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Iris Nuevos retos, nuevo enfoque, el proyecto para la gestión de procesos de la Dirección de Informática
De forma paulatina, los usuarios irán viendo los cambios que propone esta nueva estrategia.
• Lo que busca este proyecto es la gestión por procesos de cara a prestar mejores servicios de tecnología que atiendan las necesidades y la demanda actual de la Universidad, acorde con las posibilidades tecnológicas disponibles en el medio.
• Son tres fases las que contempla esta iniciativa que quiere apuntarle a la transformación digital declarada en el Itinerario EAFIT 2030. En la actualidad, la dependencia se encuentra en la ejecución de la fase dos relacionada con la definición de los procesos de servicios.
Una membrana coloreada y circular, ubicada en el centro del ojo, es la que controla el paso de la luz que ingresa en este importante sentido humano. Es el iris y su función es la de permitir un mayor enfoque de los objetos en la retina. Sin este importante órgano sería imposible tener una visión completa, nítida y coherente con la realidad.
Por esto, y como una forma de hacer el símil con este importante elemento de la visión humana se ha denominado Iris nuevos retos, nuevo enfoque al proyecto de la Dirección de Informática que quiere ver más allá, saber qué se está haciendo bien, qué puede mejorar y cómo estar atentos a las demandas de los usuarios, así como prestar de manera efectiva los servicios de tecnología que requiere la Institución.
Ese es el objetivo de transformación de esta dependencia que busca, en palabras de Ernesto Garnica Barraza, director de Informática, la gestión por procesos de aquellos que son principales de la dirección.
“Todo el proyecto le permitirá a la Institución tener un marco de procesos mucho más estructurado, basado en las necesidades y la demanda actual de servicios de tecnología de la Universidad y de las posibilidades tecnológicas disponibles en el medio. Nos llevará a un siguiente nivel de madurez en la gestión de procesos de Tecnologías de Información (TI)”, comenta el director, quien hace las veces de Patrocinador, junto a Paula Arango Gutiérrez, vicerrectora Administrativa y Proyección Social.
El proyecto Iris contempla varias fases. La primera involucró lo estratégico que permitió la definición de los procesos centrales de la Dirección de Informática; la segunda es la del proceso de servicios, que inició en febrero e irá hasta octubre de este año, y que está relacionada con la apropiación de los procesos según el marco de referencia Itil (modelo que describe un conjunto de mejores prácticas y recomendaciones para la administración de servicios de TI); y la tercera implica modelar todo lo relacionado con las soluciones de software, infraestructura y seguridad.
En la actualidad, la Dirección de Informática se encuentra en la fase dos que se compone de nueve etapas en las que la idea es generar algunos entregables, entre los que están el catálogo de servicios, gestión de proveedores, gestión financiera de TI, gestión de la configuración, y gestión de incidentes y peticiones. Todo esto propenderá por llevar a la Dirección a un nivel de madurez deseado frente a la prestación de servicios de tecnología.
“En la fase dos, que es en la que estamos actualmente, hemos definido la estructura del modelo de servicios y estamos revisando cómo funciona el tema de gestión de incidentes, peticiones y centro de servicios al usuario”, señala Diana Patricia Ramírez Pineda, jefa del Departamento de Soporte de Soluciones de Software y gerente del proyecto Iris, quien añade que el objetivo de esta etapa que está en curso es el de lograr prestar una mejor asistencia y tener un único punto de contacto que le facilite a los usuarios y a los aliados las solicitudes de tecnología.
Además, la idea es organizarse al interior de la Dirección para que los procesos fluyan dentro de los diferentes niveles, acorde con los tiempos que están establecidos en los acuerdos de nivel de servicios.
“Estas tres fases son necesarias para apalancar todo lo que tiene que ver con el Itinerario EAFIT 2030, específicamente en lo relacionado con la transformación digital, asunto para el que se está preparando la Dirección Informática. Además, con este proyecto podremos aportar al sistema de gestión de calidad de la Universidad y apuntarle a una certificación de ISO 9001-2015”, explica Diana.
Iris nuevos retos, nuevo enfoque es una apuesta en la que están involucradas, además, otras unidades institucionales, entre las que están aquellas que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión y Control, la Dirección de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario y el Departamento de Comunicación.
“Es un cambio muy importante para la Institución, tanto hacia adentro como hacia afuera”, puntualiza Ernesto.