• Los contratos o convenios en los que la Universidad percibe un ingreso por prestar un servicio deben canalizarse a través de las direcciones de Investigación y Docencia; Idiomas; Educación Continua; y Centro para la Innovación, Consultoría y Empresarismo (Cice), según sea el caso.
• Estas dependencias de EAFIT son las que cuentan con los lineamientos establecidos para la formalización de estos compromisos institucionales en los que esté involucrada cualquier área. Los contratos con terceros se seguirán manejando de igual manera.
La academia se involucra cada vez más en las transformaciones del entorno. Para esto pone su conocimiento al servicio de entidades del Estado o de empresas relacionadas con su área de desarrollo, con fines de intercambio de saber y de proyección que, a su vez, sugieren la firma de compromisos de ambas partes.
Por esto, antes de que se materialicen ideas o proyectos de las diferentes dependencias de la Universidad, es necesario contar con la orientación, según sea la necesidad, de las direcciones de Investigación y Docencia; Idiomas; Educación Continua; y Centro para la Innovación, Consultoría y Empresarismo (Cice).
Estas unidades institucionales, en función de su quehacer, tienen la claridad y los lineamientos para tomar las decisiones relacionadas con la contratación de EAFIT con compañías del sector público y privado.
Sin embargo, los contratos estrictamente académicos y aquellos en los que la Universidad contrata a un tercero para beneficiarse de un servicio se seguirán manejando como se ha hecho hasta el momento.
Así lo explica Adriana García Grasso, directora del Cice. “Hay asuntos como procedimientos, tarifas, presupuestos, fechas de entrega y alcances de los servicios o proyectos, entre otros criterios, que deben estar unificados de acuerdo con las políticas institucionales que se han establecido para este tipo de relaciones”.
La directiva señala que este acompañamiento por parte de las cuatro direcciones le permite a la Universidad administrar y responder mejor en estas negociaciones, y minimiza algunos de los riesgos que implica la firma de contratos o convenios.
“Muchas actividades que ejecuta la Institución tienen sus riesgos y más si estas implican un compromiso institucional ante un ente externo. Por ejemplo, la contratación con el Estado ha venido en aumento y esta, al tratarse del manejo de recursos públicos, debe ser ejecutada de una forma impecable”, dice.
Los factores que están en juego
En este sentido, cuando se firma un contrato por la prestación de un servicio o por el desarrollo de un proyecto existen cuatro asuntos que, según Adriana, son de especial manejo para que el resultado sea un éxito.
Uno de estos es el factor técnico que corresponde a la prestación del servicio como tal y, para esto, cada área académica posee el conocimiento y el recurso humano idóneo.
Juan Guillermo Arango Vásquez, director de Idiomas, indica que para el caso de su unidad, por ejemplo, puede ser común que los departamentos académicos tengan como iniciativa asesorar, dictar cursos de idiomas u ofrecer servicios de traducción a otras instituciones o compañías, porque es propio de su hacer.
Sin embargo recomienda, antes de comenzar a desarrollar estas acciones, consultarlo con su dependencia. “No es muy común, pero en la actualidad el tema del bilingüismo está tomando fuerza por lo que no sobra hacer la recomendación”.
En la misma línea de las direcciones de Idiomas, la de Educación Continua y la de Investigación y Docencia, que también deben estar al tanto de los procesos que les compete.
Además, hay otros tres factores importantes que acompañan la transferencia de ese conocimiento: la labor administrativa y financiera, el manejo legal y las relaciones públicas asociadas al proceso.
“Hay que combinar los tres muy bien y, para eso, cada dirección tiene una plataforma de gestión que permite el desarrollo de las relaciones de la Institución con las entidades externas (públicas y privadas)”, apunta la directora del Cice.
Así, todas las escuelas, departamentos, áreas académicas, centros de estudios, áreas administrativas y, en general, la comunidad universitaria, deben recurrir a dichas direcciones como los canales donde se centralizarán y se canalizarán los procesos de negociación.
“Si algún área de la Universidad tiene dudas sobre la aplicación de esta medida, estamos dispuestos a orientarlas al respecto”, concluye Adriana.