El Departamento de Costos y Presupuestos, como área de apoyo, tiene como objeto Planear las finanzas de corto y largo plazo de la Universidad, basados en las variables macroeconómicas del país, los objetivos definidos en el Itinerario 2030, y sus Bitácoras, en las estadísticas de la Universidad y del sector, y en las premisas de crecimiento, velando porque las metas de ingresos y gastos que se presentan anualmente, se ajusten a las necesidades de crecimiento y a la realidad Institucional, haciendo el seguimiento y control al cumplimiento de las mismas, para evaluar resultados que sirvan de apoyo a la toma de decisiones de las instancias directivas, conducentes al fortalecimiento del patrimonio institucional.
Contacto: presupuestos@eafit.edu.co.
Consiste en llevar a pesos, el Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad y actualizarlo anualmente.Contacto: Catalina Gutiérrez Moscoso cgutie33@eafit.edu.co
Consiste en:
Hacer seguimiento a la ejecución de proyectos de investigación, conciliación de cuentas y elaboración de informes financieros para Colciencias, tanto los informes parciales de avance, como los definitivos que son un requisito para el cierre y liquidación de cada proyecto. Contacto: Sandra Liliana Valderrama Bermúdez svalder1@eafit.edu.co, quien apoya a cada investigador principal del proyecto, que aparece como responsable ante Colciencias.
Hacer seguimiento a la ejecución presupuestal y liquidación de programas de posgrado en convenio con otras Universidades (Contacto: Sandra Liliana Valderrama Bermúdez svalder1@eafit.edu.co ) Esta actividad va desde la revisión y visto bueno del clausulado del convenio relacionado con los aspectos presupuestales y financieros hasta la liquidación y cierre de cada cohorte que se gradúa.
Hacer seguimiento a la ejecución presupuestal de programas de Educación para toda la Vida en convenio con otras universidades o con empresas (Contacto: Catalina Gutiérrez Moscoso cgutie33@eafit.edu.co). Este servicio es coordinado entre la Dirección de Educación para toda la Vida y Costos y Presupuestos.
Cada que se va a abrir un nuevo programa académico de pregrado o posgrado, o se va a llegar a una nueva región con un programa existente, es necesario elaborar el presupuesto de operación y hacer la evaluación financiera del proyecto, como un requisito previo a la presentación ante los Consejos Académico, Directivo y Superior, y una vez aprobado por estas instancias, también es necesario presentarlo como un requisito para solicitar la resolución de aprobación ante el MEN.
Para llevar a cabo esta actividad, el coordinador académico, debe entregar a Fabio Betancur Ramirez, correo: fbetancu@eafit.edu.co, encargado de este proceso, la estructura o malla curricular del programa, el número de docentes que requiere, el nivel de formación de los docentes, el número de viajes, cuando aplica, y demás recursos que requiere el programa para ofrecerse. Esto con el fin de elaborar un pre-supuesto, claro y cercano a la realidad.
Hace referencia al análisis de costos para la toma de decisiones, por ejemplo: El análisis de la viabilidad financiera para la operación del Centro de Acondicionamiento VIVO, simulando varios escenarios o el análisis de rentabilidad de una unidad de servicios existente, como Sol y Melón, o la Tienda Institucional, entre otros. Contacto: Gabriel Jaime Ortiz gortizma@eafit.edu.co.
Evaluación financiera de proyectos específicos. Por ejemplo construcción de una torre de parqueaderos.Contacto: Fabio Betancur Ramirez fbetancu@eafit.edu.co
Consiste en identificar no solo el nivel de cumplimiento de una meta tanto de ingresos como de gastos para un periodo dado, como en identificar los eventuales desfases ocasionados por ejecuciones sin presupuesto, a fin de sanearlos mediante traslados de presupuesto, coordinados con el responsable del centro de costos. En esta actividad también se hacen análisis de las causas que explican el nivel de cumplimiento de una meta, cuando es el caso, así como el análisis de las variaciones observadas en los distintos periodos. Contacto: presupuestos@eafit.edu.co
Es una metodología que asigna recursos a los productos y/o servicios con base en el consumo de actividades, ya que son estas las que consumen los recursos de la Institución y son los objetos de costos los que requieren de las actividades para su realización.El sistema de costos de la Universidad Eafit permite costear, cualquier elemento susceptible de asignación de costos, tales como un área, una dependencia académica, una dependencia administrativa, una actividad, un proceso o un servicio. La universidad EAFIT ha definido como objeto de costos: cada pregrado, posgrado, las asesorías, los cursos de las direcciones de Educación Continua e Idiomas, entre otros.Contacto: Gabriel Jaime Ortiz gortizma@eafit.edu.co El sistema ABC, permite hacer análisis de Indicadores relacionados con el margen de contribución de los objetos de costos.
Son herramientas para flexibilizar el presupuesto y aplican así:
Adiciones: esta figura presupuestal permite a un responsable de un centro de costos, solicitar una adición al presupuesto de gastos de la dependencia, siempre y cuando se tengan ingresos adicionales a los presupuestados, o se haya superado la meta de ingresos inicialmente aprobada. Persona contacto: Fabio Betancur Ramirez correo: fbetancu@eafit.edu.co
Traslados presupuestales: cuando haya un cambio en el plan operativo, o surja una situación imprevista y urgente, el responsable del centro de costos puede pedir al Departamento de Costos y Presupuestos, un traslado presupuestal, para cambiar la destinación a una cuenta. Esto solo aplica en las cuentas que no han sido definidas por la Universidad como cuentas con destinación específica, Adiciones y traslados presupuestales. Consultar listado en la web. Contacto: Beatriz Castrillón Acevedo y Jessica Higuita Diaz. Las solicitudes se envían al correo: presupuestos@eafit.edu.co.
Administración de los precios de los programas académicos y demás derechos pecuniarios, así como la definición de otras tarifas: la administración de los precios es una actividad que va desde la publicación en la Web de los valores matrícula por programa, hasta la conversión de dichos valores a Unidades de cobro por materia, que para el caso de EAFIT, se llama UME (Unidad de matrícula EAFIT) y la parametrización en AYRE (Sistema de Admisiones y Registro) del valor UME, así como de la asignación del número de UMES por materia. El Departamento de Costos y Presupuesto fija el precio del programa, la persona encargada de esto es Laura Palacio Duque lpalaciod@eafit.edu.co y la persona encargada de la parametrización de las tarifas en AYRE es Catalina Gutiérrez Moscoso cgutie33@eafit.edu.co.
Definición de otras tarifas: específicamente se definen las tarifas que se deben cobrar a externos por la utilización de algunos servicios, como uso de aulas y auditorios.