• Nombre, cargo, área o departamento, teléfono de la Universidad, correo personal de EAFIT y el logo actualizado son algunos de los elementos necesarios en la firma institucional que acompaña los correos electrónicos.
• Esta firma, que hace parte de las buenas prácticas de comunicación, debe estar unificada. Sin embargo, dependencias que tienen marca registrada como Vivo y Acentos tienen esta salvedad.
La firma institucional es uno de los elementos clave en el contacto entre las personas que laboran en la Universidad y los distintos públicos. De ahí la importancia de que esta esté unificada y la invitación para que los empleados la usen de manera adecuada.
Esta debe aparecer en los correos electrónicos de los empleados administrativos y docentes de la Institución, pues hace parte de las buenas prácticas de comunicación y tiene como propósito facilitar la correspondencia con el autor, contribuir con su identificación y otorgar los respectivos créditos a la Institución.
La falta de una firma institucional unificada puede afectar la imagen de la Universidad y limitar su visibilidad en los ámbitos nacional e internacional.
Sobre este tema, el Manual de Estilo de EAFIT señala que los contenidos digitales que se generan en la Universidad están sujetos a los parámetros que determina este documento de acuerdo con los principios de la información.
De hecho, para este tipo de contenidos se propone una serie de estándares web, de modo que la información y los servicios que se publican sean de fácil interpretación y consulta para los diferente públicos.
¿Cómo debe ir la firma?
En este sentido, se considera que la firma institucional debe ser concisa, sin datos ni mensajes innecesarios. Y debe contener la siguiente información: nombre completo; cargo; área o departamento a la que se pertenece; teléfono de la Universidad con los respectivos indicativos de país y ciudad, entre paréntesis; y extensión.
Así mismo, debajo debe aparecer el correo electrónico institucional; la dirección donde está ubicado el remitente (campus Medellín, casas del barrio La Aguacatala o EAFIT Bogotá, EAFIT Llanogrande, EAFIT Pereira, según el caso). En la dirección debe aparecer el bloque y el número de oficina; la línea de atención al usuario y la página web de la Institución.
“Esta información debe estar acompañada por el logo actualizado de la Universidad. Por lo tanto, quienes aún usan el de los 50 años de EAFIT, logos anteriores o de dependencias particulares, lo deben cambiar”, explica Paulina Vélez Jaramillo, coordinadora del Área de Comunicación Creativa, adscrita al Departamento de Comunicación.
Los datos deben ser justificados a la izquierda y expresados según las normas ortográficas, tipografía en Arial a 10 puntos, color azul oscuro y el logo también debe aparecer a la izquierda (
ver modelo que puede copiarse).
Paulina reitera que el logo debe ser igual para todos, por lo que no se deben poner campañas ni mensajes adicionales relacionados con el medio ambiente o con asuntos de confidencialidad.
“Los únicos que pueden tener la firma diferente son los que tienen la marca registrada, como el Centro de Acondicionamiento Físico Vivo, o la librería Acentos. Pero si ellos lo quieren hacer bajo los parámetros de la firma institucional también lo pueden hacer”, señala.
En el caso de los correos electrónicos se sugiere seguir los parámetros de protocolo, como poner de manera correcta los datos del remitente, escribir conciso y evitar el uso de mayúsculas sostenidas.
Otra recomendación es evitar los fondos de colores y otros elementos gráficos que, en la mayoría de los casos, no aportan mayor información.
Finalmente, la invitación es para que todos los empleados utilicen la firma institucional en su correo de EAFIT, guardando la uniformidad para que se fortalezca así la identidad de la institución.