• Las políticas sobre prácticas de campo, y salidas académicas y administrativas buscan proteger y brindar seguridad no solo a los estudiantes, sino también a los empleados docentes y administrativos.
• En su segunda versión, el documento destaca, entro otros aspectos, la importancia de reportar el evento y contratar el transporte con las empresas avaladas por la Universidad.
No es posible minimizar un riesgo, pero sí se puede estar preparado para prevenirlo o atenuar un poco su impacto. Esta es la opinión de Sandra Elena Agudelo López, jefa del Departamento de Compras, al referirse a la segunda versión de las políticas para las salidas académicas, de campo y administrativas.
Esta normativa, que hasta hace poco solo acogía actividades de las áreas académicas como prácticas, visitas guiadas, clases fuera de las aulas, asistencia a eventos, trabajos de campo por fuera de EAFIT, entre otros, ahora también contempla las que realizan los empleados administrativos en relación con sus funciones o para integraciones de sus equipos.
Lo que se busca con estas políticas es proteger y brindar seguridad a la comunidad eafitense que, de forma obligatoria o voluntaria, programa estas salidas de forma autónoma. Sin embargo, aunque la decisión la toma cada dependencia, se deben tener presentes los lineamientos de este documento.
“La Universidad es grande y las diferentes unidades tienen la autonomía para programar y presupuestar sus actividades por fuera del campus, pero en medio de esa facultad para tomar decisiones deben tener presente los riesgos que se corren”, comenta Sandra y agrega que en caso de suceder un incidente es EAFIT el que debe enfrentar el asunto.
Por esta razón recomienda a quienes lideran estas actividades tomar las medidas necesarias. Una de estas es contratar el servicio de transporte con las empresas autorizadas por la Institución, que son las que cumplen con los requisitos exigidos para el desplazamiento de empleados y estudiantes.
Este proceso se realiza a través del Departamento de Compras, adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera (Diaf).
“La idea es no contratar con terceros el transporte por ahorrar costos, porque cuando suceda algún percance es posible que el servicio no cuente con una póliza de seguro para responder por quienes viajan y, finalmente, será la Universidad la que deba, muchas veces con un alto precio, enfrentar lo sucedido”, afirma Sandra.
Y asegura que en su departamento, encargado de la gestión de los seguros, se realizan las gestiones previas de cotización y verificación del servicio que se va a contratar, que deberá tener como mínimo revisión técnico mecánica, papeles al día, pólizas suficientes, vehículo en buen estado, entre otros.
“Esto no nos garantiza que no habrá riesgos, pero sí certifica que el transportador está en capacidad de responder ante cualquier evento”, explica.
Otros lineamientos
Entre otros asuntos a tener en cuenta en las políticas está el de presentar la propuesta con anticipación ante el respectivo jefe, decano o director donde se indique el destino, los objetivos de la salida y el cronograma de trabajo.
“Es bueno que los jefes inmediatos del docente o empleado administrativo que lidera la actividad sepan de esta para que no los tome por sorpresa alguna eventualidad, pues son decisiones que pueden impactar de manera importante a la Universidad”, aduce la jefa del Departamento de Compras.
Ante esta dependencia de la Diaf se debe solicitar el servicio de transporte con ocho días de anticipación al evento, a través del correo electrónico
compras@eafit.edu.co. Allí se debe especificar el lugar, el día, la hora de ida y regreso, los responsables y el listado de las personas que van a viajar. Las cancelaciones se deben reportar con mínimo 12 horas de antelación.
De igual forma se pide que los pasajeros sean personas vinculadas a EAFIT, a través de un contrato laboral o por la matrícula que existe en algún curso de pregrado, posgrado o extensión.
Contar con afiliación vigente a una EPS, diligenciar el formato de responsabilidad y portar los documentos de identidad son otras normas que deben cumplir los participantes de las salidas.
De igual forma, los líderes de estas actividades deberán escoger un sitio que no esté catalogado como de alto riesgo, procurar el buen comportamiento de los asistentes y acompañarlos en todo momento.
“La invitación es a que pensemos en los riesgos y en que cualquier acción que se programe por fuera del campus siempre involucra a personas, y que como miembros de la Institución somos responsables de las decisiones que se toman en su nombre”, puntualiza Sandra.