​Eafitenses: a planear, evaluar y
controlar sus responsabilidades

Los jefes, coordinadores y líderes deben estar atentos al trabajo de las personas que tienen a cargo.

Cumplir con las tareas propuestas durante el año es una de las metas de todos los empleados que tienen un papel administrativo dentro de la Universidad. Sin embargo, el cumplimiento de los planes y proyectos está sujeto a algunos comportamientos que se alinean a los estándares institucionales y que permiten un mejor desarrollo de las funciones. 

“Lo ideal es que tengamos la capacidad para planear, ejecutar, evaluar y controlar el desarrollo de las responsabilidades propias y las del equipo de trabajo cuando el rol indica que hay personas a cargo”, comenta Ana María Escobar Jaramillo, coordinadora del Área de Selección y Desarrollo, del Departamento de Desarrollo de Empleados.

Los jefes, coordinadores y algunos analistas de las diferentes dependencias, que tienen personas a cargo, deben tener en cuenta que hay mayor responsabilidad. Para ellos los comportamientos hablan de establecer prioridades, recursos y plazos para que se logren los objetivos definidos; distribuir de manera óptima los recursos y acciones para cumplir las metas en los tiempos señalados; clasificar, asignar las tareas y hacer seguimiento al logro de las metas definidas en el plan operativo y definir un orden apropiado de actuación personal y con el equipo donde interactúan. 

En otros casos, como el de los asistentes y auxiliares administrativos, esta competencia está basada en sí mismos, por lo que deben tener en cuenta administrar el tiempo y los recursos para garantizar que el trabajo se realice de manera correcta, así como organizar su trabajo, y seguir los métodos y procedimientos establecidos para ejecutar sus responsabilidades.

“Es hacer un seguimiento, mirar la gestión, los tiempos y las evidencias de su trabajo. En mi cargo tengo personas que dependen de mí, y debo velar porque hagan bien su labor y sigan los lineamientos”, dice Lina María López Bedoya, asistente del Departamento de Desarrollo de Empleados.

Diego Alejandro Osorio Suárez, coordinador administrativo del Departamento de Desarrollo Estudiantil, cumple sus responsabilidades teniendo como guía el sistema de gestión por procesos, en donde se definen metas, presupuestos y, en conjunto con su jefe, define su plan de trabajo y asigna tareas a sus colaboradores que revisa de manera constante. 

“Para mí esta competencia es la capacidad de establecer metas, definir un curso de acción para alcanzar los objetivos propuestos, hacer seguimiento periódico e implementar los cambios requeridos para cumplir a cabalidad con dichas metas. Por esta razón, se debe considerar el contexto, los recursos disponibles y las limitaciones asociadas a la actividad que se desarrolla”, señala el coordinador. 

Por su parte, María Adelaida Chaverra Restrepo, auxiliar administrativa del Fondo Editorial, cuenta que lo primordial es establecer prioridades, pues en su trabajo siempre procura cumplir a tiempo con sus tareas, organizándolas de manera que todo se pueda hacer en el momento correcto. 

“Cuando uno trabaja con orden todo sale bien, por eso es importante tener una agenda y saber que hay que cumplir con las metas en los tiempos establecidos y siguiendo las normas, porque hay formatos y requisitos en los procedimientos que no se pueden saltar”, cuenta María Adelaida. 

De otro lado, Luz Elena Giraldo Martínez, secretaria del Departamento de Ciencias Matemáticas, asegura que, aunque no tiene personas a cargo, no le gusta retrasar el trabajo de los demás por lo que trata de hacer sus labores en los periodos establecidos. 

“En esta dependencia tenemos muchas tareas que se pueden programar con anticipación. Ante esto, yo prefiero adelantarlas para que todos los involucrados tengan los recursos de forma oportuna. Además, me permite saber con tiempo sobre las dificultades y los posibles errores que puedo corregir en el futuro”, concluye la auxiliar. 

Así, y como lo dice Ana María, es importante que los empleados les cuenten a sus jefes para cuándo se propusieron cumplir con los objetivos, cuál fue el trabajo que más dificultad le presentó y qué tarea no se pudo concluir. 

“Eso permitirá optimizar el trabajo de todos y hará que las funciones administrativas de los eafitenses se lleven de forma adecuada”, concluye Ana.