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Procesos Biblioteca Skip Navigation LinksActa-012-2019 GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV ACTA No. 012 2019

GRUPO PRIMARIO CENTRO CULTURAL BIBLIOTECA LEV

ACTA No. 012

FECHA:  28 de mayo de 2019

HORA: 10: 00 a 12:00 horas

LUGAR: Bloque 32 Biblioteca. Piso 1, Sala de reuniones

 

ASISTENTES:

Gloria Patricia Ospina                        Jefe Biblioteca
Ana María Vélez                                Coordinadora Gestión Servicios al Público
María Isabel Duarte                          Coordinadora Sala de Patrimonio Documental
Claudia Vélez                                    Líder gestión de competencias informacionales

Damary Gómez                                  Comunicadora

Lina María Tejada                              Coordinadora Gestión Recursos de Información

Walter Blandón                                  Coordinador Gestión Tecnológica

 

AUSENTES:

INVITADOS:

ORDEN DEL DÍA Y/O TEMA ÚNICO:

1.    Revisión de compromisos

2.    Momento Docente

3.    Servicios para egresados

4.    Directrices de seguridad social para contratistas

5.    Generalidades


DESARROLLO:  

1.    Se aprobó el acta 011 del año 2019 y se revisaron los compromisos para verificar su cumplimiento.

 

ActividadResponsable(s)CumplimientoObservaciones
Actividad
Solicitar a César Rendón de Consortia los acuerdos donde se autoriza a los egresados el acceso a las bases de datos suscritas en el Consorcio Colombia.
Responsable(s)
Patricia Ospina
Cumplimiento
Cumplida
Observaciones
 
Actividad
Enviar a Patricia y Ana María la información sobre los equipos para mitigar ruido que tiene Ebsco y el semáforo  (proveedor, precio, contacto, etc.).
Responsable(s)
Walter Blandón
Cumplimiento
En proceso
Observaciones
 
Actividad
Buscar en mercado otros equipos diferentes a los de Ebsco y el semáforo para mitigar el ruido.
Responsable(s)
Walter Blandón
Cumplimiento
En proceso
Observaciones
 
Actividad
Enviar las actas de las asambleas de carrera al Comité primario.
Responsable(s)
Patricia Ospina
Cumplimiento
Cumplida
Observaciones
 
Actividad
Enviar correo a todo el personal de la Biblioteca solicitando retroalimentantación y sugerencias como insumos para la planeación del trueque del próximo año.
Responsable(s)
Damary Gómez
Cumplimiento
Cumplida
Observaciones
 
Actividad
Convocar a reunión a todas las dependencias de la Universidad encargadas de la organización de los festivales literarios para evaluar los eventos de este año y definir acciones de mejora para los festivales del próximo año.
Responsable(s)
Damary Gómez
Cumplimiento
Cumplida
Observaciones
 
Actividad

Adicionar en la aplicación Open Room el piso 2 de la Biblioteca.

 

Responsable(s)
Jonatan Cardona
Cumplimiento
Cumplida
Observaciones
 
Actividad
Revisar las políticas modificadas para el uso de los cubículos de investigación.
Responsable(s)
Ana María Vélez
Cumplimiento
Cumplida
Observaciones
 
Actividad
Organizar para después del 16 de mayo una reunión con Óscar Caicedo para discutir el proyecto del software gestión de libros OMP.
Responsable(s)
Walter Blandón
Cumplimiento
Cumplida
Observaciones
Reunión para el 30/05/2019
Actividad
Revisar la tabla de retención documental.
Responsable(s)
Comité primario
Cumplimiento
Pendiente
Observaciones
Fecha límite de revisión 23/05/2019

 

 

2.    Momento Docente

 

Patricia informa sobre la logística para "Momento Docente" que se realizará en la Biblioteca el día martes 18 de junio. Para el evento se utilizarán la sala de aprendizaje activo y el piso 2. Los pisos 3 y 4 estarán habilitados para los usuarios.

