GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV
ACTA No. 018
FECHA: 15 de julio de 2019
HORA: 10:00 a 12:00 horas
LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones
ASISTENTES:
Gloria Patricia Ospina Jefe Biblioteca
Ana María Vélez Coordinadora Gestión Servicios al Público
María Isabel Duarte Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Damary Gómez Comunicadora
Lina María Tejada Coordinadora Gestión Recursos de Información
Walter Blandón Coordinador Gestión Tecnológica
Claudia Vélez Pereira Líder Programa en Competencias Informacionales
AUSENTES:
INVITADOS: Juan Carlos Cardona
ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:
1. Compromisos
2. Juan Carlos Cardona – simulacro
3. Festival de Letras – Nexos
4. Presupuesto 2020
5. Generalidades
a. Walter
DESARROLLO:
- Se aprobó el acta 017 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.
| Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| Revisar la tabla de retención documental. | Comité primario | En proceso | Fecha límite de revisión 23/07/2019 |
| Programar capacitación de la aplicación Project para la gestión de tiempos del personal de la biblioteca | Walter Blandón | Pendiente | |
| Revisión de la herramienta U-Planner para la gestión de las bibliografías básicas y la integración con SINBAD | Walter Blandón
Lina Tejada
Claudia Vélez
Patricia Ospina | Pendiente | Están esperando reunión porque Diego Leal la canceló. |
| Enviar al grupo primario el formato para realizar la actualización de las actividades y avances de la Bitácora 2019 | Patricia Ospina | Cumplido | Fecha límite de envío a la Vicerrectoría 15/07/2019 |
| Actualizar los porcentajes de cumplimiento de la Bitácora 2019 | Comité primario | Cumplido | Fecha límite 5/07/2019 |
2. Nuevo entrenamiento de coordinadores de evacuación
Juan Carlos Cardona asistió a la capacitación de los coordinadores de evacuación de cada área de la Universidad, programada por Salud Ocupacional. Informa que ellos deberán hacer simulacro de evacuación en el edificio con el objetivo de aplicar el entrenamiento, mirar si hay falencias y generar consciencia en los usuarios.
Para esto, se reunirán los coordinadores de evacuación y los brigadistas de la Biblioteca. Allí deberán definir las fechas, puede ser en octubre como fecha tentativa.
Adicionalmente, informa que se prohibieron las capacitaciones con extintores debido a que contaminan altamente al medio ambiente.
3. Festival letras
Este se realizará el 30 y 31 de julio y el 1 de agosto en la Plazoleta del Estudiante de 2:00 p.m. a 4:20 p.m. Allí acompañaremos con la Bibliobici estos días y llevaremos actividades y premios.
4. Presupuesto 2020
DIAF pidió hacer un primer ejercicio para adelantar proceso de presupuesto. Patricia Ospina mostró cómo se va plantear el presupuesto según gastos de año presente con subida del 3.5 de inflación y dólar a 3.300. Con la base de datos Safari pasaremos de tener 50 títulos a ilimitado con determinadas bases de datos ya había compromisos establecidos pagos, pero se basó en el que tenemos este año con un incremento del 6% en BD Dólares. Después de revisar el presupuesto de este año se debe pedir revisión a la financiera para validar los datos porque hay 226.85.325 en desfase.
3. Generalidades
Walter Blandón
Informó que se reunió con Ernesto Garnica y Diana Ramirez, de la Dirección de Informática y esta última líder del Proyecto IRIS. Hablaron sobre tema gestión de software y mantenimiento. Se va hacer inventario de aplicaciones y servicios para quien hace soporte de implementación con el fin de incluir a Brayan Correa, técnico de la Biblioteca, en atención de Biblioteca y bloques cercanos. El jueves 25 de julio tiene reunión con Diana para presentar avance del proyecto.
También comenta que estuvo en la presentación del producto Bluecloud/Symphony de servicios para bibliotecas del proveedor Sirsi Dynix. Lo tienen varias bibliotecas en el país. Ellos había el año pasado la cotización y el costo era de 70.000 dólares el valor de la implementación el primer año y 40.000 cada año por soporte y es en español. Esta herramienta se integra con el EDS de EBSCO en cuanto a recursos electrónicos y de esta manera ellos traerían la información a su OPAC. Han trabajado con 3M Biblioteca en temas de radiofrecuencia y con PeopleSoft de Oracle en desarrollo de aplicaciones.
Finalmente, informa que la semana pasada Brayan y Edwin revisaron la Sala de aprendizaje Activo, específicamente las salas de estudio en grupo. Encontraron que hay puertos HDMI malos por lo cual preguntaron a John Jairo, de Admisiones y Registro para ver si nos ayudan con el mantenimiento de estos. Igualmente, informa que dejaron las salas funcionales para los usuarios.
Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)
| Actividad | Responsable(s) | Cumplimiento | Observaciones |
| Revisar la tabla de retención documental. | Comité primario | | Fecha límite de revisión 23/07/2019 |
| Escribir a Seguridad y Salud en el Trabajo para consultar el funcionamiento actual de los radios para la brigada de emergencias y los coordinadores de evacuación. | Walter Blandón | | |
| Escribirle a Alejandro Gil para U-Planner | Lina Tejada
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| Enviar información para apoyar con Festival de Letras – Horario y fechas. | Maria Isabel Duarte Ana María Velez | | |
| Enviar a grupo primario el archivo para medición de tiempos en horas compromiso | Walter Blandón | | |
Revisar el presupuesto que está en amarillo para completarlo y revisar lo que haga falta. Enviarle a Walter los programas de computadores que se necesitan para el año entrante. | Grupo Primario | | |
| Pedir a Paulina presupuesto de señalización Biblioteca y por cuál cuenta sale. | Damary Gómez | | |
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará 29 el de julio de 2019 a las 10:00 a.m., sala de reuniones, primer piso, Biblioteca.
Temas:
Entrega de observaciones de tablas de retención documental
Consorcio Nacional
Generalidades
Compromisos
Gloria Patricia Ospina Ospina Luz Damary Gómez Orozco
Jefe Biblioteca Comunicadora
Secretaria Grupo Primario
Lina María Tejada Escobar Coordinadora Gestión de Recursos de Información | María Isabel Duarte Gandica Coordinadora Sala de Patrimonio Documental |
Ana María Vélez Trujillo Coordinadora Servicios al Público | Carlos Walter Blandón Álvarez Coordinador Gestión Tecnológica |
Claudia Vélez Pereira
Líder de Formación en Competencias Informacionales | |