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GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV

ACTA No. 024

FECHA:  2 de septiembre de 2019

HORA: 9:00 a 12:00 horas

LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones

ASISTENTES:

Gloria Patricia Ospina                        Jefe Biblioteca
Ana María Vélez                                Coordinadora Gestión Servicios al Público
María Isabel Duarte                          Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Damary Gómez                                  Comunicadora

Lina María Tejada                              Coordinadora Gestión Recursos de Información

Walter Blandón                                  Coordinador Gestión Tecnológica

Claudia Vélez Pereira                       Líder Gestión de Competencias Informacionales

 

AUSENTES:

INVITADOS:                                    

Zulma Alejandra Arias                       Centro de Administración Documental

Jazmyn Saray Osorio Perez              Centro de Administración Documental

 

 

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:

1.    Compromisos

2.    Revisión Tablas de Retención Documental

3.    Generalidades

 

DESARROLLO:  

1.    Se aprobó el acta 023 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

 

ActividadResponsable(s)CumplimientoObservaciones
Hacer el piloto de recomendados por Escuelas y establecer las personas encargadas de realizar la actualización mensual Claudia VélezPendiente 
Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CADGrupo PrimarioEn procesoSe revisará el cuadro Control de Registros y se completarán las Tablas de Retención con los documentos y registros pertinentes.
Solicitar reunión con el CAD para continuar la revisión de las Tablas de Retención DocumentalPatricia OspinaCumplida 
Propuesta de actividades para informe del Consejo Superior (próxima revisión 9 de septiembre)Grupo PrimarioPendiente 
Realizar la bitácora 2020Grupo PrimarioPendiente 

 

2.     Tablas de retención documental

 

Se realizó una revisión de las tablas y se acordó revisarlas y completarlas teniendo en cuenta el cuadro de Control de Registros del Sistema de Gestión de Calidad. Esto debido a que algunos de los documentos incluidos en las tablas no son de valor para reconstruir el quehacer de la Biblioteca.

 

3.    Generalidades

 

Claudia Vélez

Solicitó al Grupo Primario elaborar el cuadro de responsables de evacuación de la Biblioteca. Debía darse prioridad a esta tarea para definir quienes asistirían a la capacitación para Coordinadores de Evacuación programada para el 3 y 4 de septiembre.

Después de elaborar el cuadro, se determinó que todo el personal de la Biblioteca debe recibir la capacitación y que se debe hacer una reunión con Diego Vanegas para aclarar dudas sobre este procedimiento. Claudia Vélez gestionará la capacitación con el área de Seguridad y Salud en el Trabajo. Así mismo, se estableció que los coordinadores debían enviarle a Claudia Vélez los nombres que asistirían a las capacitaciones programadas para el martes tres y el miércoles 4 de septiembre. Patricia Ospina gestionará la reunión con Diego Vanegas.

Cuadro Personal Evacuación

UbicaciónJornada
6 a.m. – 7 a.m.7 a.m. – 12 p.m.12 a 1 pm.1 a 2 pm2 pm a 5 pm 5 p.m. – 9 p.m.
Primer piso- Sala AudiovisualesN.ASantiago ZapataMarcela PreciadoPatricia Rendón Esenidia AlvisMarcela Fajardo
Primer piso- Sala de Aprendizaje ActivoN. APaulo CardonaEsenidia AlvisIngrid Gómez

Ingrid Gómez (4:00 p.m)

Marcela Preciado

 

Marcela Preciado
Primer piso – oficinas administrativas

N.A. Personal de Biblioteca

¿PERSONAL DE ASEO?

Mary Luz Echeverri

Mary Luz Echeverri (lunes, viernes)

Patricia Ospina

Walter Blandón (lunes)

Luz Dary Galeano (martes y jueves)

Mary Luz Echeverri 
Ala oriental- segundo pisoIngrid GómezPablo ValenciaBertha Restrepo

Esenidia Alvis

Marcela Fajardo

Patricia Rendón (4:00 p.m)

Bertha Restrepo (después de las 4:00 p.m.)

 

Bertha Restrepo
Ala occidental- segundo pisoPablo ValenciaJulián Naranjo

Laura Almario (12:00 – 12:30)

Pablo Valencia (12:30 – 1:00)

Oscar Monsalve (miércoles, jueves, viernes)

Laura Almario

 

Marcela Fajardo
Ala oriental- tercer pisoN. AIngrid GómezMaría Isabel DuartePaulo CardonaPaulo Cardona 
Ala occidental- tercer pisoN. ABrayan CorreaFelipe Atehortúa Brayan CorreaBrayan Correa 
Sala Patrimonial 4 pisoN. AJuan Carlos Cardona (a partir de las 8:00)

Juan Carlos Cardona

 

Rigoberto Guzmán Juan Carlos CardonaJuan Carlos Cardona (hasta 6:00pm)
Torre Técnica desde el quinto piso hasta el primeroN. AAlejandro Suárez (a partir de las 8:00)Alejandro SuárezPablo ValenciaAlejandro SuárezAlejandro Suárez (hasta 6:00pm)

 

 

Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)

ActividadResponsable(s)
Hacer el piloto de recomendados por Escuelas y establecer las personas encargadas de realizar la actualización mensual

Ana María Vélez

Lina Tejada

Revisar las tablas de retención documental teniendo en cuenta las observaciones realizadas por el CADGrupo Primario
Solicitar reunión Diego Vanegas para aclarar dudas sobre la programación de Coordinadores de EvacuaciónPatricia Ospina
Enviar a Claudia Vélez los nombres del personal que asistirá a las capacitaciones del 3 y 4 de septiembre. Coordinadores
Gestionar capacitación de Coordinadores de Evacuación para todo el personal de BibliotecaClaudia Vélez
Propuesta de actividades para informe del Consejo Superior (próxima revisión 9 de septiembre)Grupo Primario
Realizar la bitácora 2020Grupo Primario

 

 

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará 9 de septiembre a las 10:00 a.m., sala de reuniones, primer piso, Biblioteca.

 

 

Temas:

1.    Compromisos

2.    Generalidades

 

Gloria Patricia Ospina Ospina           Ana María Vélez Trujillo
Jefe Biblioteca

Coordinadora Servicios al Público

Secretaria Grupo Primario

 

 

 

Lina María Tejada Escobar

Coordinadora Gestión de Recursos de Información

 

 

 

 

 

María Isabel Duarte Gandica

Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

 

 

 

 

 

 

Claudia Vélez Pereira

Líder Gestión de Competencias Informacionales

 

 

           

 

 

 

 

 

 

Carlos Walter Blandón Álvarez

Coordinador Gestión Tecnológica

 

 

 

 

 

Luz Damary Gómez Orozco

Comunicadora

 

 


Acta 024