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Intranet EntrenosIntranet Entrenos / NoticiasNoticias 2014MarzoProcesos y procedimientos / Las solicitudes oportunas de tecnología se deben incluir en la logística de los eventos

​Procesos y procedimientos

Las solicitudes oportunas de tecnología se deben incluir en la logística de los eventos

​La respuesta adecuada a las solicitudes tecnológicas para los eventos, y el buen funcionamiento de este recurso, depende de la planificación que hagan los usuarios.

​• Las solicitudes de apoyo tecnológico para eventos deben realizarse con dos semanas de anticipación al Área de Infraestructura y Seguridad de Tecnologías de Información, adscrita al Centro de Informática.

• Los requerimientos deben hacerse a través de la aplicación Saul. Allí se puede especificar el número de equipos, tipo de conectividad y otros servicios tecnológicos necesarios.

A veces sucede que todo está perfecto para el inicio de un evento y, de pronto, algo no funciona. Todo estaba chequeado y, sin embargo, la tecnología no es la apropiada para la ocasión o, quizás, faltó planeación en este aspecto.
 
Y, para evitar este tipo de situaciones, la recomendación es incluir en la logística y la planeación los recursos tecnológicos necesarios para el desarrollo del evento, un asunto que, si bien le compete atender al Área de Infraestructura y Seguridad de Tecnologías de Información, del Centro de Informática, debe ser solicitado con, al menos, dos semanas de anticipación.
 
La principal dificultad que se presenta, según Carlos Andrés Castro Jiménez, coordinador del área, es que los requerimientos de tecnología para eventos, en algunos casos, llegan con pocas horas de anticipación a la realización de los mismos, lo que dificulta que el personal de apoyo esté en capacidad de atender esas necesidades oportunamente.
 
“La recomendación es identificar, dentro de la logística de los eventos, si existen necesidades de conectividad y telecomunicaciones y, de ser así, hacer las solicitudes oportunamente, de modo que estas se puedan atender de la mejor manera posible”, asegura el coordinador.
Hay que ser específicos
Carlos recomienda que, al momento de hacer la solicitud, se proceda a ser lo más detallado posible con respecto al número de equipos que se necesitan, el tipo de conectividad, los servicios o medios que se requieren, y si se utilizará un sistema o página especial de un proveedor que requiera probarse con antelación.
 
“Nuestra planeación depende también de la que hagan los usuarios previamente”, explica Carlos.
 
También puede suceder que los organizadores de un evento no conozcan exactamente qué dispositivos o qué elementos tecnológicos requerirán para cumplir el objetivo de la cita que programaron.
Por esto, cuando el Área de Infraestructura y Seguridad de TI recibe una solicitud de manera oportuna, lo primero que hace es comunicarse con el usuario para indagar sobre los detalles técnicos específicos.
 
“Hago énfasis en el tema de la oportunidad con la que llega el requerimiento, para que nos dé tiempo de conocer exactamente qué es lo que se está solicitando, cuál es la necesidad y las alternativas de solución”, manifiesta el coordinador.
 
La invitación es, entonces, para que quienes tengan en sus planes la realización de eventos que requieran soporte tecnológico, hagan sus solicitudes a través de Saul, en la línea 9433 o en el enlace Aplicaciones Web, ubicada en la parte inferior del Portal Web Institucional.
Bibiana Andrea Mona Giraldo
Última modificación realizada el 05/03/2014 9:14 por Bibiana Andrea Mona Giraldo