Por estos días, si pasamos por el primer piso del bloque 29, podremos ver có​mo están desmontando, poco a poco, los letreros que nos indicaban que habíamos ingresado a Admisiones y Registro. Se trata de un proceso que se está realizando con el objetivo de que estos espacios sean coherentes con una decisión institucional de 2023: el cambio de nombre de la unidad, que ahora se llama Registro Académico.

La nueva denominación se da después de que, en el interior de la Dirección de Gestión Académica, se hicieran algunos movimientos. Una de estas trasformaciones fue la separación del área de Espacios de Aprendizaje, que pasó a depender directamente de la Dirección por ser un proceso transversal a muchas instancias de la Universidad, y el traslado de los temas de admisiones, que quedaron bajo el área de Atracción y Activación.

“De esta manera, una vez Atracción y Activación recibió las admisiones e inscripciones de los estudiantes nuevos, nosotros pasamos a liderar los procesos de registro y control. Sin embargo, eso no significa que no tendremos nada que ver entre sí o que no trabajaremos de la mano, al contrario, continuaremos apoyándonos mutuamente, pues estaremos acompañando los reingresos y los reintegros”,​ comenta Carlos Esteban Duque Bolívar, coordinador de Operaciones de Registro Académico.

Un total de 32 personas hacen parte, en la actualidad, de este equipo de trabajo, que está liderado por Maribel Bayer Mejía -quien también está como encargada de la Dirección de Gestión Académica- e integrado por las coordinaciones de Operaciones y de Procesos Académicos. 

La primera, la coordinación de Operaciones, tiene a su cargo los asuntos de inscripción, admisión y matrícula de estudiantes antiguos, turnos para matrícula, matrículas de estudiantes nuevos de posgrado, pruebas Saber PRO, balance, intersemestrales, atención en taquillas, certificados, homologaciones, gestión de solicitudes en Onbase, notas, PQRS, bajas, cancelaciones, suspensiones, reajustes, comisión de casos ante el Consejo Académico y grados.

La segunda, la de Procesos Académicos, se encarga de la programación académica, las matrículas de estudiantes de pregrado, las reformas e implementación de nuevos programas, la creación de nuevas asignaturas, la modificación de pre y correquisitos, la gestión de cupos de asignaturas en matrículas, las pruebas diagnósticas, el registro de materias, el calendario académico y la modificación de planes académicos, entre otras. 

 “Sentimos que, después de los cambios en la Dirección de Gestión Académica, transformar nuestro nombre era un paso coherente con el rol que tenemos en la Universidad. Ahora estamos compartiendo esta noticia con los profesores y colaboradores, y socializando el cambio de nombre en todas las reuniones que tenemos con otras unidades. La idea es que este se instale en la comunidad”, puntualiza Carlos Esteban.

Algunos de los 12 colaboradores de este equipo

Más de 148 espacios, entre aulas, auditorios y salas de cómputo de la U, así como todos los equipos tecnológicos y dotaciones con las que cuentan, son gestionados todos los días por los 12 colaboradores que hacen parte del equipo Espacios de Aprendizaje, adscrito a la Dirección de Gestión Académica. 

Se trata de una unidad que muchos eafitenses conocíamos como Logística de Aulas y Equipos pero que, a partir de este año, cambió su nombre para estar más acorde con su rol, que es el de “gestionar la asignación y soporte de los espacios de aprendizaje y el manejo de los equipos audiovisuales para facilitar la experiencia de aprendizaje de la comunidad universitaria”.

Así lo expresa John Jairo Londoño Mesa, coordinador de esta unidad, y quien afirma que se trata de una denominación con la que se sienten más identificados, pues engloba de manera integral todo su quehacer. “Primero, porque no nos limitamos únicamente a manejar espacios y equipos, sino que brindamos un apoyo a los profesores, estudiantes y otros usuarios que puedan requerirlo. Y segundo porque en EAFIT no tenemos solo aulas y equipos, sino espacios para vivir el aprendizaje. Ahora sentimos que tenemos un nombre más contundente, visible y acorde con el Proyecto Educativo Institucional”, puntualiza el eafitense.

