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GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV

ACTA No. 025

FECHA:  16 de septiembre de 2019

HORA: 10:00 a 12:30 horas

LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones

ASISTENTES:

Gloria Patricia Ospina                        Jefe Biblioteca
Ana María Vélez                                Coordinadora Gestión Servicios al Público
María Isabel Duarte                          Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Damary Gómez                                  Comunicadora

Lina María Tejada                              Coordinadora Gestión Recursos de Información

Walter Blandón                                  Coordinador Gestión Tecnológica

Claudia Vélez Pereira                       Líder Gestión de Competencias Informacionales

 

AUSENTES:

INVITADOS:                                    

 

 

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:

  1. Aprobación del acta 024 y revisión de compromisos
  2. Presupuesto 2020
  3. Criterios de Seguridad y Salud En El Trabajo (Sst) Para Selección De Proveedores Y Contratistas
  4. Capacitación de evacuadores
  5. Generalidades

 

DESARROLLO:  

1.    Se aprobó el acta 024 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

 

ActividadResponsable(s)CumplimientoObservaciones
Hacer el piloto de recomendados por Escuelas y establecer las personas encargadas de realizar la actualización mensual

Lina Tejada

Ana María Vélez

En procesoSe deberá incluir el listado de las revistas suscritas para los diferentes programas académicos
Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CADGrupo PrimarioEn procesoSe revisará el cuadro Control de Registros y se completarán las Tablas de Retención con los documentos y registros pertinentes.
Propuesta de actividades para informe del Consejo Superior (próxima revisión 9 de septiembre)Grupo PrimarioCumplida

Se decidió que los temas a presentar en el Consejo Superior son:

Septiembre: Premio León de Greiff y fiesta del Libro.

Octubre: Actividad Cien años de la aviación en Colombia y Evento Acceso Abierto

Noviembre:   Avance Premio Narrativa y 24/7

 

 

Solicitar reunión Diego Vanegas para aclarar dudas sobre la programación de Coordinadores de EvacuaciónPatricia OspinaCumplida

Se realizó reunión con los representantes de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Se debe completar el cuadro de Coordinadores de Evacuación para nombrar suplentes. Ana María completará el cuadro.

Se pidieron chalecos de coordinadores de evacuación para cada piso.

Claudia Vélez enviará correo con observaciones y recomendaciones. 

Enviar a Claudia Vélez los nombres del personal que asistirá a las capacitaciones del 3 y 4 de septiembre. CoordinadoresCumplida 
Gestionar capacitación de Coordinadores de Evacuación para todo el personal de BibliotecaClaudia VélezCumplidaSe realizarán dos capacitaciones (viernes 20 y 27 de septiembre)
Realizar la bitácora 2020Grupo PrimarioPendiente 

 

2.     Presupuesto 2020

 

Patricia Ospina presentó el presupuesto final para el 2020. En términos generales, el presupuesto de gastos aumentó en un 10%. El rubro que más se incrementó es el de Suscripción de Bases de Datos, esto con el fin de adquirir nuevos contenidos. Con relación a los proyectos de adecuación física, se aprobaron tres OTG: Cambio de Tapete, Techos y paneles acústicos, remodelación de mezzanines y cubículos.

Además, Patricia explicó que para la vigencia de 2020 se debió hacer un ejercicio de distribución presupuestal. Este es el siguiente:

Estrategia % Encuesta
Itinerario 1Propender por la excelencia en el descubrimiento y la consolidación de la comunidad científica mediante el desarrollo de la agenda de conocimiento.30
Itinerario 1Potenciar a EAFIT como un epicentro físico y digital de cultura y creación artística.15
Itinerario 1Transformar el aprendizaje en experiencias activas, ubicuas, personalizadas, flexibles, permanentes e incluyentes30
Itinerario 1Transformar la oferta académica, las vías de formación y la acreditación de competencias para que sean convergentes, modulares, oportunas y respondan a las nuevas demandas5
Itinerario 2Facilitar, ampliar y transformar la interacción entre la Institución y sus grupos de interés con el uso de tecnologías digitales5
Itinerario 2Consolidar las capacidades digitales de la institución y mejorar los procesos de gestión de la información y el conocimiento / Impulsar el cumplimiento de la misión institucional por medio de una transformación digital que involucre a las personas, los procesos, la tecnología y la cultura organizacional.15
100

 

 

3.    Criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo para contratos con empresas:

Se debe verificar que las empresas con las cuales se contratan servicios tengan Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. En Biblioteca, esto aplica para los proveedores de montajes del Trueque.

Ana María informó que, de acuerdo a la legislación sobre Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario socializar con todo el personal la matriz de peligros y riesgos laborales. El Grupo Primario hará una revisión de la misma y citará al personal a una reunión para divulgar la información. Ana María programará las reuniones.

