• Todo el proceso de consultoría, desde el contacto inicial con el cliente hasta la finalización de los proyectos, es orientado por el equipo de trabajo del Centro para la Innovación, Consultoría y Empresarismo (Cice).
• El acompañamiento de esta dirección administrativa, que se brinda a los empleados docentes y administrativos, permite a la Universidad transferir sus capacidades al medio de manera más eficiente y eficaz.
Es claro. Los procesos de formulación, negociación y ejecución de proyectos de consultoría de la Universidad son liderados por el Centro para la Innovación, Consultoría y Empresarismo (Cice), dirección administrativa que canaliza y formaliza estas iniciativas, según las políticas institucionales.
Para esto, se cuenta con un equipo de trabajo que acompaña a los empleados docentes y administrativos desde el primer momento, es decir, desde que se da el contacto inicial con el cliente hasta el final del proyecto.
Y es que en la formulación es tan importante el contacto con el cliente como la respuesta a sus requerimientos. Por esto, luego de la reunión inicial y con el acompañamiento del equipo de Formulación, Negoción y Venta (FNV), se identifican sus necesidades, se define la pertinencia de la propuesta y esta se elabora en el formato establecido por la Universidad.
De manear posterior, el equipo del Cice realiza el presupuesto, según las políticas que establece la Institución y, finalmente, el FNV envía al cliente la propuesta (técnica y económica) del proyecto.
“Se estima la entrega para los ocho días hábiles siguientes a la identificación completa de la necesidad del cliente. Sin embargo, esto puede variar según la complejidad de cada iniciativa”, dice Adriana García Grasso, directora del Cice.
Un acompañamiento integral
La negociación consiste en hacer revisiones por parte del equipo FNV con el cliente, quienes, en conjunto, realizan los ajustes necesarios. Luego de la aprobación, lo que sigue es solicitar la realización del acuerdo de voluntades y llevar a cabo la negociación de los términos a través de esta Dirección, para proceder con la legalización y la ejecución del proyecto.
“El desarrollo de lo planteado debe oficializarse con una reunión de arranque para definir aspectos técnicos y administrativos, así como para presentar al equipo de trabajo”, comenta Adriana y enfatiza en que la ejecución técnica estará a cargo de los consultores y es responsabilidad del director de cada proyecto velar por el cumplimiento de los entregables a la entidad contratante.
Así mismo, a cargo de la ejecución financiera está un analista administrativo y financiero, quien lleva el control del cumplimiento presupuestal y responde por la presentación de los informes financieros. Para esto cuenta con el apoyo logístico de un asistente.
“Todos, desde su área específica, deben velar porque el objeto del contrato se cumpla, así como por el respeto a las políticas institucionales en cada uno de los pasos”, explica Adriana.
Cuando se ha cumplido con el objeto de la iniciativa, acorde con lo estipulado en la propuesta y en el acuerdo de voluntades y además la entidad contratante está a paz y salvo con la Institución, se procede al cierre o liquidación que, según el caso, incluye, entre otros documentos, acta de cierre, certificado de experiencia y evaluación final en los formatos establecidos.
Para Adriana este acompañamiento, de inicio a fin, es el reflejo de varios años de trabajo y aprendizaje, pero, más allá de esto, destaca que “una de las grandes ventajas es que nos ha permitido hacer sinergias entre las diferentes áreas de la Universidad, logrando llevar al medio las capacidades de EAFIT de manera eficiente y efectiva”.