GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 027
FECHA: 10 de septiembre de 2018
HORA: 9:30 a 12:00 horas
LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Ospina Jefe Biblioteca
Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador de Gestión Tecnológica y Proyectos
Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Gestión Servicios al Público
Claudia Vélez Pereira Asistente de Gestión de Competencias Informacionales
Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora
Maria Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión Recursos de Información
AUSENTES:
INVITADOS: Jonatan Cardona, Profesional analista Gestión Tecnológica y Proyectos
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
- Aprobación del acta anterior y revisión de compromisos
- Gestión del cambio - nuevo sistema de seguridad
- Plan de acción 2018
- Generalidades
DESARROLLO:
1. Se aprobó el acta 026 del año 2018 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| Elaborar documento con políticas de permisos y licencias para el personal | Grupo Primario | En proceso | |
| Hacer revisión de la Hemeroteca para enviar a bodega solo lo fundamental | Lina Tejada | En proceso | |
| Ir pensando el plan de acción para el 2019. | Grupo Primario | En proceso | Plazo para enviarlo antes del 18 de septiembre |
| Enviar comunicado donde se informe al personal de la Biblioteca las nuevas políticas para recibir trabajos de grado | Luz Damary Gómez | En proceso | |
| Enviar el resumen del Comité de Emergencias | Ana María Vélez | En proceso | |
| Enviar agenda de visitas de Escolme y Corporación Universitaria Americana | Claudia Vélez | Cumplida | |
| Enviar correo a Planta física para consultar quien en la Universidad puede recibir como reciclaje material que se va a descartar | María Isabel Duarte | Cumplida | |
| Invitar al personal de Monitoreo a la reunión informativa de 12 de septiembre sobre el proyecto de seguridad | Walter Blandón | Cumplida | |
| Diseñar placa para la donación del escáner especial por parte del Grupo Celsia | María Isabel Duarte Damary Gómez | En proceso | |
| Hablar con el rector y Comunicaciones para consultar qué se quiere en el acto de entrega del escáner especial | Patricia Ospina | Cumplida | Cita para el 17 de septiembre |
| Enviar formato para la recolección de información de contenidos que harán parte en la actualización del portal web de la Biblioteca | Damary Gómez | Cumplida | |
| Identificar, hasta segundo nivel, contenidos que harán parte en la actualización del portal web de la Biblioteca | Grupo primario | En proceso | |
| Organizar junto con Centro de Estudios Asia Pacífico evento de donación de material por parte de la Embajada de la República de Corea (25 de septiembre) | Damary Gómez
Lina Tejada | Cumplida | |
| Consultar con el Departamento de Comunicaciones la información correspondiente a la visita de la Embajada de la República de Corea (25 de septiembre) | Damary Gómez | Cumplida | |
| Gestionar prueba del servicio "Pasa la página" ofrecido por Infoestratégica | Lina Tejada | Cumplida | |
2. Gestión del cambio - nuevo sistema de seguridad
Walter Blandón y Jonatan Cardona realizan la presentación de sensibilización sobre el plan de gestión del cambio del nuevo sistema de seguridad donde se da a conocer de manera general el avance del proyecto y su posible incidencia para el personal de la Biblioteca y los servicios que presta de cara al usuario. La implementación del sistema la realizará la empresa SAG Servicios de Ingeniería.
3. Plan de acción 2018
Se completó la revisión de los avances del Plan de acción 2018 con las actividades de Ana María Vélez y Damary Gómez.
4. Generalidades
Claudia Vélez
Informa que el CEC ya tiene la publicidad del curso virtual "Gestión de la información" está pendiente la divulgación del mismo por los canales normales de la Universidad y las redes sociales.
Informa que el próximo 27 de septiembre se realizará capacitación de IEEExplore y el descubridor EDS. Ambas las dictará el proveedor (EBSCO) y se realizará en la sala de formación de usuarios.
Informa que el viernes 7 de septiembre se reunió con Proyecto 50 y el docente Juan Carlos Díaz para el diseño de la capacitación sobre los casos empresariales. Se propuso que esta actividad se realice en dos sesiones; la primera teórica y la segunda práctica en clase. Como fecha para esta capacitación se propuso el 10 y el 14 de octubre del presente año. También participaron de la reunión Leonardo Valencia por parte de la Biblioteca y Mónica María Zuluaga en representación del Centro de Excelencia Académica.
Ana María Vélez
Informa que el viernes 7 de septiembre se reunió con Admisiones y Registro para aclarar inquietudes acerca del procedimiento de expedición de paz y salvos por parte de la Biblioteca. Se define que Sandra Hoyos y Patricia Rendón serán los contactos de la Biblioteca ante Admisiones y Registro para este procedimiento. La Biblioteca tendrá tres (3) días más en el sistema AYRE, sobre la fecha definida por Admisiones y Registro, para reportar el paz y salvo. Adicionalmente se hará una actualización en la circular que Admisiones y Registro envía a los estudiantes próximos a graduarse con la Información de la Biblioteca. También se define que una semana antes de la fecha estipulada por Admisiones y Registro, la Biblioteca generará un listado de multas pendientes con el fin enviárselo al Call Center de la Universidad y que desde allí se comuniquen vía telefónica con los usuarios morosos.
Comenta que la salida de integración al final del año del personal de la Biblioteca debe concretarse lo más pronto posible con el fin de poder separar la finca.
Walter Blandón
Informa que el viernes 7 de septiembre recibió a Jeisson Hernández, representante de la empresa Janium, quien lo visitó para ofrecer sus productos, entre ellos el ILS "Janium Online", y ponerse a disposición de la Biblioteca en lo que se requiera.
Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)
| Actividad | Responsable(s) | Fecha realización |
Elaborar documento con políticas de permisos y licencias para el personal | Grupo Primario | |
| Hacer revisión de la Hemeroteca para enviar a bodega solo lo fundamental | Lina Tejada | |
| Ir pensando el plan de acción para el 2019. | Grupo Primario | Plazo para enviarlo antes del 18 de septiembre |
| Enviar comunicado donde se informe al personal de la Biblioteca las nuevas políticas para recibir trabajos de grado | Luz Damary Gómez | |
| Enviar el resumen del Comité de Emergencias | Ana María Vélez | Programar cita con Catalina Suarez |
| Diseñar placa para la donación del escáner especial por parte del Grupo Celsia | María Isabel Duarte
Damary Gómez | |
| Identificar, hasta segundo nivel, contenidos que harán parte en la actualización del portal web de la Biblioteca | Grupo Primario | Hasta 18 de septiembre |
| Buscar la resolución o acta donde se toca el tema de descarte para el material bibliográfico. | María Isabel Duarte | |
| Solicitar a EBSCO listado con los perfiles de usuarios registrados en el descubridor EDS. | Walter Blandón | |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el martes 25 de septiembre de 2018 a las 09:30 a.m.
Temas
Aprobación del acta y revisión de compromisos
Presentación plantilla para tesis (Felipe Atehortua)
Plan de acción 2019
Generalidades
Gloria Patricia Ospina Ospina Carlos Walter Blandón Álvarez
Jefe Biblioteca Coordinador Gestión Tecnológica Secretario del Grupo Primario
Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Servicios al Público | Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión de Recursos de Información |
María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala Patrimonio Documental | Claudia Vélez Pereira Asistente de Gestión de Competencias Informacionales |
Luz Damary Gómez Orozco Comunicadora | |