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GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV

ACTA No. 026

FECHA:  23 de septiembre de 2019

HORA: 10:00 a 12:30 horas

LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones

ASISTENTES:

Gloria Patricia Ospina                        Jefe Biblioteca
Ana María Vélez                                Coordinadora Gestión Servicios al Público
María Isabel Duarte                          Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Damary Gómez                                  Comunicadora

Lina María Tejada                              Coordinadora Gestión Recursos de Información

Walter Blandón                                  Coordinador Gestión Tecnológica

Claudia Vélez Pereira                       Líder Gestión de Competencias Informacionales

 

AUSENTES:

INVITADOS:                                    

 

 

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:

  1. Aprobación del acta 025 y revisión de compromisos
  2. Directrices construcción plan estratégico 2020-2024
  3. Generalidades

 

DESARROLLO:  

1.    Se aprobó el acta 025 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

 

ActividadResponsable(s)CumplimientoObservaciones
Hacer el piloto de recomendados por Escuelas y establecer las personas encargadas de realizar la actualización mensual

Lina Tejada

Ana María Vélez

En procesoSe deberá incluir el listado de las revistas suscritas para los diferentes programas académicos
Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CADGrupo PrimarioEn procesoSe revisará el cuadro Control de Registros y se completarán las Tablas de Retención con los documentos y registros pertinentes.
Realizar la bitácora 2020Grupo PrimarioPendienteSe elaborará en reunión el viernes 27 de septiembre
Programar reunión con todo el personal para divulgar matriz de peligros y riesgos laboralesAna María VélezCumplida 
Solicitar voluntarios para Biblioteca 24/7 Ana María VélezCumplida 
Gestionar capacitación en primeros auxilios para voluntarios Biblioteca 24/7Ana María Vélez  Pendiente 

 

2.    Directrices construcción plan estratégico 2020-2024

 

Patricia Ospina presentó las directrices para la elaboración del plan estratégico, estas son:

 

UNIVERSIDAD EAFIT

ORIENTACIONES PARA FORMULAR EL PLAN DE DESARROLLO 2020-2024

 

En septiembre del año pasado el Consejo Superior aprobó el Itinerario EAFIT 2030, el cual se compone de 4 retos, 4 itinerarios, 23 estrategias y 98 compromisos institucionales. Para avanzar en su desarrollo, la rectoría dispuso la creación de dos grandes proyectos, denominados Transformación Digital y Transformación Curricular, con la idea que generen sinergias entre sí.

 

El logro de la Visión 2030 se espera alcanzar mediante la realización de dos planes de desarrollo, el primero de carácter quinquenal, para el período 2020-2024; y el segundo para cubrir el sexenio 2025-2030.

 

Para formular el Plan Estratégico de Desarrollo 2020-2024, como una construcción colectiva, sugerimos el siguiente procedimiento:

 

1.       Definir en términos cualitativos y cuantitativos los grandes objetivos, para los próximos 5 años, de cada una de las dependencias que integran el Comité Primario de Rectoría, en consonancia con las estrategias del Itinerario EAFIT 2030 y los avances alcanzados en el presente año.

 

Recomendaciones:

 

    • NO pretender abarcar todas las estrategias. En el desarrollo de algunas se podrá participar en el período 2025-2030, con la formulación del segundo plan estratégico.

 

    • Verificar que los objetivos propuestos sean viables y que efectivamente contribuyan al logro de la Visión 2030 y que no hagan parte de la operación ordinaria de la Institución.

 

    • Tener presente que los grandes objetivos se desarrollarán a lo largo de los 5 años y que para su realización será necesario formular planes de acción anuales, con objetivos e indicadores específicos.

 

2.       Definir los indicadores con los cuales se medirá el avance de los objetivos propuestos.

 

3.       Cuando sea posible, establecer MEGAS (metas grandes y audaces). Ejemplos: metas numéricas en población estudiantil, en reducción de la deserción, en ventas de los negocios institucionales, en crecimiento de la oferta académica (nuevos programas), en producción académica (artículos, obras artísticas, libros), en captación de recursos de filantropía, en reducción de la huella de carbono, en movilidad estudiantil entrante y saliente, en ingresos por transferencia de tecnología, en clasificación de los profesores y grupos de investigación en los índices de Colciencias, en incremento en la visibilidad e impacto de la producción intelectual de los profesores, en mejoramiento en los ránquines nacionales y extranjeros, en captación de recursos para investigación.

