Por las dependencias
Licencias y permisos, un tema para Tomar Nota
En la vida pueden ocurrir situaciones ajenas a la voluntad que interrumpen la rutina laboral, pues requieren de la ausencia del empleado.
• Cualquiera que sea el motivo, las ausencias de los empleados deben contar con el visto bueno del jefe inmediato, quien luego debe notificarlo al Departamento de Desarrollo de Empleados.
• Esta dependencia es la encargada de recibir las autorizaciones que hacen los jefes con respecto a las licencias y los permisos otorgados a los colaboradores.
Licencias no remuneradas, y licencias o permisos remunerados son las situaciones en los que se puede dar una ausencia de un empleado. Sin embargo, para cada caso, debe existir una justificación. Por esto, la Institución tiene establecida una política con parámetros para cada caso. ¡Tome nota!
La licencia no remunerada es en la que existe una suspensión temporal del trabajo y en la que ambos -empleado y Universidad- interrumpen sus obligaciones de prestar el servicio, en el primer caso, o de pagar al trabajador el salario acordado, en el segundo. Sin embargo, durante la suspensión continúa vigente la obligación de realizar los aportes correspondientes a salud, pensión y solidaridad.
Estas licencias se conceden para atender situaciones personales o familiares, hasta tres meses; y para la realización de estudios dentro o fuera del país, de interés para el empleado y financiados directamente por él.
Durante el tiempo que dure la licencia, la Universidad hará los aportes a la EPS, del porcentaje que le corresponde como empleador y al Fondo de Pensión, la totalidad de los aportes (el porcentaje del empleado y del empleador), incluyendo el aporte al fondo de solidaridad pensional, si es el caso.
Para solicitar este tipo de licencia, el empleado debe enviar al Departamento de Desarrollo de Empleados la solicitud debidamente autorizada por el jefe del departamento académico o administrativo, con el visto bueno del Decano o Director, en la que se especifique el motivo y el tiempo de duración que esta tendrá.
El jefe inmediato debe tener en cuenta para esta autorización, la evaluación de los costos que implica el otorgamiento de la licencia, según las políticas que existen para este fin.
También licencias o permisos remunerados
La Universidad concede licencia remunerada a los empleados que ocupan un cargo de planta por alguna de las siguientes situaciones, las que, además, deben registrarse adecuadamente para poder adelantar la gestión correspondiente a cada tipo de evento:
- Nacimiento de hijo: tres días hábiles, contados desde el día del nacimiento si este es hábil, de lo contrario, a partir del día hábil siguiente.
- Por muerte de los familiares diferentes a los establecidos en la licencia por luto: la tarde o la mañana para asistir a las exequias.
- Por matrimonio del empleado: cinco días calendario, contados a partir del día hábil siguiente al evento.
De otro lado, se pierde el derecho a estos permisos cuando el nacimiento de hijos, el matrimonio o la muerte de familiares ocurra mientras el empleado se encuentra en vacaciones, licencias de maternidad o paternidad reconocidas por la EPS, incapacidades o se presenten simultáneamente con otros permisos.
Los permisos por nacimiento de hijos o por muerte de familiares deben ser autorizados por el jefe inmediato y reportados, por escrito, al Departamento de Desarrollo de Empleados en el momento que se conceden.
Así mismo, los permisos por matrimonio del empleado se deberán hacer solicitud por escrito con quince (15) días de anticipación al jefe inmediato, quien dará el visto bueno para ausentarse esos días y lo remitirá a al Área de Contratación, que dará respuesta a la solicitud.
En cualquier caso, los permisos otorgados a los empleados deberán ser reportados a esta dependencia, adscrita a la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario.
Por último, toda ausencia de un empleados a su trabajo, diferente a un permiso o licencia que se haya otorgado, debe ser justificada por una incapacidad laboral, que también debe entregarse al jefe inmediato y luego presentada al Departamento de Beneficios y Compensación, dentro de los primeros cinco días siguientes al inicio de la misma, en formato oficial de la EPS.
Ver política de permisos y licencias.