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Intranet EntrenosIntranet Entrenos / NoticiasNoticias 2012MayoProcesos y Procedimientos / Es importante anunciar a los visitantes

​Procesos y  Procedimientos

​Es importante anunciar a los visitantes  

​Menos demoras e incomodidad se pueden evitar cuando se anuncia a los visitantes con tiempo a través de la línea 9911 y del correo monitoreo@eafit.edu.co.

• Todas las personas externas que se citan en la Universidad deben ser anunciadas con antelación, con el fin de agilizar su ingreso y poder dirigirlas al lugar adecuado. Dentro de poco este procedimiento podrá hacer a través de una aplicación web.

• Las porterías peatonales habilitadas para el ingreso de visitantes son la de la avenida Las Vegas y la que se encuentra contigua al Edificio de Ingenierías, y las vehiculares son la cercana al puente de La Aguacatala (para carros y motos) y del Instituto del Plástico y del Caucho.


Que venía alguien para alguna oficina y no pudo ingresar a la Universidad, o que otra persona entró a la Institución pero no sabe a qué bloque dirigirse. También está el que tiene el nombre del funcionario con el que tiene una cita, pero no sabe su extensión... En fin, situaciones como estas se presentan con frecuencia en las porterías de EAFIT.
 
Esto sucede, en la mayoría de los casos, porque estos visitantes no son anunciados con antelación por parte del empleado que los espera, lo que, además de causar incomodidad a quien llega y a quien está adentro, genera retrasos y distracciones a las personas que prestan el servicio de vigilancia.

“Lo ideal es avisar siempre sobre estas visitas con el debido tiempo porque esto permite agilizar su ingreso por las porterías y evita que el personal de vigilancia tenga que llamar a la extensión del solicitado para verificar los datos o pedir autorización”, afirma Jaime Alexander Ocampo, coordinador del Área de Seguridad de la Universidad.

Estos anuncios se pueden hacer dos horas, una hora o hasta media hora antes del momento de la cita. Lo importante es reportarlo ya que, según el coordinador, el no hacerlo es dar pie a que personas extrañas, que aprovechan la información disponible sobre funcionarios de la Institución, la usen para ingresar y ejercer actividades que están prohibidas dentro del campus.

“La idea del control es minimizar el actuar de los delincuentes. Por eso, todo el que llega sin carné, pasa por los debidos controles, lo que no ocurre si su visita está anunciada con anterioridad”, explica Jaime y añade que es esencial indicar el lugar hacia dónde se dirige la persona para poderla guiar desde cualquiera de los puntos que permiten su acceso.

Las porterías peatonales habilitadas para el ingreso de visitantes son la de la avenida Las Vegas y la que se encuentra contigua al Edificio de Ingenierías, y las vehiculares son la cercana al puente de La Aguacatala y del Instituto del Plástico y del Caucho.
 

El registro será a través de la web

Aunque en la actualidad, la manera de anunciar estas citas es a través de la línea segura 9911 o con un correo electrónico a monitoreo@eafit.edu.co, muy pronto este procedimiento podrá hacerse desde cualquier lugar del campus o fuera de este, gracias al sistema de agendamiento web de visitantes.

Esta aplicación permitirá que el empleado, al ‘loguearse’ con su usuario y contraseña, autorice el ingreso de la persona que espera con solo indicar su nombre completo, su cédula (opcional), el día y el lugar del campus hacia dónde va.

“Esta es una aplicación que se está ajustando por parte del Centro de Informática y que va a permitir, a través de la página web, registrar a las personas que vienen a la Universidad para que el personal de seguridad pueda tener la información al instante”, apunta Jaime.

Es importante, cuando la aplicación esté en funcionamiento, notificar si es una o son varias personas las que llegan. “Se registra un visitante y, en la casilla de observaciones, se escribe el nombre de quienes lo acompañan”, señala el coordinador.

Y recuerda otra recomendación: “Quien tenga el carné institucional debe cargarlo siempre porque es como tener las llaves de la casa. Si todos los empleados lo llevan consigo, el vigilante se dedicará exclusivamente al control de acceso de aquellas personas que no lo tienen o de aquellos que no están autorizados para ingresar a la Universidad, pues es la forma como evitamos riesgos”.
 
Luis Alejandro Cardenas Franco
Última modificación realizada el 22/04/2013 17:39 por Monitoras Web EAFIT