• Dado el crecimiento de la Universidad y los distintos sistemas que soportan su operación, se replanteó la manera de gestionar los recursos tecnológicos, de forma que respondan al Plan Estratégico de Desarrollo 2012-2018.
• El plan contempla la existencia de un gobierno de tecnología, liderado por un Comité Ejecutivo y otros equipos de trabajo que analizarán las necesidades. En el Centro de Informática también fueron necesarios algunos cambios.
No es un secreto. Uno de los factores que le añade competitividad a una organización es el recurso tecnológico, así como el impacto que este tiene en sus procesos y en la consecución de las metas trazadas.
Por esto, no solo es importante estar a la vanguardia, sino tener un manejo articulado de las necesidades en las que se requiere de su uso, de modo que este componente sea un aliado para la estrategia organizacional.
Así se viene pensando en EAFIT desde hace algún tiempo y, de acuerdo con esto, se decidió aprobar, desde el 15 de mayo de 2013, el Plan Estratégico de Tecnología de Información (Peti).
“Lo que queremos es que la tecnología en EAFIT haga que la Institución sea más competitiva y que le garantice su supervivencia en el largo plazo”, dice Carlos Andrés Jaramillo Lasso, coordinador del Área de Proyectos del Centro de Informática.
Así, a partir de este plan, se dio origen al gobierno de tecnología, un grupo de trabajo que encabeza el Comité Ejecutivo, integrado por el Rector, el Vicerrector y algunos directivos de la Universidad, y que busca analizar las necesidades tecnológicas de la Institución, desde una mirada estratégica y que genere impacto en sus diferentes públicos.
De este organismo se desprenden, a su vez, otros comités que tienen como objetivo tomar decisiones sobre la implementación de soluciones tecnológicas que den cumplimiento de los objetivos de la Universidad.
De esta manera, se conformaron los comités de soluciones analíticas, administrativas, académicas, de investigación, de desarrollo humano, para estudiantes y, de manera transversal, un comité de arquitectura de tecnología de información, que busca garantizar la homogeneidad y la estandarización de toda la infraestructura tecnológica.
El Cinfo se reestructuró
Una de las dependencias de la Universidad que se alineó directamente con los compromisos planteados en el Peti es el Centro de Informática, unidad de EAFIT que, dada la naturaleza del cambio, requería generar nuevas capacidades y, por ende, reestructurar sus procesos.
Por esto, ahora se escucha hablar de áreas como Gestión de Proyectos, Gestión del Cambio y Gestión por Procesos, que son unidades que permitirán conducir a la Universidad por el camino que propone el proyecto de Planeación Estratégica de Tecnología.
Carlos Andrés cuenta que, en la actualidad, EAFIT cuenta con más de 70 sistemas de información, de los que solo el 36 por ciento cubre los procesos de toda la Institución, lo que evidencia que no se estaba haciendo un buen uso de los recursos tecnológicos.
“Contamos con el apoyo de la empresa consultora Azurian que, desde 2012, nos orientó en el diseño del plan”, agrega el coordinador.
Con esto la idea es brindar soluciones a las necesidades tecnológicas de la Universidad desde una mirada institucional que impacte los procesos de una manera integral y no desde los diferentes requerimientos específicos que respondían, en muchos casos, a decisiones personales o a momentos coyunturales.
“Este cambio significa conducir a la Institución a una nueva cultura en materia de desarrollo de software, con aplicativos más estandarizados y menos personalizados, cuyo desarrollo responda satisfactoriamente a un previo análisis costo-beneficio y esfuerzo-impacto”, señala Paula Andrea Arango Gutiérrez, directora administrativa y financiera.
En síntesis, lo que se busca es que las decisiones sobre qué proyecto se desarrolla o qué tecnología se implementa obedezcan al análisis de los directivos y de los responsables de los procesos, es decir, de quienes conocen cuál es la estrategia institucional, cuál es la necesidad y cómo su solución se articula a los propósitos institucionales.