 

3.    Revisión de la programación de Coordinadores de evacuación:

 

Se realizó la revisión final del cuadro que contiene la programación de los coordinadores de evacuación. Patricia Opina enviará un correo a todo el personal con el cuadro, haciendo énfasis en la responsabilidad que todos tenemos con esta actividad.

 

UbicaciónJORNADA
6 a.m. – 7 a.m.7 a.m. – 12 p.m.12 a 1 pm.1 a 2 pm2 pm a 5 pm5 p.m. – 9 p.m.
Primer piso- Sala AudiovisualesN.ASantiago Zapata (Primero)Marcela Preciado (Primero)Patricia Rendón (Primero)Esenidia Alvis (Primero)Marcela Fajardo (Primero)
N.ASebastián AgudeloAuxiliar a cargoAuxiliar a cargoLaura AlmarioAuxiliar a cargo
Primer piso- Sala de Aprendizaje ActivoN. APaulo Cardona (Primero)Esenidia Alvis (Primero)Ingrid Gómez (Primero)

Ingrid Gómez (4:00 p.m.)

Marcela Preciado (a partir de las 4:00 p.m.)

 

Marcela Preciado
N. AAuxiliar a cargoAuxiliar a cargoAuxiliar a cargoAuxiliar a cargoAuxiliar a cargo
Primer piso – oficinas administrativas

N.A. Personal de Biblioteca

 

Mary Luz Echeverri

(Primero)

Mary Luz Echeverri (lunes, viernes)

Patricia Ospina

(Primero)

Walter Blandón (lunes)

Luz Dary Galeano (martes y jueves)

(Primero)

Mary Luz Echeverri

(Primero)

N.A.
N. AEmilse VeraCoordinador de evacuación presente en el áreaCoordinador de evacuación presente en el áreaJonatan CardonaN.A.
Ubicación6 a.m. – 7 a.m.7 a.m. – 12 p.m.12 a 1 pm.1 a 2 pm2 pm a 5 pm5 p.m. – 9 p.m.
Ala oriental- segundo piso

Ingrid Gómez

(Primero)

Pablo Valencia

(Primero)

Bertha Restrepo

(Primero)

Esenidia Alvis

(Primero)

 

Patricia Rendón (4:00 p.m.)

Bertha Restrepo (después de las 4:00 p.m.)

(Primero)

Bertha Restrepo

(Primero)

Auxiliar a cargoLuis Fernando RamírezAuxiliar a cargoMarcela Fajardo Felipe AtehortúaAuxiliar a cargo
Ala occidental- segundo piso

Pablo Valencia

(Primero)

Julián Naranjo

(Primero)

Laura Almario (12:00 – 12:30)

Pablo Valencia (12:30 – 1:00)

(Primero)

Oscar Monsalve (miércoles, jueves, viernes)

(Primero)

Laura Almario

(Primero)

 

Marcela Fajardo

(Primero)

Auxiliar a cargoPatricia RendónAuxiliar a cargoMarcela FajardoSantiago ZapataAuxiliar a cargo
Ala oriental- tercer pisoN. A

Ingrid Gómez

(Primero)

María Isabel Duarte

(Primero)

Paulo Cardona

(Primero)

Paulo Cardona

(Primero)

 

Laura Almario o

Auxiliar a cargo de préstamo

(Primero)

N. AFelipe AtehortúaXXXXXXXXXXXSantiago ZapataMarcela FajardoEsenidia Alvis
Ala occidental- tercer pisoN. A

Brayan Correa

(Primero)

Felipe Atehortúa

(Primero)

Brayan Correa

(Primero)

Brayan Correa

(Primero)

Laura Almario o

Auxiliar a cargo de préstamo

(Primero)

N. AXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXJulián NaranjoXXXXXXXXXX
Sala Patrimonial 4 piso y Torre Técnica desde el quinto piso hasta el primeroN. A

Juan Carlos Cardona Alejandro Suárez

 (a partir de las 8:00)

(Primero)

Juan Carlos Cardona

Alejandro Suárez

(Primero)

Rigoberto Guzmán

(Primero)

 

Juan Carlos Cardona

Alejandro Suárez

(Primero)

Juan Carlos Cardona

Alejandro Suárez

 (hasta 6:00pm)

Esenidia Alvis (6 a 9 pm. )

(Primero)

N. ARigoberto GuzmánRigoberto GuzmánJuan Carlos CardonaRigoberto Guzmán

Rigoberto Guzmán (hasta 6:00pm)

xxxxxxxxxxxx

 

 

4.    Generalidades

 

Patricia Ospina

  • Recibió la directriz de elaborar el modelo de negocio de la Biblioteca, el cual a su vez tiene que formar parte del modelo de negocio de la Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación. Patricia y Ana María asistirán a las reuniones y elaborarán el modelo.
  • El martes 1 de octubre viajará a Bogotá para asistir a una reunión sobre el software Folio que se realizará en la Universidad de la Sabana.