Lo que no ha cambiado son los puntos de atención y reservas de espacios, que continúan siendo los siguientes:

• Bloque 18, oficina 309.
  
• Bloque 19, oficina 402.
• Bloque 27, oficina 104.
• Bloque 30, oficina 101.
• Bloque 38, oficina 102.
  

Todos los días, cuando llegamos a EAFIT para comenzar las jornadas académicas o administrativas, nos encontramos con un entorno cuidado y las condiciones necesarias para garantizar nuestras tareas. La estación del café lista, los baños limpios, el aire y la energía funcionando, los residuos recogidos, los vigilantes recibiendo a los visitantes en portería o a Holguín saludándonos con su sonrisa en la Biblioteca Luis Echavarría Villegas.  Y todo esto es posible gracias a la labor que desempeña la unidad de Gestión del Campus, ads​crita a la Dirección Administrativa y Financiera.

La unidad, liderada por Sabrina Molina Gallego, está estrenando nombre, propósito y estructura. Antes, cuando la conocíamos como Planta Física, su labor estaba más enfocada en los temas de infraestructura y mantenimiento. Sin embargo, al hablar de Gestión del Campus se está indicado una responsabilidad que no solo alude a tareas concretas, sino al manejo integral de los recursos de infraestructura y servicios que utilizan los eafitenses en su cotidianidad.

“Otra de las novedades es la integración de Gestión del Campus del proceso de Gestión Ambiental, un área fundamental para la Institución en su reto de contribuir a la sostenibilidad ambiental del planeta. Tenerla con nosotros (antes estaba en la Dirección de Estrategia) nos permitirá hacer una mejor administración y seguimiento a nuestras actividades y, por ende, al impacto que tenemos con estas”, explica Sabrina.

Cerca de 30 colaboradores de planta y aproximadamente 250 personas de los servicios tercerizados hacen parte de esta dependencia, que opera a través de tres áreas: Proyectos, Servicio y Soporte. La primera, según explica Sabrina, se enfoca en el tema de construcciones y adecuaciones; la segunda maneja los servicios de cafetería, aseo, lockers, espacios locativos, mobiliarios y Gestión Ambiental; y la tercera lidera los asuntos de vigilancia, parqueaderos y mantenimiento técnico.​

“Lo más importante de este cambio es que nos permite visibilizar aún más lo que hacemos, consolidarnos como una unidad de apoyo para todos los eafiteses, y ser coherentes con la apuesta que tiene EAFIT por aportar a la sostenibilidad ambiental”, apunta la jefa de Gestión del Campus.​​

Aunque el cambio se realizó en mayo de 2022, todavía muchos eafitenses la llaman “Compras” de manera cariñosa. Pero lo cierto es que esta unidad, con un equipo de cerca de 12 colaboradores, y liderada por Felipe Alejandro Vásquez Londoño, hace mucho más que eso. De ahí que la denominación actual de este departamento de la Dirección Administrativa y Financiera sea Adquisiciones y Servicios, como una manera de integrar todos los procesos que lideran.

“Este nombre se adapta mucho mejor a la realidad de lo que hacemos. Si bien seguimos haciendo compras, esta es solo una de las muchas actividades que lideramos. Internamente también tuvimos cambios, pues ahora funcionamos con dos células de trabajo: Negociación y Servicios Logísticos, además de un proceso que es transversal, el de Proveedores”, explica Felipe Vásquez.

El primero de estos equipos, el de Negociación, se encarga de los bienes y servicios que necesitan las diferentes dependencias de la U. Por su parte, el grupo al frente de los procesos de Servicios Logísticos acompaña a la Institución en temas de gestión de viajes, convenios, seguros, eventos y el manejo del almacén. Finalmente, está Proveedores como un área transversal a toda la gestión del Departamento. 

