora reitera que la permanencia y eficacia de esta gestión también depende del compromiso y responsabilidad de los eafitenses.