Omitir los comandos de cinta
Saltar al contenido principal
Inicio de sesión

Noticias Entrenos / Agosto

Intranet EntrenosIntranet Entrenos / NoticiasNoticias 2017Noticias Entrenos / AgostoCon este formato se puede solicitar asesoría para la realización de eventos
09/08/2017

Procesos y procedimientos

Con este formato se puede solicitar asesoría para la realización de eventos


 Al diligenciar el documento es importante especificar el tipo de encuentro, el objetivo del mismo y la metodología que se empleará, entre otros aspectos. 

• El Área de Relaciones Públicas y Eventos, del Departamento de Comunicación, ofrece a las dependencias el apoyo, acompañamiento y asesoría en la organización de los eventos en la Institución. 

• En el documento se debe especificar el tipo de reunión e invitados que habrá, la metodología y el objetivo del encuentro, así como las necesidades logísticas que se requieren. Aquí el formato.


En espacios abiertos, auditorios o aulas; con flores o pantallas; con maestro de ceremonia, con los himnos pertinentes, con discursos, puestas en escena o la reproducción de video. Así son los diversos eventos que se realizan en la Universidad cada que una dependencia tiene un invitado especial, una semana de actividades o un encuentro institucional y para los que el Área de Relaciones Públicas y Eventos tiene una serie de protocolos con los que guía y asesora a las unidades que lo requieren. 

Y es que más de 200 situaciones como estas se realizan cada año en EAFIT, de las que 30 son encuentros institucionales que gestiona esta área del Departamento de Comunicación y 170 más, en promedio, son apoyos que se prestan a la comunidad. Por esto, este grupo de trabajo ha creado un nuevo formato que facilita y agiliza la solicitud de acompañamiento que se requiere para que estos encuentros se lleven a buen término. 

“En aras de mejorar desarrollamos este formato de solicitud a través del que buscamos tener la información de manera oportuna y completa para identificar en qué aspectos podemos ofrecerles nuestra compañía o asesoría”, explica Alejandra María Cárdenas Londoño, coordinadora de esta área. 

Y agrega que, en algunos casos y gracias a esa información, el equipo comienza a intervenir en apoyos como reserva de parqueaderos, mobiliario, protocolo y otros aspectos que dependen del tipo de evento. 

De esta manera, la Universidad se une a una tendencia que es común entre organizaciones públicas y privadas y que permite, entre otros, llevar un control a manera de bitácora o historial. 

“Además, las dependencias que tienen actividades periódicas lo pueden conservar y cada vez que lo requieran solo deben actualizar los datos que sean necesarios”, indica la coordinadora. 


Lo que se debe tener en cuenta 

Al comenzar a diligenciar el documento es importante especificar muy bien el tipo de encuentro que se va a realizar al registrar sus antecedentes (si se ha realizado antes en la Universidad o en otros recintos); el objetivo al que se espera llegar con el mismo y la metodología que se empleará, es decir, si es un acto protocolario, una conferencia magistral o un panel. 

Del mismo modo, dice Alejandra, es importante referenciar el perfil de los invitados que asistirán con nombres completos y cargos que ocupan, así como la necesidad de reservar filas en el auditorio o hacer contacto con el Área de Seguridad para permitir el ingreso de las personas. 

El área también apoya la redacción del libreto y la presentación del mismo, por lo que se requiere adjuntar información de contexto sobre el tema que se abordará y la hoja de vida de los conferencistas.

Es importante tener en cuenta que la solicitud debe hacerse con la antelación necesaria de acuerdo con la cantidad de requisitos y enviarse al correo electrónico acarden4@eafit.edu.co

De esta manera, la información estará comprimida en un solo archivo que le permite a este equipo de trabajo gestionar todas las necesidades de las distintas unidades de la Institución para que el resultado sea óptimo.

Última modificación realizada el 11/08/2017 9:45 por Monitoras Web EAFIT