•Este proceso, que había iniciado en 2012, continuará a partir de este lunes 24 de junio. La migración a los usuarios que faltan se hará por dependencias.
• Este nuevo correo electrónico opera desde un servidor en la nube y ofrece 25 gigas de capacidad de almacenamiento para cada usuario. La nueva plataforma tiene herramientas para interactuar con otros eafitenses.
Pueden hacer videollamadas, transferencia de archivos, también tienen mensajería instantánea y pizarra para trabajo colaborativo. Esas son algunas de las ventajas de las que ya se benefician los empleados eafitenses a quienes, en 2012, se les migró el correo electrónico a un servidor que opera desde la nube.
La buena noticia es que ese proceso, que tuvo una pausa durante esta primera mitad del año, continuará a partir de este lunes 24 de junio para que los usuarios que todavía no lo tienen comiencen a disfrutar de sus beneficios.
Uno de estos es la capacidad de almacenamiento de información que pasa de 1 o 2 gigas de capacidad por persona a 25, la creación de grupos públicos y privados, la configuración de opciones personalizadas, y la sincronización del web mail con Outlook en todo momento.
Además, está la posibilidad de establecer conversaciones a través de Lync Server (chat institucional); compartir documentación; realizar la gestión de contactos, calendario y tareas; hacer consulta de otras cuentas en el buzón eafitense y; entre otras, sincronizar el correo con dispositivos electrónicos como PC, portátil, Ipad, tableta y teléfonos inteligentes, en cualquier lugar del mundo.
A esto Andrés Valencia López, analista de infraestructura del Centro de Informática, agrega que identidad y presencia estarán unidas, es decir, si el empleado tiene una reunión programada en el calendario, aparecerá como ocupado en el chat.
Por su parte, Santiago Osorio Salas, analista de infraestructura de servicios de TIC, dice que “este proceso inició el año pasado con un grupo que se seleccionó, de manera específica, como una especie de prueba piloto”, asegura.
Gracias a esta prueba inicial, se contó con una retroalimentación a partir de las dificultades, opiniones y comentarios de los primeros usuarios. “Ellos nos permitieron verificar que, efectivamente, se eligió la plataforma correcta”, afirma el analista.
La migración
El proceso de migración lo lidera la empresa Bex Technology S.A. En primera instancia se hará con empleados docentes y administrativos, para luego continuar con estudiantes de pregrado y posgrado, y egresados.
Por esto, este lunes se iniciará la migración por dependencias, proceso que deberá finalizar en la última semana de agosto. La empresa que hará la actividad se pondrá en contacto con el usuario días antes para acordar una cita, ya que la migración se realiza en el puesto de trabajo de cada empleado y tarda alrededor de 30 minutos por equipo.
“Este es un proceso seguro, pues antes de realizar con cada usuario la migración del correo a la nueva plataforma, se realizará un backup de seguridad. Posterior a esto, procedemos a subir la información con el mismo usuario a la nube, por lo que no habrá pérdida de información”, reitera Lida Ortiz Vélez, coordinadora del proyecto por parte de Bex Technology S.A.
De hecho, el cambio obedece a la intención de la Universidad, no solo de estar a la vanguardia tecnológica, sino a tener siempre información disponible y bajo condiciones de mayor seguridad, que es lo que ofrece la plataforma Office 365, diseñada como una solución de comunicación y colaboración en la nube.
Carlos Andrés Castro Jiménez, coordinador del Área de Infraestructura y Seguridad de TIC del Centro de Informática, explica que entre las principales razones que llevaron a la Institución a hacer el cambio están la disponibilidad del servicio que, ahora en la nube, será del 99.9 por ciento; la disminución de costos de administración; y el conjunto de servicios que se podrán obtener con la nueva plataforma. “Esto responde a asuntos financieros, de funcionalidad para los usuarios y de vanguardia”, dice.
Así, capacidad, rapidez y seguridad serán las nuevas características de este nuevo correo, que busca apoyar la labor diaria de la comunidad universitaria.