4.    Generalidades

 

Claudia Vélez

 

  • Recibió invitación a una reunión para programar Momento docente de 2019-2. Las fechas previstas para la actividad son el 3 y 4 de diciembre. Tan pronto Claudia tenga claridad sobre la participación de la Biblioteca, convocará las diferentes áreas para planear las actividades.
  • El evento sobre Acceso Abierto se realizará el 29 de octubre de 9:30 a 12 m. Los invitados son Malgorzata Lisowska de la Universidad del Rosario, Alejandro Uribe de la Universidad de Antioquia, Daniel Arribas de la Universidad de Liverpool y María Alejandra González de la Universidad EAFIT. Falta concretar la participación de un profesor de EAFIT.
  • El miércoles 18 de septiembre se realizará una jornada de capacitación en las bases de datos VLex, Multilegis y LexBase. A esta asistirán profesores y estudiantes de la Universidad y los formadores de la Biblioteca.  
  • El Grupo de trabajo del Núcleo de formación Institucional ya definió los rasgos del estudiante Eafitense. Este resultado se socializará con los estudiantes de pregrado de la Universidad para determinar si las características definidas coinciden con las expectativas de los estudiantes. Esa comparación se realizará el jueves 19 de septiembre en una reunión con representantes de los estudiantes. 

 

Lina Tejada:  

  • El Departamento de Desarrollo Estudiantil solicitó que Sebastián Mendoza y Felipe Atehortúa acompañaran a un estudiante con discapacidad auditiva a la asamblea de carrera para servir como intérpretes del lenguaje de señas. Ni Felipe ni Sebastián aceptaron asistir porque sus conocimientos del lenguaje de señas son básicos y no pueden asumir la responsabilidad de traducir conversaciones tan complejas como las que se pueden dar en la asamblea.  
  • El jueves 12 de septiembre, Lina, Claudia, Felipe y Luis asistieron a una conferencia sobre acceso abierto que se dio en el marco de la feria del libro.
  • El profesor Ricardo Echavarría presentó una queja porque se descartó la Revista de Derecho penal y Criminología y por la mala atención que recibió con su requerimiento. Esta queja se respondió por correo y también se realizó una reunión con el profesor para aclarar las razones por las cuales se descarto el material y por qué no se dio respuesta oportuna a su solicitud. En dicha reunión se acordó hacer un claustro de los profesores de derecho con la biblioteca para revisar el tema de la suscripción de bases de datos y otras inquietudes que los profesores tengan sobre los servicios. La reunión se realizará el 25 de octubre a las 8 am.

 

Ana María Vélez

  • La licencia de paternidad de Julián Naranjo comienza el viernes 20 y termina el sábado 28 de septiembre.
  • El servicio de Biblioteca 24/7 inicia el 28 de octubre y termina el lunes 18 de noviembre a las 9 pm. Ana María enviará un correo para solicitar voluntarios y gestionará que quienes no han hecho el curso de Primeros auxilios sean capacitados.
  • El lunes 30 de septiembre cambia el horario de jornada flexible al horario regular de 8 am a 6 pm.
  • El jueves 12 de septiembre se reunión con Ana María Vargas para conocer la propuesta programa de gestión para la atención a necesidades educativas diversas. Este programa contempla la creación de un área dedicada exclusivamente a gestionar y orientar la inclusión de acuerdo con los diferentes tipos discapacidad y la adecuación de espacios, servicios y recursos en la Universidad. La Biblioteca deberá desarrollar servicios y recursos de acuerdo a los lineamientos de este programa. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)

ActividadResponsable(s)
Hacer el piloto de recomendados por Escuelas y establecer las personas encargadas de realizar la actualización mensual

Ana María Vélez

Lina Tejada

Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CADGrupo Primario
Realizar la bitácora 2020Grupo Primario
Programar reunión con todo el personal para divulgar matriz de peligros y riesgos laboralesAna María Vélez
Solicitar voluntarios para Biblioteca 24/7 Ana María Vélez
Gestionar capacitación en primeros auxilios para voluntarios Biblioteca 24/7Ana María Vélez 
Completar cuadro de Coordinadores de evacuaciónAna María Vélez
Enviar correo con observaciones y recomendaciones durante las evacuaciones del edificioClaudia Vélez

 

 

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará 23 de septiembre a las 10:00 a.m., sala de reuniones, primer piso, Biblioteca.

 

 

Temas:

1.    Aprobación del acta 025 y revisión de compromisos

2.      Generalidades



 

 

 

Gloria Patricia Ospina Ospina           Ana María Vélez Trujillo
Jefe Biblioteca

Coordinadora Servicios al Público

Secretaria Grupo Primario

 

 

 

Lina María Tejada Escobar

Coordinadora Gestión de Recursos de Información

 

 

 

 

 

María Isabel Duarte Gandica

Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

 

 

 

 

 

 

Claudia Vélez Pereira

Líder Gestión de Competencias Informacionales

 

 

           

 

 

 

 

 

 

Carlos Walter Blandón Álvarez

Coordinador Gestión Tecnológica

 

 

 

 

 

Luz Damary Gómez Orozco

Comunicadora

 

 



Acta 025