• El Área de Comunicación Creativa y el Departamento de Compras comparten el proceso requerido por la Universidad para el diseño, producción y entrega de volantes, plegables, brochures, stickers y pendones, entre otros impresos.
• Para un proceso adecuado de una solicitud, que necesite cualquier dependencia de la Universidad, es importante tener en cuenta unos pasos sencillos, entre los que se encuentran el requerimiento de compra a través de la aplicación Neón.
Neón, la aplicación para realizar órdenes de compra en la Universidad, es una herramienta fundamental y necesaria cuando se requieren volantes, plegables, brochures, stickers, pendones, habladores, rompetráficos y otro tipo de piezas gráficas desde las distintas dependencias de la Institución.
Y es esencial porque si bien la solicitud de diseño la recibe el Área de Comunicación Creativa -adscrita el Departamento de Comunicación- a través de correo electrónico, el Departamento de Compras debe recibir la orden para que los diseños requeridos puedan hacerse efectivos en las piezas gráficas.
“Este es un proceso compartido entre ambas dependencias porque muchas veces la gente cree que desde Comunicación Creativa se manda a producir y no es así, por lo que es indispensable hacer el requerimiento por Neón, porque si no hay una orden de compra no se puede hacer el contacto con los proveedores y, por tanto, tampoco habrá producción de las piezas”, explica Paulina Vélez Jaramillo, coordinadora de Comunicación Creativa.
La solicitud
Eventos, información, divulgación, publicaciones e invitaciones son algunas de las actividades que requieren piezas gráficas para llegar, de manera efectiva, a los distintos públicos. Sin embargo, para que estas puedan imprimirse a tiempo se hace necesario una planeación y un proceso cuidadoso.
Por lo tanto, el Área de Comunicación Creativa realiza una serie de recomendaciones con el fin de que haya un adecuado proceso de solicitud para el diseño de piezas gráficas y su respectiva impresión.
Para empezar, las solicitudes de piezas gráficas se realizan por medio del formato ‘Orden para diseño de pieza gráfica’. Una vez es diligenciado, con los campos marcados con asterisco, debe enviarse por correo electrónico a
jgomez45@eafit.edu.co o a
area.diseno@eafit.edu.co. De esta forma se dará inicio al proceso.
El diseñador encargado se pondrá en contacto con el solicitante y enviará propuestas de diseño. Cuando la pieza sea aprobada por el solicitante, el diseñador enviará todas las características y la orden completamente diligenciada al auxiliar del Área de Comunicación Creativa.
Luego se mandará un correo electrónico con los artes, enlace, muestras y órdenes a Nathaly Ospina Giraldo, auxiliar de impresos del Departamento de Compras, con copia a quienes pidieron los diseños. Los solicitantes deben ingresar, inmediatamente, los requerimientos y preaprobarlos en Neón para poder iniciar el proceso de cotización y contacto con los proveedores (hasta que no se ingresen y preaprueben los requerimientos no se puede iniciar el proceso de compra).
Con el número del requerimiento se podrá tener razón sobre la compra. Todo el material es entregado en el almacén y se podrá tener mayor información sobre este tema en la extensión 9267.
Es importante tener en cuenta que, a partir del momento en que se ingresa la solicitud de compra, se inicia el proceso de cotización, el que tarda, por lo menos, tres días hábiles si no presenta ningún inconveniente. Después se hace el contacto con los proveedores y, posteriormente, se envía a producción.
Por lo tanto es indispensable realizar la solicitud con anticipación. Dicha solicitud debe ser realizada por quienes tiene acceso al centro de costo, pues son ellos quienes pueden ingresar a la aplicación Neón.
Cualquier duda relacionada con el ingreso a Neón pueden ser consultados con Nathaly Ospina en la extensión 9412.