• Los servicios de creación o actualización de sitios en el Portal Web Institucional, así como el de toma de fotografías para las dependencias, se prestan desde el Área de Información y Prensa, adscrita al Departamento de Comunicación.
• Ambos son procesos distintos y, por lo tanto, sus tiempos son diferentes. Para el caso de las actualizaciones estas deben hacerse con una semana de anticipación, mientras que las fotografías se requieren con dos días.
Ocurre todos los días. En las dependencias se requiere la fotografía de un evento, del grupo primario o de algo relacionado con el quehacer de dicha unidad. O también puede suceder que se hace necesario cambiar una información en el Portal Web Institucional o, de igual manera, hay que crear un nuevo sitio y no se sabe a quién acudir.
Ante estas situaciones, el Área de Información y Prensa, adscrito al Departamento de Comunicación, dispone de ambos servicios para que la comunidad universitaria cuente con un acompañamiento, tanto en el registro fotográfico como en las actualizaciones y creaciones de sitios, procesos en los que se hace necesaria una buena planeación y hacer las solicitudes con un tiempo prudente para que haya una óptima respuesta.
“Esta es una Institución dinámica, que se renueva día a día, además de que, como lo dice el Plan Estratégico de Desarrollo 2012-2018, se proyecta a la región y al país. Por eso, se hace necesario planear y programar con tiempo las diferentes actividades de divulgación, como son la toma de fotografías y las actualizaciones en el Portal Web Institucional, entre otras actividades”, afirma Juan Carlos Luján Sáenz, coordinador de esta área.
En el caso del Portal Web Institucional, desde 2013 el Departamento de Comunicación cuenta con ocho monitores que respaldan el trabajo hecho por el administrador de contenidos digitales, de manera que sea posible responder, de manera oportuna, a la comunidad eafitense. Ellos, la mayoría de las veces, y previa instrucción del administrador, entablan de manera directa comunicación con los monitores o personas de las áreas encargadas de los sitios para hacer las respectivas actualizaciones.
Los servicios
Para ambos casos, actualización o creación de sitios en el Portal Web Institucional, y toma de fotografías se requiere que desde las dependencias se hagan las solicitudes a través de un formulario (individual para cada requerimiento).
Es importante recordar que las solicitudes de creación de sitios web deben hacerse con un mínimo de tres semanas de anticipación, mientras que las actualizaciones solo requieren de una semana.
En el caso de las fotografías, las solicitudes para cubrimientos de eventos o imágenes de alguna situación en particular (grupos de trabajo, por ejemplo), deben hacerse con un mínimo de dos días de anticipación y además tener en cuenta que este servicio es ofrecido por monitores (estudiantes de Comunicación Social), por lo que los cubrimientos deben hacerse dentro del campus.
En el caso de que se requiera una fotografía o un cubrimiento por fuera del campus, se debe notificar tres días antes, con el fin de poder programar al contratista con el que cuenta la Universidad para este fin.
De igual forma, de ser necesaria la cancelación de la toma fotográfica, es importante notificarlo a tiempo y reprogramar la cita nuevamente. Inclusive, para fotografías que deban incluirse en brochures o en presentaciones debe consultarse si se hace necesario acudir a dicho contratista.
Por lo anterior, tanto en las solicitudes de fotos como de acciones web, se deben especificar todos los detalles del requerimiento. En el caso de las fotografías, por ejemplo, la hora, el lugar y la actividad; y en el caso web: el sitio que se quiere crear o modificar, la información que quiere subirse, los contactos y los documentos de soporte.
“Para el Departamento de Comunicación es muy importante poder responder con tiempo y calidad a las necesidades de la comunidad universitaria. Por eso, siempre estamos dispuestos a escuchar a las dependencias y orientarlas sobre lo que, en nuestro criterio, es la mejor solución a sus solicitudes”, agrega Juan Carlos.
Para mayores informes, se puede consultar en el Área de Información y Prensa en las extensiones 9931 y 9883.