 

Walter Blandón

  • El viernes 20 de septiembre se reunió con Diana Ramírez, jefe de servicios de la Dirección de Informática, para definir el proceso de servicio técnico en la Biblioteca, el cual debe alinearse al de la Dirección. Para poder implementar dicho modelo, Brayan Correa asistirá a capacitaciones con los diferentes coordinadores durante la primera semana de octubre.
  • Indagando sobre las posibilidades que ofrece el EZProxy, descubrieron que hay una forma de integrar las bases de datos que tiene restricción de acceso para que puedan ser consultadas de forma remota a través de esta herramienta. Walter y Jonatan seguirán explorando para poder implementar esta funcionalidad. Esto evitaría el proceso de solicitar citas para consultar las bases de datos.
  • Comenzará el teletrabajo a partir del miércoles 25 de septiembre. Los días seleccionados para trabajar bajo esta modalidad son el miércoles y el viernes. Sobre esta modalidad, Patricia le pidió a Walter indagar como se va a garantizar que el resto del equipo se pueda comunicar con quienes están trabajando en su casa, ya sea por Webex o Skype.

 

Claudia Vélez

  • El miércoles 18 de septiembre se realizó la capacitación sobre bases de datos de derecho. Durante la actividad se evidenció que la base de datos Multilegis está solicitando la creación de usuario y clave individual, lo que dificulta su consulta a través del EZProxy. Claudia enviará estas observaciones a Patricia Ospina para que ella pueda trasmitirlas al proveedor para que solucione el problema.

 

Damary Gómez

  • Iniciará teletrabajo el jueves 26 de septiembre. Los días seleccionados para trabajar bajo esta modalidad son el jueves y el viernes.

 

Lina Tejada 

  • Oscar inicia teletrabajo el lunes 23 de septiembre. Los días seleccionados para trabajar bajo esta modalidad son el lunes y el martes.

 

Ana María Vélez

  • La Biblioteca no participará en la fiesta de los disfraces este año debido a que no se cuenta con presupuesto y a que hay demasiadas actividades programadas en octubre.
  • Se han presentado algunos reclamos de estudiantes que están sancionados por hacer mal uso de los espacios en la Sala de Aprendizaje Activo. Se va a crear e implementar un formato para registrar las sanciones y así poder tener control de las fechas y causas de sanción.

 

 

Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)

ActividadResponsable(s)
Hacer el piloto de recomendados por Escuelas y establecer las personas encargadas de realizar la actualización mensual

Ana María Vélez

Lina Tejada

Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CADGrupo Primario
Realizar la bitácora 2020Grupo Primario
Gestionar capacitación en primeros auxilios para voluntarios Biblioteca 24/7Ana María Vélez 
Elaborar formato para controlar sanciones en Sala de Aprendizaje ActivoAna María Vélez
Indagar como se va a garantizar que el equipo se pueda comunicar con quienes están trabajando en su casa, ya sea por Webex o SkypeWalter Blandón
Enviar observaciones sobre problemas con el acceso a base de datos Multilegis a PatriciaClaudia Vélez
Trasmitir inquietudes sobre el funcionamiento de Multilegis al proveedorPatricia Ospina

 

 

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará 30 de septiembre a las 10:00 a.m., sala de reuniones, primer piso, Biblioteca.

 

 

Temas:

1.    Aprobación del acta 026 y revisión de compromisos

2.      Generalidades



 

 

 

Gloria Patricia Ospina Ospina           Ana María Vélez Trujillo
Jefe Biblioteca

Coordinadora Servicios al Público

Secretaria Grupo Primario

 

 

 

Lina María Tejada Escobar

Coordinadora Gestión de Recursos de Información

 

 

 

 

 

María Isabel Duarte Gandica

Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

 

 

 

 

 

 

Claudia Vélez Pereira

Líder Gestión de Competencias Informacionales

 

 

           

 

 

 

 

 

 

Carlos Walter Blandón Álvarez

Coordinador Gestión Tecnológica

 

 

 

 

 

Luz Damary Gómez Orozco

Comunicadora

 

 


Acta 026