Por las dependencias
Está lista la política y el reglamento interno de archivo para la gestión documental eafitense
Con las nuevas disposiciones no solo se logra un mejor manejo de la información, sino que también se cumplen con las disposiciones legales vigentes en el país.
• Ambos documentos se derivan de la aplicación del Programa de Gestión Documental que comenzó en octubre del año pasado con el objetivo de definir las directrices para la disposición de la información que se genera en la Universidad.
• De esta manera se adoptan las mejores prácticas para la creación, la organización, el acceso, el uso y la conservación de los activos de información físicos, electrónicos o digitales que día a día resultan del quehacer de la Institución.
Noticias, contratos, fotografías, videos, comunicaciones oficiales y resoluciones, entre muchos más, hacen parte de los tipos de documentos que día a día se generan en EAFIT, una universidad que por su continuo crecimiento y diversidad de actividades genera gran cantidad de información física, electrónica y digital que debe ser administrada de manera correcta con el fin de que esté en orden y siempre disponible.
Y para eso, el Centro de Administración Documental (CAD) puso en marcha, desde octubre de 2018, el Programa de Gestión Documental, un ejercicio que permitió conocer a fondo la producción de cada dependencia y establecer la mejor manera para disponerla.
De allí que se generara el Reglamento Interno de Archivo y la Política de Gestión Documental que adopta la normatividad y las mejores prácticas para la creación, la organización, el acceso, el uso, la conservación y la preservación de los activos de información y su patrimonio documental, publicaciones que ya están disponibles para la consulta de los empleados eafitenses a través de
este enlace.
De acuerdo con Zulma Alejandra Arias Ríos, jefa del CAD, estas nuevas directrices están soportadas en tecnologías que permiten la gestión electrónica de documentos y la seguridad de la información. Así mismo, cuenta con criterios de integridad, disponibilidad y confidencialidad, de acuerdo con el direccionamiento estratégico de la Institución.
“El nuevo Itinerario EAFIT 2030, la transformación digital y las disposiciones legales en el país nos generan la oportunidad de crear un programa que nos permite, entre otros, establecer el tiempo de conservación de un archivo y los repositorios donde deben alojarse. La declaración de la política se desarrolla bajo el lineamiento que, a su vez, genera el reglamento interno de archivo a través de los ocho procesos documentales que tiene el marco regulatorio”, explica la eafitense.
Entre los aspectos más importantes a tener en cuenta, según Zulma, se establece que la información producida en EAFIT es un activo de la Institución y, por lo tanto, deben estar siempre en los repositorios oficiales, que el CAD tiene potestad de intervenir y tomar decisiones sobre los documentos que se generan, con el fin de garantizarlos, preservarlos y conservarlos, y que las áreas de Auditoría y Revisoría Fiscal podrán realizar revisiones en caso de ser requerido.
“Es relevante también tener en cuenta que en caso de que un empleado se retire de la Institución o haga un traslado deberá entregar toda la información y documentación con el fin de asegurar la confidencialidad y la seguridad en la información”, agrega Zulma.
Por su parte, Juan Carlos Massey Hurtado, coordinador de Gestión por Procesos del Área de Sistemas de Gestión de la Calidad Institucional, destaca que, si bien la información se deriva del quehacer de las dependencias académicas y administrativas, es un recurso que puede ser de gran utilidad para toda la Universidad.
“Aquí se generan pautas claras sobre lo que se produce y que luego puede ser consultado por otras áreas de la Institución para proyectos de investigación, bases de datos o actividades que requieran de referencias o estadísticas. De esta manera, trabajamos todos de forma mancomunada en un propósito de gestión bien organizado”, señala el coordinador.
Además, Juan Carlos resalta que para esto es muy importante que todos los empleados encargados en las dependencias de llevar a cabo de manera periódica las tablas de retención documental (aquel instrumento que permite definir lo que se hará con la información de acuerdo con su valor, para facilitar su disposición y búsqueda posterior) lo hagan de manera constante, pues para él la información es dinámica por lo que es necesario mantenerla al día.
Así que la invitación es a revisar estos documentos que establecen los pasos a seguir desde la producción hasta su destino final, una manera de aportar desde los sitios de trabajo a una correcta gestión de un repositorio institucional acorde con las necesidades actuales.