Por las dependencias

Así avanzan los proyectos de Atenea

En la actualidad 27 personas hacen parte de este equipo de trabajo que concentra sus esfuerzos en entregar soluciones tecnológicas y acompañar a los eafitenses en toda su implementación. 

• Se trata de los proyectos PeopleSoft Campus Solution, CRM y Darwined que soportan procesos administrativos del ciclo de vida del estudiante; de divulgación institucional, mercadeo y comercial; y de la Dirección de Idiomas, en principio, de manera respectiva.

• Los tres ya están en etapas de producción y el equipo de trabajo de Atenea se prepara para las fases que implementarán el próximo año en el que la participación de las dependencias es vital.  

Desde su comienzo, en agosto de 2016, el Proyecto Atenea ha presentado a la comunidad diversos avances en los que ha mejorado la gestión de diversas dependencias que tienen que ver con el ciclo de vida del estudiante y con la optimización de espacios físicos para la programación académica. 

Este propósito institucional, que se proyecta hasta 2020, facilitará la interacción con el estudiante, hará uso de prácticas internacionales y permitirá que toda la información sea confiable y segura. Para comenzar a cumplir con esas expectativas Atenea comparte con los eafitenses sus avances en tres proyectos que ya están funcionando. 

Uno de estos, cuenta Carolina Pabón Ramírez, jefa de este proyecto, es PeopleSoft Campus Solution (Pscs) que, desde esta semana, se encuentra en etapa de pruebas integrales. 

Con esta suite estudiantil, que soporta los procesos de inscripción, admisión, matrícula, registro de notas y asistencia, grados, entre otros, y cuya primera fase está enfocada en la Dirección de Idiomas, se podrán obtener datos confiables que soporten la toma de decisiones de manera oportuna e informada. 

“En paralelo a las pruebas que hace la consultoría nosotros hacemos actividades propias como la entrega de documentación y procesos a cada una de las dependencias que participan porque, si bien nosotros los apoyamos, cada área debe definir nuevas políticas y procesos para la adaptación a las herramientas”, indica Carolina. 

Pscs desplegará una gran jornada de capacitación para el próximo año, por lo que este equipo de trabajo se prepara desde ya para ese acercamiento con los eafitenses que intervendrán en esta etapa. 

De otro lado, de acuerdo con Marcela Gómez Betancur, analista de Gestión del Cambio de Atenea, el proyecto Darwined, que busca apoyar el proceso de programación académica de la Dirección de Idiomas por medio de generación de simulaciones para la asignación de aulas y docentes, ya está en revisión por parte de esta dependencia para lograr una parametrización del sistema. 

Además, integrantes del Departamento de Ciencias Matemáticas apoyan las variables que se deben definir para poner en marcha el sistema y en el futuro poder implementarlo en educación formal a la par con Pscs. 

CRM realiza sus últimos ajustes 

El 22 de agosto la comunidad eafitense pudo conocer herramientas como Eloqua y Sales Cloud que hacen parte de Oracle y que soportan procesos de divulgación institucional, mercadeo y comercial, y apalancan diferentes servicios de la Universidad. 

“Adicionalmente, durante este periodo, todas las divulgaciones institucionales como comunicado, noticias, anuncios de eventos, agenda, entre otros, se han programado a través de esta herramienta que, además, permite una mediciones más precisas de la efectividad de este medio”, comenta Manuel Alejandro Gómez Rueda, coordinador del Área Digital, del Departamento de Comunicación.

Durante este mes, cuenta Carolina, se han hecho estabilizaciones a las herramientas, ajustes que se ven necesarios cuando las personas interactúan con ellas y capacitación para resolver las inquietudes que pueden surgir. 

“Hemos hablado con diferentes áreas, hemos hecho seguimiento y queremos que todo esté funcionando bien. Todos los involucrados han estado muy comprometidos y tienen a Atenea como una prioridad, y ese es un aspecto que agradecemos porque así podemos evitar retrasos frente a las actividades que tiene la Institución”, señala Carolina. 

Lo que viene para este equipo de trabajo de 27 personas es avanzar de cara al nuevo sistema que usará la Dirección de Idiomas a partir de abril de 2018, acompañar el periodo de estabilización y ejecución de la herramienta en el día a día y continuar con los proyectos que harán de EAFIT una universidad más competitiva a través del mejoramiento de sus procesos.