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GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV

ACTA No. 015

FECHA:  26 de junio de 2019

HORA: 08:00 a 11:30 horas

LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones

ASISTENTES:

Gloria Patricia Ospina                        Jefe Biblioteca
Ana María Vélez                                Coordinadora Gestión Servicios al Público
María Isabel Duarte                          Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Damary Gómez                                  Comunicadora

Lina María Tejada                              Coordinadora Gestión Recursos de Información

Walter Blandón                                  Coordinador Gestión Tecnológica

AUSENTES: Claudia Vélez

INVITADOS: Dpto. de Desarrollo de Empleados

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:

1.    Revisión de compromisos

2.    Revisión Bitácora 2019

3.    Presentación proyecto Teletrabajo Universidad EAFIT

4.    Generalidades

DESARROLLO:  

1.    Se aprobó el acta 014 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

2.    Revisión Bitácora 2019

 

Patricia informa que hasta el 15 de julio es el plazo para enviar a la Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación el informe de avance de la Bitácora 2019 de la Biblioteca. Antes de esta fecha, enviará el formato al grupo primario para realizar la actualización de las actividades. Para las que tengan cumplimiento del 100% se debe enviar las respectivas evidencias. El grupo primario tendrá plazo hasta el 5 de julio para diligenciar la actualización de la Bitácora.

 

3.    Presentación proyecto Teletrabajo Universidad EAFIT

 

El Dpto. de Desarrollo de Empleados presentó ante el grupo primario el proyecto de teletrabajo de la Universidad EAFIT como modalidad flexible de trabajo. Las condiciones para aplicar son las siguientes:

 

• Dirigido inicialmente a empleados administrativos de planta.
• Modalidad: Suplementario (dos días a la semana desde la casa).
• Antigüedad mínima de un año en el cargo.
• Nivel de desempeño superior al 80% en la última evaluación de desempeño.
• Establecer indicadores de seguimiento para el teletrabajador por parte del jefe.
• Internet requerido de mínimo 10 MG.
• Tiempo mínimo de permanencia en la modalidad de seis meses.

Se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones para la identificación y selección de los teletrabajadores:

• Definición, en conjunto con el jefe, de los cargos susceptibles de teletrabajar e indicadores de resultados.
• Proceso de selección y valoración de competencias para el teletrabajo y revisión de condiciones de seguridad y salud en el trabajo (antigüedad, resultados evaluación del desempeño, apertura tecnológica, entorno familiar).
• Informe de selección donde se valoran las competencias, se define el grado de ajuste del candidato, las condiciones familiares y de vivienda, y se emite un concepto final.  Así mismo, se registrarán las condiciones de vulnerabilidad evidenciadas durante el proceso para operar bajo la modalidad de Teletrabajo.
• Análisis de informe para definición de teletrabajadores.
• Firma del acuerdo de teletrabajo (Duración, lugar de trabajo, jornada del empleado, obligaciones del teletrabajador, costos, equipos informáticos, seguridad informática, medidas de seguridad y prevención de riesgos, control y supervisión, propiedad intelectual, confidencialidad, reversibilidad)
• Capacitación en el uso de tecnologías para el teletrabajo de manera general para los teletrabajadores, jefes y equipos de trabajo.
• Adecuación de espacio en la vivienda de teletrabajador: Escritorio, silla, portátil y aquellos otros elementos que requiere para el desempeño de sus actividades.
•  Auxilio económico (costo de energía e internet).
• Reporte a la ARL de los empleados que adoptan la modalidad de teletrabajo.
• Seguimiento y acompañamiento a teletrabajadores por parte de Desarrollo de empleados.

Junto con el Dpto. de Desarrollo de Empleados se identificarán los perfiles del personal de la Biblioteca que puedan optar por este nuevo beneficio.

4.    Generalidades

Damary Gómez

Informa sobre el avance del nuevo plan de comunicaciones de la Biblioteca. Se enviará al personal una encuesta con el fin de indagar sobre la cultura organizacional al interior de la Biblioteca.

Informa que el nuevo home del portal web de la Biblioteca no pudo salir el 26 de junio como estaba programado. Para su lanzamiento se debe identificar los metadatos específicos de la Biblioteca en la agenda. Mientras tanto se pondrá una imagen estática con las actividades del mes correspondiente.

Ana María Vélez

Informa que el outsoucing de copiado Portafolio dispondrá un escáner en la Biblioteca con el fin de ofrecer a los usuarios el servicio de digitalización de material. La impresión de los documentos digitalizados se realizará en los puntos de servicio de Portafolio ubicados en los diferentes bloques de la Universidad. Por parte de la Biblioteca se debe definir el espacio donde se ubicará el escáner; si en el tercer piso ala occidental (donde funcionaba la fotocopiadora) o en el segundo piso ala oriental.

