• Tener esta licencia, además de garantizar el respeto por la propiedad intelectual, avala su uso adecuado, ya sea para el desarrollo de actividades académicas, investigación, o para procesos administrativos y de consultoría.
• En el proceso de licenciamiento de software interviene la dependencia que los solicita, el Centro de Informática y el Departamento de Compras, para asegurar un uso óptimo y eficiente de estos activos.
Prevenir y erradicar cualquier forma de fraude académico o administrativo, y garantizar el respeto de los derechos de autor en todas las actividades de la Universidad es el principal objetivo del programa institucional Atreverse a Pensar.
Por esto, y para alinearse al principio de legalidad, el Centro de Informática estableció el procedimiento para el licenciamiento de software que no solo promueve el respeto por los derechos de autor, sino que asegura un uso óptimo y eficiente de estos activos.
Carlos Andrés Jaramillo Lasso, coordinador de Proyectos del Centro de Informática, afirma que estas licencias son documentos o la representación contractual que especifica quién, para qué y cómo se pueden utilizar este tipo de recursos.
De hecho, en EAFIT existen unas políticas y un procedimiento en los que se exige rigurosidad en el manejo de las licencias de la Institución.
“Hay una reglamentación sobre el uso de las licencias y ahí está explícita la parte legal con la que la Universidad tiene una responsabilidad”, agrega Claudia Patricia Restrepo Velásquez, auxiliar de compras del Centro de Informática.
Cuando se requiera una licencia
Cuando una dependencia solicita un software, luego de hacer el respectivo ejercicio presupuestal, lo primero que hace el Centro de Informática es revisar si se tiene esa licencia disponible, para no comprarla nuevamente.
De manera posterior, Sergio Arturo Ospina Lopera, auxiliar de Proyectos, indaga sobre el uso que se le dará al software para identificar qué tipo de licencia es la que se requiere, y así adquirirla e instalarla. Además, hace acompañamiento y se encarga de sensibilizar a las personas sobre las políticas y el buen manejo del software.
Para esto, el Centro de Informática dispuso en su página de la intranet Entrenos un formato de solicitud de software, en el que se debe especificar el tipo de actividad que se va a desarrollar con esta herramienta, ya sea académica, investigativa, para apoyar un proceso administrativo o para consultoría.
De esta manera, se establece contacto con los proveedores autorizados por la casa matriz y se le da a conocer la información al usuario sobre el proceso con el que se debe ingresar la compra, ya sea por la aplicación Neón o por una solicitud de importación (cuando es el caso).
Luego de la autorización respectiva, el Departamento de Compras genera la orden. La licencia puede llegar entre uno y 30 días, dependiendo de la casa matriz.
“En esta nueva dinámica de trabajo, el Departamento de Compras inicia la compra solo cuando existe el visto bueno del Centro de Informática, dependencia que, por reglamento, autoriza la adquisición de software. Por eso nosotros hacemos la gestión de indagar sobre el uso y la necesidad del usuario para garantizarle a la Universidad que el software que está adquiriendo está dentro de la legalidad”, reitera Carlos.