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Intranet EntrenosIntranet Entrenos / NoticiasNoticias 2018Noticias Entrenos / AgostoNueve unidades administrativas se integran en los Sistemas de Gestión y Control
09/08/2018

​Por las dependencias

Nueve unidades administrativas se integran en los Sistemas de Gestión y Control 

Este equipo de trabajo buscará engranarse para analizar las solicitudes de las demás dependencias. 

• Con el liderazgo de la Vicerrectoría Administrativa y de Proyección Social, estos sistemas buscan actuar de manera transversal, coherente, eficiente y dinámica.

• Gestión Ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo, de Riesgos, Control Interno, Documental, Seguridad de la Información, Conocimiento, Gestión por Procesos y Gestión del Cambio hacen parte de la integración. 


Cada día, Juan Carlos Massey Hurtado, coordinador de Gestión por Procesos, recibe solicitudes de apoyo de otras dependencias administrativas de la Universidad para buscar certificaciones de procesos o servicios que avalen la calidad del quehacer eafitense, una labor que con su equipo de trabajo consolida desde el año 2006. Desde allí, ellos gestionan las peticiones, las identifican, las mapean y buscan el mejoramiento continuo.

Ahora, su área se integra, junto con otras ocho unidades de apoyo, en lo que se denomina Sistemas de Gestión y Control, una estrategia transversal a la Universidad coherente, eficiente y dinámica que hace parte de la Vicerrectoría Administrativa y de Proyección Social.

En palabras de Paula Andrea Arango Gutiérrez, vicerrectora de esta unidad, los sistemas tienen la característica de ser eficientes para toda la Institución y, aunque algunos trabajaban de manera específica, ahora se busca que los beneficios lleguen a todas las dependencias.

“Es una integración de oficio, una congregación para lograr mayores sinergias, más impacto, una visión más transversal por parte de cada uno, y economías de escala”, destaca la directiva.

Con esta nueva estrategia, el área de Juan Carlos amplía su visión y ahora busca que todas las funciones que cumplen cuenten también con el análisis de las demás unidades que pertenecen al sistema como la de Gestión Ambiental, de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión de Riesgos, Control Interno, Gestión Documental, Seguridad de la Información, Gestión del Conocimiento y Gestión del Cambio.

“Es allí donde encontramos el reto de generar interacciones comunes y ver cómo desde cada punto de vista podemos hacer que cada proceso vaya en consonancia de las necesidades del medio, acorde con los propósitos sostenibles en los que trabajamos y hacer que nos mantengamos en el tiempo”, destaca el eafitense.

Por su parte, Martha Cecilia Arroyave López, coordinadora de Gestión del Riesgo, indica que es también una forma de permear a la Universidad en sus procesos misionales con lineamientos coherentes y no redundantes. 

“Se trata de trabajar engranados unos con otros, analizar las solicitudes de acuerdo con las capacidades de cada sistema y entender cuáles de estos deben intervenir para lograr el objetivo. En la actualidad, por ejemplo, trabajamos en una matriz de riesgos estratégicos para la Universidad y en un modelo de interacción de servicios para abordar proyectos y solicitudes que nos llegan”, cuenta Martha. 

Así funcionarán los sistemas

El de Gestión Ambiental, que está a cargo de Lina Marcela Rozo León, se encargará de gestionar los impactos ambientales derivados de las actividades diarias de la Universidad y promoverá mayor responsabilidad con el ambiente. 

Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo continuará promoviendo la generación de estas condiciones como parte de la filosofía del mutuo cuidado. Este aspecto estará liderado por Diego Alexander Vanegas Serna. 

El sistema de Gestión de Riesgos, que coordina Martha, fortalecerá las prácticas de control interno, mediante la consolidación de una gestión integral de los riesgos y la continuidad del negocio. 

Propender por una gestión que fortalezca el gobierno corporativo será una tarea liderada por Olga Lucía Gómez Correa, desde el sistema de Control Interno y que garantizará la administración y disponibilidad de la información para la toma de decisiones. A su vez, será responsabilidad de Zulma Alejandra Arias Ríos el Sistema de Gestión Documental. 

Juan Carlos continuará al frente del sistema de Gestión por Procesos, una unidad que maximiza la efectividad en la gestión institucional, mediante el acompañamiento holístico a los procesos y la identificación de oportunidades de optimización. 

La Seguridad de la Información, liderada por Julián Andrés Naranjo Londoño, se fortalecerá con un enfoque en la gestión del riesgo y buscará potenciar su incorporación en la cultura organizacional. 

Adriana Yanet Arenas Marín, coordinadora del Área de Selección y Desarrollo del Departamento de Desarrollo de Empleados, estará encargada del Sistema de Gestión del Conocimiento para generar valor a la Universidad con el desarrollo de una cultura que reconozca y preserve su conocimiento como capacidad institucional significativa.

Y Angélica Arrazola Madrigal, desde el sistema de Gestión del Cambio, propiciará la transformación institucional a partir de la generación de una cultura de comprensión y adopción de las iniciativas de cambio. 

Los Sistemas de Gestión y Control ya comenzaron a operar de acuerdo con estos lineamientos, un ejercicio que para Olga ha representado la dinamización de sus actividades, una flexibilidad mayor y una eficiencia beneficiosa para el correcto desarrollo de las actividades de la Institución. 

“Buscamos que el impacto sea positivo, que podamos hacer más con los recursos que tenemos, a través de la optimización del trabajo. Para ello requerimos de labores conjuntas para que los sistemas provean los lineamientos y las demás dependencias adopten y gestionen estas acciones”, concluye Paula.
Última modificación realizada el 09/08/2018 10:04 por Aura Maria Giraldo Murcia