Claudia explica algunas de las actividades que se realizaran. El 31/05/2019 es la fecha límite para la solicitud de los recursos que requieren para las diferentes actividades. Claudia enviará correo electrónico con las necesidades propias de cada área de la Biblioteca. Se requiere apoyo de personal de Gestión Tecnológica, antes de la fecha para realizar pruebas y durante el evento para eventualidades que se puedan presentar.

 

 

3.    Servicios para egresados

 

Patricia comenta sobre como la Biblioteca puede dar a conocer los servicios orientados a los egresados y cuál sería la mejor forma de promocionarlos. Se sugiere la realización de una pieza publicitaria donde se presenten dichos servicios. Se propone que el Centro De Egresados realice la distribución de la misma ya que son ellos quienes la canalizarían al público objetivo. Patricia y Ana María harán una lista de los servicios. Walter revisará el menú de bases de datos en EZproxy con el fin de integrarlo con LibGuides A-Z.

 

 

4.    Seguridad social para contratistas

 

Patricia informa que se debe validar el cumplimiento de las políticas de seguridad social y su respectiva documentación con los contratistas que están vinculados con la Biblioteca.

 

 

5.    Generalidades

 

Claudia Vélez

Comentó que los días 29 y 30 de mayo se realizarán los seminarios web (webinar) sobre búsqueda de información en bases de datos bibliográficas y uso de Mendeley.

Comenta que el próximo 4 de junio se realizará capacitación sobre los estudios de caso de Emerald con el fin de conocer herramienta que aborda temas como contabilidad, finanzas, gestión y mercadeo.

 

Damary Gómez

Informó que el diseñador Juan Camilo Giraldo envió la primera maquetación del nuevo portal web para la Biblioteca http://www.eafit.edu.co/biblioteca/Paginas/Biblioteca.aspx. A partir de 05/06/2019 saldrá al aire la nueva versión del home con base en este diseño. Las páginas internas se irán actualizando a medida que se revisen. Damary enviará las tareas de revisión al grupo primario.

Informa que en la carpeta "[Panacea]\Biblioteca\GESTIÓN POR PROCESOS" se encuentra el archivo "Tabulacion-buzon-ideas-2019.xlsx" para el reporte de las ideas y sugerencias que se reciben por parte de los usuarios.

 

Ana María Vélez

Informó que recibió una vista de Innovacion Eafit donde solicitan el préstamo de espacios en la Biblioteca para la realización del Hackathon Medellín 2019 entre los días 3 y 4 de julio. Este es un concurso en el que los 'hackers' tendrán que resolver una serie de pruebas, con un tema en específico, que los llevará a expandir el espíritu emprendedor por medio de la tecnología y que, de ser los mejores, les permitirá ganar importantes premios. La temática de este año será la atención de desastres. Se utilizarían la sala de aprendizaje activo y el piso 2 ala oriental. Se revisará en conjunto con Innovacion Eafit más detalles y la logística para este evento.

Informa que se habilitó el servicio de préstamo de paraguas para la comunidad eafitense. El préstamo de un día por usuario se realiza a través de SINBAD. Cada área de la Biblioteca tendrá un paraguas para su uso.

 

María Isabel Duarte

Informó que el evento del bicentenario se realizará del 1 al 2 de agosto.

 

Walter Blandón

Comenta que a raíz del inicio de la segunda fase del proyecto IRIS de la Dirección de Informática, los casos reportados desde la Biblioteca a través de la aplicación Aranda se están direccionando a los técnicos de mantenimiento de la DINF. Por el momento el técnico de la Biblioteca no los atenderá directamente. Walter escalará esta inquietud a Diana Ramirez, Jefe del Departamento Servicios de TI y líder del proyecto.

Patricia Ospina

Informa el cambio de la fecha (viernes 12/07/2019) para la jornada de capacitación para el equipo de la Biblioteca. Recomendará en Desarrollo de Empleados que uno de los temas sea las técnicas de servicio para el manejo de usuarios y situaciones difíciles.

