• La actualización de contenidos en el Portal Web Institucional y la intranet Entrenos es un trabajo que debe realizar cada dependencia, con el apoyo del Área de Información y Prensa.
Consulte las fechas de capacitación aquí.
• Es importante que esta labor no se limite solo a subir información, sino a mantenerla al día. Para esto, la recomendación es que el encargado sea alguien que permanezca en la dependencia.
Todo lo que es la Universidad, sus proyectos, su dinámica, sus procesos, sus eventos, su historia y su mirada al futuro está plasmado en el Portal Web Institucional. De igual manera, esta información y la que tiene relación con los procedimientos internos y con la cultura organizacional reposa en la intranet Entrenos.
En ambos medios los procesos de las diferentes dependencias se hacen visibles y estas dan a conocer su gestión a sus públicos, con el fin de tenerlos informados.
Por esto, es fundamental que esta información sea pertinente, se divulgue siempre con oportunidad y se mantenga actualizada. Así lo declara Luis Alejandro Cárdenas Franco, administrador de contenidos digitales del Área de Información y Prensa, para quien lo más importante, a la hora de tener al público bien informado, es que en cada unidad académica y administrativa sea responsable de sus contenidos en estos medios institucionales.
“Si bien desde el Área de Información y Prensa, adscrita al Departamento de Comunicación y Cultura, se brinda siempre apoyo en la publicación de contenidos, la plataforma informática que tiene la Institución permite que desde cada dependencia se pueda subir y actualizar información en las páginas de forma directa”, cuenta Alejandro.
Y para que las distintas unidades institucionales conozcan el manejo de esta herramienta se ha destinado un espacio de capacitación todos los miércoles hasta el 23 de mayo, entre las 2:00 y las 4:00 p.m., en el aula 301 del bloque 38.
Allí se enseña a los asistentes sobre el manejo de este recurso desde un nivel cero. “Aprenden a ingresar al sitio con usuario y contraseña; a crear y editar una página; a agregar textos, tablas e imágenes; a hacer navegaciones; a enlazar páginas y documentos, entre otros”, apunta el administrador de contenidos digitales.
Además, crear y mantener disponible la información de cada dependencia en el Portal Web Institucional y en la intranet Entrenos permite que, al quedar registrada, se pueda consultar lo que ha hecho la Universidad en determinado momento y, a la hora de hacer informes, es una herramienta muy útil.
Debe haber un encargado
Como en todo proceso, esta actualización permanente requiere de alguien que vele por su funcionamiento, una persona que busque la información que es de interés para el público y elimine aquellos datos que ya no son útiles para los usuarios del sitio.
“Es importante que el trabajo no llegue solo hasta el punto de subir la información, sino de mantenerla al día. Por esto recomendamos que quien vaya a estar al frente de esto sea alguien que permanezca en la dependencia y no personal que rote mucho, pues si bien los monitores son un apoyo importante, ellos, al salir, se llevan el conocimiento”, explica Alejandro.
Por eso, para aquellas unidades que ven la necesidad de comunicación en estos medios la recomendación es identificar en qué lugar del Portal Web Institucional o la intranet Entrenos se van a publicar contenidos y designar a un encargado si no lo hay. Posterior a esto, solicitar los permisos de acceso a Alejandro Cárdenas al correo
lcardenf@eafit.edu.co y, con la capacitación del caso, comenzar el proceso de publicación.
“Los ajustes se hacen sobre el camino de la mano del Área de Información y Prensa, porque surgirán asuntos que requieran de más elaboración, pero lo ideal es que esta labor esté empoderada para los asuntos básicos”, expresa el líder del proceso, quien agrega que durante el semestre se publicarán video tutoriales que enseñan sobre el uso y el manejo de contenidos en estos medios.
Para participar en las capacitaciones se debe hacer reserva previa con Lina Marcela Duque, en el correo electrónico
lduquev1@eafit.edu.co o en la extensión 9820.