Informa de los cambios que tendrá el horario de servicios y del personal de la Biblioteca a partir del 15 de julio:

• Nuevo horario de apertura, lunes a viernes desde las 6:00 AM. Solo se habilitará el acceso de usuarios en el piso 2 hasta las 7:00 AM y después el resto de la Biblioteca. Tres auxiliares iniciarán labores desde las 6:00 AM y terminan su jornada a las 4:00 PM
• Reajuste en la jornada de trabajo tarde-noche. El personal inicia labores a partir de las 11:30 AM y terminan su jornada a las 9:00 PM.

Informa sobre la participación de la Biblioteca en el evento GruExCol, organizado por la empresa PorQuest-ExLibris y que se llevó a cabo entre el 20 y 21 de junio en las instalaciones de la Universidad Santo Tomás de Medellín. En dicha reunión se dieron a conocer los diferentes productos de esta empresa y se presentaron experiencias y buenas prácticas de las instituciones que los utilizan.

María Isabel Duarte

Informa que cambia su horario laboral para el tercer trimestre del año de 8:00 AM a 6:00 PM.

Informa de un daño en las cámaras de seguridad de la bóveda de piso 5, afectadas por la caída de un rayo en las inmediaciones del campus. El Dpto de Planta Física ya tiene conocimiento del tema.

Walter Blandón

Informa que el pasado 26 de junio tuvo reunión con el Dpto de Soluciones de Software donde se conocieron los nuevos lineamientos para la presentación de proyectos tecnológicos a la Dirección de Informática. De igual forma se aprovechó la reunión para presentar la propuesta del cambio en el sistema de información de la Biblioteca y los avances que el equipo de Gestión Tecnológica ha venido realizando.

Comenta sobre el reclamo presentado por algunos investigadores a la Dirección de Informática sobre la no renovación de la licencia del software EndNote (versión escritorio). Desde la Biblioteca se da respuesta y justificación sobre el cambio hacia el software Mendeley y envía propuesta comercial de la empresa Clarivate sobre la suscripción de EndNote X9.

Informa sobre la invitación de EBSCO a participar en el desarrollo e implementación temprana del sistema FOLIO en Colombia, en conjunto con otras tres universidades del país y que sería la prueba piloto de la experiencia para Latinoamérica. Para la fase inicial se requiere la vinculación de personal de la biblioteca de diferentes áreas con el fin de conformar grupos de trabajo para conceptualizar y unificar los procesos que se implementarían en FOLIO. Desde las coordinaciones de Gestión de Recursos de Información y Servicios al Público se seleccionarán las personas a vincularse en esta primera fase, previa consulta al proveedor sobre más detalle en los tiempos de participación en el proyecto.

Lina Tejada

Informa que en las reuniones del equipo de trabajo de la Coordinación Gestión de Recursos de Información se realizarán presentaciones de los procedimientos y tareas que cada analista y auxiliar desempeña en su rutina de trabajo. Esto se realiza con el fin que cada miembro del equipo conozca en detalle las actividades de sus compañeros y poder apoyar en un futuro cualquier tipo de improviso.

Patricia Ospina

Informa que para las próximas renovaciones de las bases de datos bibliográficas será necesario adjuntar en la aplicación CRONOS para cada solicitud la respectiva justificación y soportes como por ejemplo estadísticas de uso.

Informa sobre el uso de las instalaciones de la Biblioteca (segundo piso oriental y torre técnica) para la realización de la hackathon nacional "Un Llamado por Colombia" entre los días 3 y 4 de julio. La hackathon será un espacio de colaboración y contribución en donde 100 personas entre emprendedores, programadores, estudiantes y académicos del país, trabajarán unidos más de 30 horas continuas para resolver retos en torno a la gestión de riesgo de desastres y la atención de salud y bienestar de las comunidades afectadas por desastres naturales. Se contará con la presencia de 80 mentores en diferentes áreas temáticas tales como, tecnología, gestión del riesgo, salud, innovación y negocios. Estos mentores estarán guiando el trabajo de los participantes desde sus diferentes especialidades.

Informa el cambio de fecha para la jornada de capacitación del personal de la Biblioteca.  Se realizará el jueves 11 de julio de 8:00 AM a 4:00 PM.

Informa sobre algunas de las actividades académicas en las que ha participado en 2019. La documentación de dichas participaciones se encuentra en el servidor Panacea (ruta GESTIÓN POR PROCESOS\Contexto\ANALISIS DEL ENTORNO_DOCUMENTOS) como fuente de información y referencia documental.

Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 2 de julio de 2019 a las 8:00 AM, sala de reuniones, primer piso, Biblioteca.

Temas:
Compromisos
Informe Emilse Vera sobre visitas en Bogotá
Generalidades

Gloria Patricia Ospina Ospina                       Carlos Walter Blandón Álvarez
Jefe Biblioteca                                                  Coordinador Gestión Tecnológica
                                                                                Secretario Grupo Primario