Propone el cambio de día de las reuniones del grupo primario para los lunes y cuando sea festivo se realizaría los días martes. Se acuerda con el grupo primario iniciar este cambio a partir de la siguiente reunión del mes de junio.

Comenta que para el préstamo de portátiles se debería adoptar las políticas de la DINF para el préstamo de esto equipos, teniendo en cuenta que los tiempos de sanción a los usuarios desde esta dependencia son mayores. En SINBAD no es posible establecer una sanción solo para un tipo de material si afectar el préstamo de los demás recursos. Walter consultará en la DINF la posibilidad de implementar en Biblioteca el software que allí se utiliza para este servicio y adherirse a las mismas políticas de préstamo.

 

 

 

Compromisos: (Tareas o actividades con fecha límite de realización)

ActividadResponsable(s)Fecha realización
Actividad
Enviar a Patricia y Ana María la información sobre los equipos para mitigar ruido que tiene EBSCO y el semáforo  (proveedor, precio, contacto, etc.).
Responsable(s)
Walter Blandón
Fecha realización
 
Actividad
Buscar en mercado otros equipos diferentes a los de Ebsco y el semáforo para mitigar el ruido.
Responsable(s)
Walter Blandón
Fecha realización
 
Actividad
Revisar la tabla de retención documental.
Responsable(s)
Comité primario
Fecha realización
 
Actividad
Enviar correo electrónico al grupo primario con las necesidades propias de cada área para la actividad "Momento Docente".
Responsable(s)
Claudia Vélez
Fecha realización
 
Actividad
Realizar listado de los servicios ofrecidos por la Biblioteca para los egresados.
Responsable(s)
Ana María Vélez
Patricia Ospina
Fecha realización
 
Actividad
Incluir el listado de bases de datos de LibGuides en el menú de EZproxy.
Responsable(s)
Walter Blandón
Fecha realización
 
Actividad
Validar el cumplimiento de las políticas de seguridad social para los contratistas.
Responsable(s)
Comité primario
Fecha realización
 
Actividad
Enviar  al grupo primario las tareas de revisión para el nuevo portal web de la Biblioteca.
Responsable(s)
Damary Gómez
Fecha realización
 
Actividad
Consultar con  Diana Ramirez sobre la atención de casos reportados por Aranda desde Biblioteca y que no se asignan a Brayan Correa.
Responsable(s)
Walter Blandón
Fecha realización
 
Actividad
Consultar en la DINF la posibilidad de implementar en Biblioteca el software que allí se utiliza para el préstamo de portátiles.
Responsable(s)
Walter Blandón
Fecha realización
 

 

 

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 4 de junio de 2019 a las 2: 00 PM., sala de reuniones, primer piso, Biblioteca

Temas:

 

 

 

 

Gloria Patricia Ospina Ospina                       Carlos Walter Blandón Álvarez
Jefe Biblioteca                                               Coordinador Gestión Tecnológica
                                                                       Secretario Grupo Primario

 

 

 

 

 

Lina María Tejada Escobar

Coordinadora Gestión de Recursos de Información

 

 

 

 

 

María Isabel Duarte Gandica

Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

 

 

 

 

Lina María Tejada Escobar

Coordinadora Gestión de Recursos de Información

 

 

 

 

 

 

 

Ana María Vélez Trujillo

Coordinadora Servicios al Público   

 

 

 

 

María Isabel Duarte Gandica

Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

 

 

 

 

 

 

Claudia Vélez Pereira

Líder gestión de competencias informacionales

 

 

 

 

 

Lina María Tejada Escobar

Coordinadora Gestión de Recursos de Información

 

 

 

 

 

 

Luz Damary Gómez Orozco

Comunicadora

 

 

 

 

 

María Isabel Duarte Gandica

Coordinadora Sala de Patrimonio Documental

 

 

 

 

 

 

            

 


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