“El cambio de nombre y de estructura responde a una metodología que se llama category management, y lo que buscamos con estas células de trabajo es lograr cierto grado de especialización y centralización en lo que hacemos. Pero eso no se debe confundir con control. Al contrario, queremos que nos vean como una dependencia que puede acompañarlos durante todo el proceso, desde que nos manifiestan su necesidad, hasta que se cumple el objetivo”, concluye el líder. 

Algunas de las integrantes del equipo humano de esta dirección.​

Con el objetivo de aumentar y fortalecer la comunidad de talento eafitense y lograr un mayor impacto transformador a través de la cultura de la filantropía, la Dirección de Desarrollo Institucional y Vínculos, liderada por Isabel Gómez Yepes, transformó su estructura interna.

Una de las transformaciones recientes es la conformación del área de Comunidad de Graduados y Filantropía que, en palabras de la directiva, tiene como objetivo seguir fortaleciendo la comunidad de graduados y, al mismo tiempo, la comunidad de eafitenses que quieran sumarse a la labor de filantropía con sus aportes. “Es decir, queremos seguir gestionando el relacionamiento con los graduados y, conjuntamente, la creación de cultura de la filantropía con estos, y con todos los demás segmentos de la Universidad y la sociedad”.

Junto esta línea de trabajo están las de Talento, que se enfoca en los temas de prácticas profesionales e inmersiones, así como en el acompañamiento a los graduados en el mundo laboral; y el sistema de Donaciones e Inversiones de Impacto, concentrado en la gestión de los aportes actuales que recibe la U, así como en la consecución de nuevas donaciones e inversiones.

Por otra parte, la Dirección continuará liderando la gestión de datos, el seguimiento a la comunidad d​e graduados a través del Observatorio de Graduados, los procesos de calidad, los informes de empleo y las encuestas para seguir conociendo a este segmento. 

“Nos organizamos así para responder a las necesidades que los graduados nos han manifestado, de manera que podamos ofrecerles servicios de calidad, estar conectados con ellos en todo momento y seguir fortaleciendo nuestra comunidad de talento”, concluye Isabel Gómez.

​El análisis de tendencias para la toma de decisiones informadas; el fortalecimiento de las alianzas nacionales; la presencia y el impacto en otras regiones; la innovación y la exploración de nuevos negocios; y la formulación, revisión y seguimiento de la estrategia institucional son algunas de las acciones con las que el ​equipo de la Dirección de Estrategia de la Universidad, facilita la transformación ​organizacional.

Isabel Gutiérrez Ramírez es la directora de esta dependencia, y en su labor cuenta con el aporte de cerca de 50 colaboradores, entre administrativos de planta y contratistas, divididos en las siguientes áreas: Sedes, Nuevos Negocios, Alianzas y Ecosistemas, y Alineación y Medición Estratégica.

La primera aloja los procesos de EAFIT Bogotá, EAFIT Pereira y EAFIT Llanogrande, que desde hace cerca de dos años se encuentran enfocados, principalmente, en la oferta de posgrados y, en el caso de Llanogrande, en la consolidación de alianzas y proyectos con aliados.

Desde el área de Nuevos Negocios se gestionan los temas de virtualización y las nuevas iniciativas de negocio que puedan surgir en la Institución. Por su parte, en Alineación y Medición Estratégica la responsabilidad está centrada en la administración del Programa de Gobierno de Datos y Analítica de la Universidad, los ránquines y el reporte de información institucional a entidades como el Dane, Icetex y Ascún, entre otras.

La novedad en esta dirección es la creación del área de Alianzas y Ecosistemas, que tiene a su cargo el contacto de la Universidad con aliados externos para el manejo de las alianzas actuales, así como la generación de nuevos y posibles vínculos. Iniciativas interinstitucionales como la Alianza 4U o el convenio con el Cesde, se lideran desde esta, entre otras acciones.